Ένα αρχείο αποθέματος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τύπο και την ποσότητα του αποθέματος που διαθέτει μια οικονομική οντότητα. Αυτό περιλαμβάνει απόθεμα σε ετοιμότητα, απόθεμα που είναι σε παραγγελία και απόθεμα που βρίσκεται σε αναμονή για εργασίες σε εξέλιξη. Είναι επίσης γνωστό ως αρχείο μετοχών.
Μια τυπική εγγραφή αποθέματος μπορεί να βρεθεί είτε σε μη αυτόματο είτε σε αρχείο υπολογιστή. Η πολυπλοκότητά του εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας, την ποικιλία των επεξεργασμένων προϊόντων και τον όγκο της παραγωγής. Πολλοί λογαριασμοί αποθέματος θα έχουν περιγραφή κάθε τεμαχίου και πληροφορίες σχετικά με τη θέση, την ποσότητα και τον αριθμό αναγνώρισής του.
Μια συνολική καταγραφή αποθέματος περιέχει δεδομένα για όλα τα είδη σε απόθεμα. Δεν περιλαμβάνει άλλες προϋποθέσεις. Αυτή είναι συνήθως η βάση από την οποία μπορούν να γίνουν άλλου είδους λογαριασμοί αποθέματος.
Ένα αρχείο αποθέματος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει είδη σε απόθεμα που σύντομα θα τεθούν σε παραγωγή. Αυτό βοηθά να δώσει σε μια εταιρεία μια ιδέα για το πότε πρέπει να παραγγείλει εκ νέου, εκτός από την παρακολούθηση της τακτικής ροής των υλικών. Βοηθά επίσης έναν οργανισμό να προσδιορίσει το ποσοστό του αποθέματος που χρησιμοποιείται σε κάθε δεδομένη στιγμή και εάν υπάρχει πάρα πολύ αδρανές απόθεμα. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τον προσδιορισμό του αποθέματος που πρέπει να διατηρηθεί και έτσι να μειώσει το κόστος διατήρησης του πλεονάζοντος αποθέματος.
Ένα άλλο κοινό κομμάτι της εγγραφής αποθέματος είναι μια λίστα με τα είδη που είναι σε παραγγελία. Αυτό το αρχείο μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία να διατηρήσει επαρκές απόθεμα αποκαλύπτοντας εάν υπάρχει ή όχι αρκετό απόθεμα τακτικά διαθέσιμο για να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά η παραγωγή. Μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να προσδιορίσετε εάν παραγγέλνεται αρκετό απόθεμα ή όχι, εκτός από τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος για τις αναμενόμενες παραδόσεις.
Ένας λογαριασμός αποθέματος θα παρακολουθεί επίσης τις αλλαγές στο απόθεμα. Αυτό περιλαμβάνει την ποσότητα του διαθέσιμου αποθέματος, τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα είδη. Κάθε στοιχείο παρακολουθείται και, ανάλογα με το σύστημα, τα στοιχεία μπορούν να οργανωθούν ανά τύπο.
Υπάρχουν διάφορες χρήσεις για ένα αρχείο απογραφής, από την παροχή πληροφοριών σχετικά με τα καθημερινά οικονομικά έως την ετοιμασία ετήσιων φόρων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον σχεδιασμό στρατηγικής, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας κόστους των εργασιών και την παρακολούθηση του όγκου της παραγωγής. Με την κατανόηση του τόπου συγκράτησης κάθε τεμαχίου, είναι δυνατό να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα των εργασιών αναδιατάσσοντας και διατηρώντας το απόθεμα στη θέση που είναι πιο επωφελής για την παραγωγή. Ένας λογαριασμός αποθέματος μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία να διασφαλίσει ότι το απόθεμα δεν σπαταλάται, κλαπεί, καταστραφεί ή αλλιώς καθίσταται ασύμφορο.
SmartAsset.