Ένα γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών είναι μια κυβερνητική υπηρεσία που, τουλάχιστον, διατηρεί αρχεία γεννήσεων και θανάτων εντός της δικαιοδοσίας της. Ανάλογα με την τοπική πολιτική, ένα γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών μπορεί επίσης να καταγράφει και να παρακολουθεί γάμους και διαζύγια. Εκτός από το ότι λειτουργεί ως αποθήκη για αυτά τα αρχεία, ένα γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών μπορεί επίσης να δημοσιεύει ευρετήρια γεννήσεων, θανάτων και γάμου και να παρέχει σημαντικές στατιστικές πληροφορίες σε άλλους κρατικούς φορείς, σχολεία και ερευνητικά ιδρύματα. Πολλές στατιστικές υπηρεσίες ζωτικής σημασίας εκδίδουν επίσης αντίγραφα πιστοποιητικών γέννησης, θανάτου και γάμου σε όσους τα χρειάζονται και τα ζητούν.
Όταν γεννιέται ένα παιδί, η γέννησή του καταγράφεται συνήθως στο αρμόδιο κρατικό γραφείο, το οποίο του εκδίδει πιστοποιητικό γέννησης. Μια παρόμοια διαδικασία λαμβάνει χώρα όταν ένα άτομο πεθαίνει, παντρεύεται ή χωρίζει. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα δεδομένα λαμβάνονται απευθείας από το αρμόδιο γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών ή λαμβάνονται από μια τοπική υπηρεσία ή δικαστήριο που συνήθως προωθεί τις πληροφορίες στο γραφείο ζωτικών αρχείων. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά τα αρχεία μπορούν να καταγραφούν, να ευρετηριαστούν και να διατεθούν σε ερευνητές κοινωνικής πολιτικής καθώς και σε άλλους που ενδιαφέρονται για τις συνθήκες και τη συμπεριφορά των πολιτών ή των κατοίκων μιας περιοχής. Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα Κέντρα Ελέγχου και Πρόληψης Νοσημάτων μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Εθνικό Σύστημα Ζωτικών Στατιστικών, που παρέχεται από κρατικά γραφεία ζωτικής σημασίας στατιστικών, για να παρακολουθούν τα ποσοστά εφηβικής εγκυμοσύνης και εμβρυϊκού θανάτου.
Για τους πολίτες που δεν ενδιαφέρονται για τη δημόσια πολιτική ή την πολιτική υγειονομικής περίθαλψης, ένα γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών μπορεί να αποτελέσει πηγή σημαντικών πληροφοριών ταυτότητας και γενεαλογίας. Εάν ένα άτομο χρειάζεται επικυρωμένο ή επίσημο αντίγραφο πιστοποιητικού γέννησης ή θανάτου, πρέπει συνήθως να το ζητήσει από το γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών του. Ορισμένα γραφεία ζωτικής σημασίας στατιστικών μπορεί επίσης να διανέμουν πιστοποιητικά γάμου και διαζυγίου, αν και αυτό δεν ισχύει σε όλα τα μέρη, καθώς αυτά τα πιστοποιητικά μπορεί να φυλάσσονται σε τοπικά δικαστήρια ή γραφεία κομητείας. Ωστόσο, το γραφείο ζωτικής σημασίας στατιστικών μπορεί να διατηρεί λίστες γάμων και διαζυγίων, γνωστές και ως ευρετήρια, που μπορούν να αναζητηθούν από όσους πρέπει να επιβεβαιώσουν έναν γάμο ή διαζύγιο, αλλά δεν χρειάζονται στην πραγματικότητα αντίγραφο πιστοποιητικού. Τον τελευταίο καιρό, πολλά γραφεία ζωτικής σημασίας στατιστικών στις Ηνωμένες Πολιτείες έχουν αρχίσει να συνεργάζονται με τρίτες εταιρείες για την εκπλήρωση ηλεκτρονικών αιτημάτων για επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών γέννησης, θανάτου και γάμου.