Οι ψηφιακοί μεταγραφείς είναι ψηφιακές συσκευές εγγραφής φωνής που συνδυάζονται με ενσωματωμένο λογισμικό, ώστε οι εγγεγραμμένες πληροφορίες να μπορούν να μεταφορτωθούν εύκολα σε έναν υπολογιστή. Έχουν γίνει μια ουσιαστική μέθοδος αρχειοθέτησης δεδομένων και ένα σημαντικό μέσο αποθήκευσης πληροφοριών. Χρησιμοποιούνται συχνά για επαγγελματικούς σκοπούς και από φοιτητές.
Οι δυνατότητες εγγραφής ομιλίας και μεταγραφής είναι οι κύριες λειτουργίες των ψηφιακών μεταγραφέων. Οι λεκτικές πληροφορίες αποθηκεύονται μέσω της ηλεκτρονικής διαδικασίας των ασυνεχών τιμών, πιο γνωστή ως ψηφιακή. Χρησιμοποιώντας την ψηφιακή μορφή, μπορούν να αποθηκευτούν περισσότερες πληροφορίες από ό,τι με τις παραδοσιακές μικροκασέτες.
Οι ψηφιακοί μεταγραφείς πρέπει να χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με λογισμικό που μπορεί να μεταγράψει τη φωνή σε έναν υπολογιστή. Οι περισσότεροι ψηφιακοί μεταγραφείς είναι συμβατοί με νεότερο λογισμικό, αλλά είναι σημαντικό να ελέγχετε τις αντιστοιχίες του συστήματος. Οι ψηφιακοί μεταγραφείς συνήθως πρέπει επίσης να βρίσκονται σε λειτουργία υψηλής ποιότητας για να είναι διαθέσιμη η μεταγραφή. Διαφορετικά, η συσκευή θα κάνει εγγραφή, αλλά το αρχείο δεν θα είναι διαθέσιμο για μεταγραφή.
Ένα πλεονέκτημα της χρήσης ψηφιακού μεταγραφέα είναι ότι ένας επιχειρηματίας ή φοιτητής μπορεί να ακούσει μια διάλεξη ή μια παρουσίαση και να κρατήσει σημειώσεις, ενώ έχει την άνεση να γνωρίζει ότι ο ήχος έχει εγγραφεί και είναι εύκολα προσβάσιμος. Οι ψηφιακοί μεταγραφείς είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι επειδή εξαλείφουν την ανησυχία ότι κάτι μπορεί να έχει χαθεί. Είναι επίσης χρήσιμα εκτός των επιχειρήσεων και του σχολείου για διοικητικούς και οργανωτικούς σκοπούς.
Κατά την επιλογή ενός ψηφιακού μεταγραφέα θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη πολλές διαφορετικές πτυχές. Η αναπαραγωγή, η αναγνώριση φωνής, η ποιότητα και ο ήχος θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Η διάρκεια ζωής της μπαταρίας, η αυτόματη απενεργοποίηση και οι λεκτικές ενδείξεις είναι επίσης χαρακτηριστικά ενός ψηφιακού μεταγραφέα καλής ποιότητας. Υπάρχουν ακόμη και ορισμένα μοντέλα που διατηρούν πάνω από 250 ώρες χρόνο εγγραφής. Αυτοί οι χρόνοι, ωστόσο, είναι σχετικοί με την ποιότητα. Είναι συχνά αλήθεια ότι όσο υψηλότερη είναι η ποιότητα του ψηφιακού μεταγραφέα, τόσο χαμηλότερη είναι η διάρκεια ζωής της μπαταρίας.
Οι ψηφιακοί μεταγραφείς συχνά περιέχουν περισσότερα από τις ηχογραφήσεις φωνής. Τα περισσότερα μοντέλα διαθέτουν μαζική αποθήκευση, που σημαίνει ότι είναι σε θέση να κρατούν έγγραφα και εικόνες. Η πολυπλοκότητα της εικόνας και του εγγράφου εξαρτάται από την ποιότητα της συσκευής. Ο ψηφιακός μεταγραφέας θα πρέπει επίσης να έχει ένα καλό σύστημα διαχείρισης και αποθήκευσης αρχείων. Τα αρχεία πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα και να μεταφέρονται σε προσωπικό υπολογιστή.
Η μεταγραφή δεδομένων από τον ψηφιακό μεταγραφέα πραγματοποιείται συνήθως μέσω μιας συσκευής διεπαφής μαζικής αποθήκευσης USB. Αυτό συνεπάγεται τη χρήση ενός καλωδίου σύνδεσης USB μεταξύ του υπολογιστή και του ψηφιακού μεταγραφέα. Η αποθηκευμένη ηχογράφηση φωνής μπορεί να μετακινηθεί ή να αντιγραφεί και στη συνέχεια να αποθηκευτεί μόνιμα στον υπολογιστή.