Ένας διαχειριστής εκδηλώσεων συνήθως συμμετέχει στο σχεδιασμό και την επίβλεψη εκδηλώσεων όπως πάρτι, δεξιώσεις και συνέδρια. Ανάλογα με την κατάσταση απασχόλησης του διαχειριστή εκδηλώσεων, μπορεί να εργαστεί για λογαριασμό ενός πωλητή, όπως ένα ξενοδοχείο ή άλλο χώρο στον οποίο πραγματοποιούνται συχνά εκδηλώσεις ή μπορεί να λειτουργεί ανεξάρτητα από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή. Το ύψος της ευθύνης που αναλαμβάνουν οι διαχειριστές εκδηλώσεων ποικίλλει, αλλά σε πολλές περιπτώσεις αναλαμβάνουν την κύρια ευθύνη για την εφοδιαστική της εκδήλωσης και τον συντονισμό όλων των πωλητών που θα συνεισφέρουν στην εκδήλωση.
Ενώ πολλοί άνθρωποι είναι σε θέση να προγραμματίσουν μικρά πάρτι και κοινωνικές συναθροίσεις στα σπίτια τους, ο συντονισμός μεγαλύτερων εκδηλώσεων, ιδιαίτερα όταν εμπλέκονται διάφοροι τρίτοι πάροχοι αγαθών και υπηρεσιών, μπορεί να αποτελέσει σημαντική πρόκληση. Ένας καλός διαχειριστής εκδηλώσεων είναι σε θέση να συνεργαστεί με έναν οικοδεσπότη ή οικοδέσποινα για να κατανοήσει το όραμά του για την εκδήλωση, να αξιολογήσει τον προϋπολογισμό και τους πόρους που είναι ήδη διαθέσιμο και, στη συνέχεια, να επιλέξει προμηθευτές κατάλληλους για την εκδήλωση. Την ημέρα της εκδήλωσης, ένας υπεύθυνος εκδηλώσεων είναι συνήθως υπεύθυνος για να βεβαιωθεί ότι τα προϊόντα και οι υπηρεσίες παραδίδονται όπως υποσχέθηκε και ότι η εκδήλωση λειτουργεί ομαλά.
Εάν ένας διευθυντής εκδηλώσεων εργάζεται για αίθουσα δεξιώσεων, ξενοδοχείο ή άλλο χώρο, ο ρόλος του μπορεί να είναι ελαφρώς διαφορετικός από αυτόν ενός ανεξάρτητου διαχειριστή εκδηλώσεων. Πολλοί χώροι εκδηλώσεων έχουν αυστηρές πολιτικές σχετικά με τη χρήση εξωτερικών πωλητών, οπότε ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων σε έναν τέτοιο χώρο θα λειτουργούσε κυρίως ως σύνδεσμος μεταξύ του ατόμου ή του οργανισμού που θέλει να φιλοξενήσει μια εκδήλωση και των εγκεκριμένων ή εσωτερικών πωλητών της ιδιοκτησίας. Ο προγραμματιστής εκδηλώσεων θα μπορούσε να συμβουλεύσει τον πελάτη του σχετικά με τις κατάλληλες υπηρεσίες που απαιτούνται για την εκδήλωση, όπως τροφοδοσία, λουλούδια ή ακόμη και μια πίστα και DJ. Επίσης, θα διασφαλίσει ότι ο χώρος διεξαγωγής είναι κατάλληλα διαμορφωμένος για την εκδήλωση και ότι οι τροφοδοτικοί και άλλοι πωλητές και το προσωπικό υποστήριξης εκτελούν τα καθήκοντά τους, όπως απαιτείται.
Οι ανεξάρτητοι διαχειριστές εκδηλώσεων, από την άλλη πλευρά, ενδέχεται να χρεώνονται με ακόμη μεγαλύτερη ευθύνη. Ο υπεύθυνος εκδηλώσεων μπορεί να είναι υπεύθυνος για τον εντοπισμό ενός χώρου και στη συνέχεια διαπραγματεύεται το κόστος ενοικίασης του χώρου και των ανέσεων του. Εάν ο χώρος επιτρέπει τρίτους πωλητές, όπως εστιατόρια και ανθοπωλεία, ο προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την παραγγελία φαγητού και διακόσμησης για την αίθουσα εκδηλώσεων. Ωστόσο, όπως και άλλοι τύποι διαχειριστών εκδηλώσεων, θα είναι επίσης υπεύθυνη για τον συντονισμό επί τόπου την ημέρα της εκδήλωσης.