Μια εγγραφή ονόματος επιβάτη, που μερικές φορές αναφέρεται ως PNR, είναι μια σύνθετη, ηλεκτρονικά υπολογισμένη βάση δεδομένων στην οποία οι πληροφορίες ενός ταξιδιώτη αποθηκεύονται σε ένα παγκόσμιο προσβάσιμο δίκτυο. Κατά κύριο λόγο, χρησιμοποιείται σε όλη την αεροπορική βιομηχανία, αλλά και επαγγελματίες σε άλλους τομείς της ταξιδιωτικής βιομηχανίας βασίζονται σε αυτό. Στις ΗΠΑ, ο ομοσπονδιακός νόμος απαιτεί από τις αεροπορικές εταιρείες να μοιράζονται τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του αρχείου ονομάτων επιβατών με άλλες αεροπορικές εταιρείες και με το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας (DHS).
Κάθε φορά που γίνονται κρατήσεις σε μια μεγάλη αεροπορική εταιρεία, οι επιβάτες πρέπει να εισάγουν ορισμένες πληροφορίες για τους εαυτούς τους και τα ταξιδιωτικά τους σχέδια. Αυτό ισχύει είτε τα άτομα κάνουν τις κρατήσεις οι ίδιοι είτε μέσω ταξιδιωτικού γραφείου. Οι πληροφορίες γενικά περιλαμβάνουν το όνομα, τη διεύθυνση, το e-mail και το δρομολόγιο ενός ατόμου. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει άλλες, πιο ευαίσθητες πληροφορίες, όπως στοιχεία πιστωτικής κάρτας, αιτήματα ειδικών υπηρεσιών και άλλα προσωπικά δεδομένα. Αυτές οι λεπτομέρειες αποθηκεύονται σε μια τεράστια βάση δεδομένων, παλαιότερα γνωστή ως Σύστημα Κρατήσεων Υπολογιστών (CRS), αλλά τώρα πιο συχνά αναφέρεται ως Παγκόσμιο Σύστημα Διανομής (GDS).
Οι εμπορικές αεροπορικές εταιρείες έχουν γενικά πρόσβαση στο GDS μέσω μιας από τις διάφορες μεγάλες εταιρείες που διαχειρίζονται συστήματα πληροφοριών βάσεων δεδομένων. Οι πληροφορίες του επιβάτη κοινοποιούνται σε άλλες αεροπορικές εταιρείες και μερικές φορές διανέμονται σε άλλους επαγγελματίες του ταξιδιωτικού κλάδου. Αρχικά, αυτή η βάση δεδομένων αναπτύχθηκε για να διευκολύνει τη διαδικασία αλλαγής αεροπλάνων και παρακολούθησης αποσκευών τόσο για τους ταξιδιώτες όσο και για τις αεροπορικές εταιρείες. Μετά τις τρομοκρατικές επιθέσεις στις ΗΠΑ στις 11 Σεπτεμβρίου 2001, η κυβέρνηση άρχισε να απαιτεί από τις αεροπορικές εταιρείες να παρέχουν πληροφορίες που συλλέγονται μέσω του αρχείου ονομάτων επιβατών στο DHS. Το DHS χρησιμοποιεί τα δεδομένα που συλλέγει για να παρακολουθεί τους επιβάτες που πετούν προς και από τις ΗΠΑ και αναπτύσσει λίστες απαγόρευσης πτήσεων από τις πληροφορίες, εντοπίζοντας άτομα που ενδέχεται να αποτελούν απειλές για την ασφάλεια.
Άλλοι κλάδοι, όπως αλυσίδες ξενοδοχείων, εμπορικοί σιδηρόδρομοι και εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων, ενδέχεται επίσης να χρησιμοποιούν το σύστημα καταγραφής ονομάτων επιβατών για να παρακολουθούν τους ταξιδιώτες. Λόγω της ευαίσθητης φύσης των πληροφοριών που περιέχονται σε ένα αρχείο ονομάτων επιβατών και του γεγονότος ότι τόσοι πολλοί εμπορικοί αερομεταφορείς και άλλες εταιρείες έχουν πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα, πολλοί άνθρωποι ανησυχούν ότι τα προσωπικά τους στοιχεία θα μπορούσαν να παραβιαστούν και να πέσουν σε λάθος χέρια. Οι αξιωματούχοι υποστηρίζουν, ωστόσο, ότι χρησιμοποιούνται τα πιο ακραία μέτρα ασφαλείας για την προστασία των βάσεων δεδομένων αρχείων των ονομάτων επιβατών και ότι μόνο εξουσιοδοτημένες εταιρείες μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση. Ανεξάρτητα από το γεγονός ότι ένα άτομο δεν εισάγει τις κατάλληλες πληροφορίες στο αρχείο ονομάτων επιβατών, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα αποκλείεται να ταξιδέψει μέσω εμπορικής αεροπορικής εταιρείας, σιδηροδρομικής γραμμής ή ενοικιαζόμενου αυτοκινήτου.