Γνωστή και ως γενική εντολή αγοράς, η γενική εντολή είναι ένα επιχειρηματικό έγγραφο που εξουσιοδοτεί έναν πωλητή να παρέχει αγαθά και υπηρεσίες σε έναν πελάτη σε συνεχή βάση. Οι όροι της συμφωνίας προσδιορίζουν συνήθως στοιχεία της συμφωνίας, όπως το είδος των αγαθών και των υπηρεσιών που θα παρασχεθούν και την τιμή μονάδας που θα πληρώσει ο πελάτης για κάθε παραδοτέο αντικείμενο. Οι γενικές παραγγελίες συνήθως παρέχουν επίσης λεπτομέρειες σχετικά με το χρονικό διάστημα που θα παραμείνει σε ισχύ η συμφωνία και οποιουσδήποτε άλλους όρους και προϋποθέσεις που μπορεί να σχετίζονται με τη φύση της εργασιακής σχέσης μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη.
Οι γενικές εντολές αγοράς χρησιμοποιούνται από πολλές επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Σε πολλές περιπτώσεις, το έγγραφο χρησιμεύει ως μέσο διασφάλισης ότι οι υπάλληλοι του πελάτη δεν επιχειρούν να αγοράσουν αγαθά ή υπηρεσίες από μη εξουσιοδοτημένους προμηθευτές. Ταυτόχρονα, οι πωλητές συχνά επεκτείνουν ειδικές τιμές σε πελάτες που είναι πρόθυμοι να συμφωνήσουν να αγοράσουν έως και μια συγκεκριμένη ποσότητα σε δολάρια σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι μια γενική παραγγελία δεν εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό με μια συμφωνία αγοράς όγκου. Οι συμφωνίες αγοράς όγκου δεσμεύουν έναν πελάτη να αγοράσει ένα συγκεκριμένο ποσό αγαθών ή υπηρεσιών μέσα σε μια δεδομένη χρονική περίοδο. Εάν ο πελάτης δεν το πράξει, ο πωλητής μπορεί να επικαλεστεί πρόστιμα για μη συμμόρφωση με τους όρους.
Ενώ η γενική παραγγελία συχνά θέτει ένα όριο στο πόσα χρήματα μπορεί να ξοδέψει ο πελάτης με τον πωλητή εντός μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου, σε καμία περίπτωση δεν δεσμεύει τον πελάτη να ξοδέψει ολόκληρο το ποσό. Στην πραγματικότητα, ο πελάτης δεν χρειάζεται να παραγγείλει καθόλου προϊόντα από τον πωλητή, ανεξάρτητα από την ύπαρξη γενικής παραγγελίας. Δεδομένου ότι η τυπική συμφωνία γενικής παραγγελίας δεν δεσμεύει τον πελάτη να λαμβάνει μια σταθερή ποσότητα αγαθών σε τακτά χρονικά διαστήματα, είναι απαραίτητο ο πελάτης να επικοινωνήσει με τον πωλητή για να υποβάλει παραγγελίες που σχετίζονται με μια γενική παραγγελία αγοράς και να προγραμματίσει την αποστολή όταν και όπως χρειάζεται.
Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια γενική διαδικασία παραγγελιών ως μέσο όχι μόνο για να διασφαλίσουν ότι χρησιμοποιούνται μόνο εγκεκριμένοι προμηθευτές, αλλά και για να διατηρήσουν τα έξοδα εντός των ποσών που έχουν προϋπολογιστεί για κάθε τμήμα ή τμήμα της εταιρείας. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να δημιουργήσει μια γενική παραγγελία που θα ισχύει για ένα ολόκληρο ημερολογιακό έτος. Κατά τη διάρκεια αυτού του έτους, η εταιρεία μπορεί να παραγγείλει μέχρι ένα συγκεκριμένο νόμισμα ποσότητας προϊόντων, αλλά όχι περισσότερο. Μόλις επιτευχθεί το προκαθορισμένο ποσό, η γενική παραγγελία θεωρείται ότι έχει εκπληρωθεί και δεν μπορούν να παραγγελθούν επιπλέον προϊόντα έως ότου δημιουργηθεί μια νέα γενική παραγγελία και εγκριθεί από τον πελάτη.