Στις περισσότερες δικαιοδοσίες σε όλο τον κόσμο, η καταγραφή όλων όσων συμβαίνουν σε μια δικαστική υπόθεση καταγράφεται σε φύλλα καταγραφής. Τόσο τα μητρώα αστικών όσο και ποινικών υποθέσεων περιλαμβάνουν ντοκουμέντα ως μέρος του επίσημου φακέλου που φυλάσσεται στο δικαστικό μέγαρο. Οι πληροφορίες που συνήθως απαντώνται σε ένα φύλλο φακέλου περιλαμβάνουν εμφανίσεις δικηγόρου, έγγραφα που κατατέθηκαν, περιλήψεις ακροάσεων και σημειώσεις του δικαστή.
Όταν μια αστική υπόθεση υποβάλλεται αρχικά σε δικαστήριο ή ασκείται ποινική δίωξη εναντίον κατηγορουμένου, δημιουργείται φάκελος στο δικαστήριο όπου θα εκδικαστεί η υπόθεση. Το δικαστήριο χρειάζεται έναν τρόπο να παρακολουθεί όλα όσα συμβαίνουν κατά την εκκρεμότητα της υπόθεσης, καθώς και όλα τα έγγραφα που κατατίθενται στην υπόθεση. Για αυτούς τους λόγους, τα φύλλα φακέλων τοποθετούνται σε αρχεία υπόθεσης αμέσως μετά τη δημιουργία του αρχείου.
Τα ονόματα των μερών στην υπόθεση και ο αριθμός της υπόθεσης ή της αιτίας είναι οι πρώτες πληροφορίες που καταγράφονται στα έντυπα φακέλων. Όταν ένας δικηγόρος εισέρχεται σε μια εμφάνιση, το όνομα του δικηγόρου και τα στοιχεία επικοινωνίας του θα καταγράφονται στο φύλλο δικηγορίας, καθώς και ποιο μέρος εκπροσωπεί. Σε μια ποινική υπόθεση, η αρχική εμφάνιση και η κατάθεση του κατηγορουμένου θα σημειωθούν στο δελτίο φακέλων, ενώ τα έγγραφα του πολιτικού δικαστηρίου θα σημειώσουν την πρώτη προδικασία ως πρώτη καταχώριση στις περισσότερες περιπτώσεις.
Όλα τα έγγραφα που κατατίθενται είτε σε ποινική είτε σε αστική υπόθεση θα καταγράφονται στο δελτίο. Θα συμπεριληφθούν επίσης η ημερομηνία κατάθεσης του εγγράφου και το μέρος που υπέβαλε το έγγραφο. Ένας δικαστής μπορεί επίσης να κρατήσει σημειώσεις σε φύλλα φακέλου ως τρόπο να υπενθυμίσει στον εαυτό του τι συνέβη κατά τη διάρκεια μιας ακρόασης. Όλες οι εντολές του δικαστηρίου θα βρεθούν επίσης σε δελτίο.
Κατά την ολοκλήρωση μιας ποινικής υπόθεσης, θα συμπεριληφθούν οι όροι μιας συμφωνίας ένστασης ή η ετυμηγορία και η ποινή που επιβλήθηκε στον κατηγορούμενο θα καταγραφεί στο φυλλάδιο της υπόθεσης. Όταν περατώνεται μια αστική υπόθεση, το έντυπο φάκελος μπορεί να περιλαμβάνει τους όρους συμφωνίας των μερών ή αποφάσεις του δικαστή ή των ενόρκων εάν τα μέρη δεν μπόρεσαν να καταλήξουν σε αμοιβαία συμφωνία πριν από τη δίκη. Η τελική καταχώριση σε όλα τα φύλλα φακέλου θα είναι ένδειξη ότι η υπόθεση έχει κλείσει.
Στις περισσότερες δικαιοδοσίες, τα φύλλα φακέλων θεωρούνται δημόσιες πληροφορίες για τις περισσότερες περιπτώσεις. Ως δημόσιες πληροφορίες, οποιοσδήποτε μπορεί να ζητήσει ένα αντίγραφο του φύλλου φακέλων ανά πάσα στιγμή. Το να ζητήσετε ένα αντίγραφο ενός δελτίου μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός και γρήγορος τρόπος για να αποκτήσετε μια περίληψη μιας δικαστικής υπόθεσης. Η εξαίρεση στον κανόνα της ενημέρωσης του κοινού είναι σε θέματα ανηλίκων ή υιοθεσιών, καθώς αυτά τα αρχεία είναι γενικά σφραγισμένα στο κοινό.