Η ρύθμιση ραντεβού είναι απλώς να καλέσετε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους, να τους χαρακτηρίσετε ως υποψήφιο πελάτη και να τους ζητήσετε να κλείσουν ραντεβού με έναν πωλητή ή αντιπρόσωπο. Επαγγελματίες και επιχειρηματίες δεν θέλουν να χάνουν χρόνο ή χρήμα συναντώντας ανθρώπους που δεν έχουν σκοπό να αγοράσουν το προϊόν ή την υπηρεσία τους. Αυτές οι επιχειρήσεις βασίζονται σε ραντεβού για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνεται χρόνος. Η ρύθμιση ραντεβού ξεκινά καλώντας άτομα των οποίων τα ονόματα εμφανίζονται σε μια λίστα με υποψήφιους πελάτες και καθορίζοντας εάν μια συνάντηση είναι απαραίτητη για να παράσχει περισσότερες πληροφορίες, να πραγματοποιήσει μια πώληση ή να δώσει συνέχεια. Οι επαγγελματικές υπηρεσίες καθορισμού ραντεβού μπορεί να παρέχουν μία από τις φθηνότερες μεθόδους με τις οποίες οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν δυνητικούς πελάτες και να πληρούν τις προϋποθέσεις για δυνητικούς πελάτες.
Οι προοπτικές ψυχρής κλήσης μπορεί να είναι μία από τις πιο δύσκολες εργασίες για έναν επαγγελματία επιχείρησης. Παρόλο που μπορεί να είναι δύσκολο, αυτές οι κλήσεις πρέπει να πραγματοποιηθούν προκειμένου ορισμένες επιχειρήσεις να είναι κερδοφόρες. Οι επαγγελματίες ραντεβού διατηρούν τον εαυτό τους ως ειδικούς ψυχρής κλήσης. Επικοινωνούν με τα άτομα σε μια λίστα που μπορεί να περιέχει εκατοντάδες ή χιλιάδες ονόματα. Οι δεξιότητες που είναι απαραίτητες για αυτή τη θέση περιλαμβάνουν επιμονή, φιλικότητα και πειθώ. Ο καθοριστής ραντεβού πρέπει επίσης να είναι σε θέση να χειριστεί αποτελεσματικά τυχόν αντιρρήσεις. Οι περισσότεροι ραντεβού εργάζονται έως και οκτώ ή περισσότερες ώρες την ημέρα καλώντας υποψήφιους, θέτοντας μερικές κατάλληλες ερωτήσεις και κανονίζοντας μια συνάντηση για να δώσει συνέχεια κάποιος άλλος.
Η πραγματική διαδικασία ρύθμισης ραντεβού ξεκινά με μια λίστα επαφών και αριθμών τηλεφώνου. Χρησιμοποιώντας πολύ ευρεία κριτήρια καταλληλότητας, εκατοντάδες χιλιάδες ονόματα μπορούν να καταλήξουν σε αυτήν τη λίστα κλήσεων. Στη συνέχεια, οι ειδικοί ρύθμισης ραντεβού θα αρχίσουν να καλούν άτομα σε αυτήν τη λίστα για να καθορίσουν εάν πληρούν πιο συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, ένας προγραμματιστής ραντεβού που θέλει να οργανώσει συναντήσεις για έναν ασφαλιστή αυτοκινήτου μπορεί να κάνει ερωτήσεις σχετικά με τις ανάγκες ασφάλισης αυτοκινήτων ενός υποψήφιου πελάτη, το ποσό που πληρώνουν σε ασφάλιστρα, τις οδηγικές του συνήθειες και εάν θέλει να εξοικονομήσει χρήματα. Δεδομένου ότι μπορεί να πληρώνονται περισσότερα για την πραγματική οργάνωση μιας συνάντησης, οι ειδικοί καθορισμού ραντεβού συνήθως πραγματοποιούν μεγάλο αριθμό τηλεφωνικών κλήσεων προκειμένου να ορίσουν όσο το δυνατόν περισσότερα ραντεβού.
Μερικές φορές, οι επιχειρηματίες μπορεί να μην έχουν την ικανότητα να πραγματοποιούν αποτελεσματικές ψυχρές κλήσεις προς τους υποψήφιους πελάτες ή να δημιουργούν δυνητικούς πελάτες. Η πρόσληψη υπηρεσίας ρύθμισης ραντεβού απελευθερώνει περισσότερο χρόνο για τους πωλητές να περνούν σε προσωπικές συναντήσεις με ειδικευμένους υποψήφιους πελάτες. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν επίσης να βοηθήσουν στον εντοπισμό των αγορών -στόχων και των ιδανικών πελατών και να αναπτύξουν δέσμες ενεργειών κλήσης που έχουν σχεδιαστεί για να προσελκύουν τα άτομα που περιλαμβάνονται σε αυτές τις λίστες. Πολλές από αυτές τις υπηρεσίες παρέχουν λεπτομερή δεδομένα για τον αριθμό των κλήσεων που πραγματοποιήθηκαν και των δυνητικών πελατών που δημιουργήθηκαν. Όταν συγκρίνουμε το κόστος αυτών των υπηρεσιών με το χρόνο που απαιτείται για τη δημιουργία δυνητικών πελατών και τον καθορισμό ραντεβού, μια επαγγελματική υπηρεσία μπορεί να προσφέρει μια οικονομικά αποδοτική λύση για την απόκτηση νέων πελατών.