Ενώ ορισμένοι μπορεί να εκπλαγούν όταν μάθουν ότι υπάρχει ακόμη και κάτι σαν μηχάνημα ανοίγματος γραμμάτων, το γεγονός είναι ότι πολλές μεγάλες εταιρείες θεωρούν ότι οι συσκευές είναι απαραίτητες για τη διατήρηση μιας σημαντικής επιχειρηματικής εργασίας με παραγωγική ταχύτητα.
Η στοιχειώδης λειτουργία όλων των μηχανών ανοίγματος γραμμάτων είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα. Με απλά λόγια, η συσκευή επιτρέπει μια εύκολη και χωρίς χέρια προσέγγιση στο έργο του ανοίγματος επιστολών. Γενικά, τα μεγαλύτερα μοντέλα έχουν ένα δίσκο όπου εισάγεται μη ανοιγμένη αλληλογραφία. Το αυτόματο ανοιχτήρι επιστολών τροφοδοτεί τα αντικείμενα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, με την τεχνολογία είτε να ξεφλουδίζει από την πάνω πτυχή του φακέλου είτε να χρησιμοποιεί μια συσκευή παρόμοια με ένα παραδοσιακό ανοιχτήρι επιστολών για να ανοίγει τον φάκελο. Αφού ανοίξουν οι φάκελοι, το ταχυδρομείο αποτίθεται σε άλλο δίσκο, όπου τα ανοιγμένα αντικείμενα μπορούν στη συνέχεια να προχωρήσουν στο επόμενο μέρος της διαδικασίας ταξινόμησης.
Βασικά, τα μηχανήματα ανοίγματος επιστολών φέρνουν δύο πράγματα στη διαδικασία λειτουργίας μιας επιχείρησης. Πρώτον, αναλαμβάνουν μια απαραίτητη εργασία και αυτοματοποιούν τη διαδικασία, ολοκληρώνοντας τη δουλειά σε ένα κλάσμα του χρόνου που θα χρειαζόταν για να γίνει με το χέρι. Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν μοντέλα που μπορούν να ανοίξουν έως και 36,000 φακέλους σε μία ώρα. Επιπλέον χρόνος για να αφιερώσετε σε άλλες βασικές εργασίες σημαίνει αυξημένη παραγωγικότητα συνολικά. Δεύτερον, αυτά τα μηχανήματα εξοικονομούν χρήματα της εταιρείας. Οι εργασίες που θα είχαν προχωρήσει στη διαδικασία χειρισμού της αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας ένα προσωπικό και μια σειρά από πλαστικά ή μεταλλικά ανοιχτήρια επιστολών γίνονται απαρχαιωμένα. Οι οικονομίες μπορούν να αντληθούν ξανά στην επιχείρηση για οτιδήποτε, από επέκταση έως περισσότερα οφέλη για τους εργαζόμενους.
Φυσικά, τα μηχανήματα ανοίγματος επιστολών απαιτούν συνοδό. Επιπλέον, η αλληλογραφία πρέπει να ταξινομηθεί κατά μέγεθος. Ενώ περισσότερα μηχανήματα υψηλής τεχνολογίας θα χειρίζονται την ταξινόμηση κατά μέγεθος και θα ρίχνουν τους ανοιχτούς φακέλους σε μια σειρά δίσκων με βάση το μέγεθος και το βάρος, τα περισσότερα από τα οικονομικά μοντέλα της αγοράς σήμερα θα απαιτούσαν από κάποιον να ταξινομήσει χειροκίνητα κατά μέγεθος. Το βάρος του χαρτιού είναι επίσης ένας παράγοντας, αν και σχεδόν όλες οι μηχανές ανοίγματος γραμμάτων θα έχουν εύκολους τρόπους για να επιτρέπουν επίσης την επεξεργασία διαφόρων βαρών συσκευασιών.
Για μεγάλες ποσότητες αλληλογραφίας, οι λύσεις αυτόματης τροφοδοσίας είναι απαραίτητες. Ωστόσο, υπάρχουν μικρότερα επιτραπέζια μοντέλα που λειτουργούν επίσης με μία διαδικασία τροφοδοσίας. Μεγάλο μέρος της απόφασης σχετικά με τους τύπους μηχανών ανοίγματος επιστολών που θα αγοράσετε θα εξαρτηθεί από το μέγεθος του οργανισμού και από πόσα διαφορετικά τμήματα θα εργάζονταν με ένα μόνο μηχάνημα.