Οι υπηρεσίες συνεδρίων περιλαμβάνουν την κράτηση συνεδρίων, συναντήσεων ή άλλων εκδηλώσεων, καθώς και τον προγραμματισμό και την παροχή των απαραίτητων υπηρεσιών για να είναι επιτυχημένες αυτές οι εκδηλώσεις. Οι υπηρεσίες συνεδρίων αναφέρονται επίσης ως διαχείριση συναντήσεων, διαχείριση εκδηλώσεων, προγραμματισμός εκδηλώσεων ή μάρκετινγκ εκδηλώσεων. Οι διαχειριστές υπηρεσιών συνεδρίων ονομάζονται επίσης σχεδιαστές συναντήσεων ή εκδηλώσεων. Οι υπηρεσίες του συνεδρίου ποικίλλουν ανάλογα με την εκδήλωση, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν προϋπολογισμό, ρυθμίσεις διαμονής, τροφοδοσία και οπτικοακουστικό εξοπλισμό και υποστήριξη.
Υπάρχουν δύο ευρείες κατηγορίες υπηρεσιών συνεδρίων: αυτές που διαχειρίζονται προγραμματιστές εσωτερικών συναντήσεων και αυτές που διαχειρίζονται τρίτοι σχεδιαστές. Οι προγραμματιστές εσωτερικών συναντήσεων είναι υπάλληλοι της εγκατάστασης που φιλοξενεί την εκδήλωση. Συνήθως, η ομαδική επαφή, το μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για τη λήψη όλων των απαραίτητων ρυθμίσεων, θα αποφασίσει εκ των προτέρων ποια εγκατάσταση θα χρησιμοποιήσει για την εκδήλωση και θα επικοινωνήσει απευθείας με τους ιδιοκτήτες της. Στη συνέχεια ορίζεται ένας διαχειριστής υπηρεσιών συνεδρίων από αυτήν την εγκατάσταση. Εξωτερικές ή τρίτες εταιρείες προσλαμβάνονται όταν ένας όμιλος δεν έχει επιλεγμένο έναν συγκεκριμένο ιστότοπο. Η ομαδική επαφή θα παράσχει έναν κατάλογο απαιτήσεων και η εταιρεία υπηρεσιών συνεδρίων θα αρχίσει να προτείνει κατάλληλες εγκαταστάσεις και θα λειτουργεί ως ενδιάμεσος μεταξύ της ομάδας και των τοποθεσιών.
Οι συνεδριακές υπηρεσίες που απαιτούνται για κάθε εκδήλωση περιλαμβάνουν κατάλυμα και φαγητό. Για το λόγο αυτό, τα συνέδρια φιλοξενούνται συχνά από ξενοδοχεία με συνεδριακές εγκαταστάσεις. Συνήθως περιλαμβάνουν μεγάλους και μικρούς χώρους συναντήσεων, εργαστήρια υπολογιστών, αίθουσα χορού και οπτικοακουστικές δυνατότητες για ομιλητές ή παρουσιάσεις. Τα γεύματα συνήθως γίνονται από το τμήμα τροφίμων και ποτών της εγκατάστασης. Αυτές οι υπηρεσίες του συνεδρίου διαχειρίζονται όλες από επιτόπιο προσωπικό και συντονίζονται από τον υπεύθυνο υπηρεσιών συνεδρίων, ο οποίος πραγματοποιεί όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις όταν ενημερώνεται από την ομάδα για τις ανάγκες τους.
Οι διαχειριστές υπηρεσιών συνεδρίων τρίτων προσφέρουν προτάσεις για έναν τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου και στη συνέχεια συντονίζουν όλες τις πρόσθετες υπηρεσίες εάν δεν προσφέρονται από αυτήν την εγκατάσταση, όπως τροφοδοσία και κρατήσεις ξενοδοχείων. Αυτός ο τύπος προγραμματισμού συνεδρίων είναι συνηθισμένος με ομάδες πολύ μεγάλες για να φιλοξενηθούν από ένα μόνο ξενοδοχείο ή για ομάδες που θέλουν ένα τρίτο μέρος να τους βοηθήσει να διαπραγματευτούν την καλύτερη τιμή. Οι συνεδριακές υπηρεσίες περιλαμβάνουν επίσης τον προγραμματισμό κάθε αναψυχής που μπορεί να επιθυμεί η ομάδα κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
Η επιλογή ενός συνεδριακού χώρου επιτυγχάνεται καλύτερα εξετάζοντας τις ανάγκες της ομάδας και τι επιδιώκει να επιτύχει κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής τους. Τα τυπικά συνέδρια περιλαμβάνουν εμπορικές εκθέσεις, προγράμματα κατάρτισης εταιρειών ή ετήσιες τελετές βραβείων. Πολλοί προγραμματιστές υπηρεσιών ξενοδοχειακών συνεδρίων προγραμματίζουν επίσης γάμους ή μικρές οικογενειακές εκδηλώσεις. Ο στόχος της πρόσληψης επαγγελματιών υπηρεσιών συνεδρίων είναι να διασφαλιστεί ότι ικανοποιούνται όλες οι ανάγκες της ομάδας και ότι η εκδήλωση εξελίσσεται ομαλά χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για τις λεπτομέρειες.
SmartAsset.