Η λήψη κλήσεων είναι μια τεχνολογική συσκευή που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρήσεις και οι επαγγελματίες για τη διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων. Η τεχνολογική συσκευή καταγράφει τις πληροφορίες του καλούντος. Η τεχνολογία ή το πρόγραμμα λογισμικού αποτελεί επίσης μέρος του μάρκετινγκ της επιχείρησης, επειδή της επιτρέπει να παρακολουθεί από πού προέρχονται οι κλήσεις στις προσπάθειες μάρκετινγκ και διαφήμισης και να μετακινεί τους καλούντες μέσω των κατάλληλων καναλιών της διοχέτευσης πωλήσεων ή μάρκετινγκ.
Για παράδειγμα, ένας κτηματομεσίτης μπορεί να χρησιμοποιεί διαφορετικούς αριθμούς αναγνώρισης που εκχωρεί σε κάθε ένα από τα ακίνητά του. Όταν ο πράκτορας αναρτά την πινακίδα προς πώληση στην αυλή του ακινήτου, η πινακίδα περιλαμβάνει τον αριθμό τηλεφώνου καταγραφής κλήσης που αφορά το συγκεκριμένο ακίνητο.
Όταν ο καλών καλεί τον αριθμό λήψης κλήσης, η τεχνολογία συλλέγει πρώτα το όνομα και τον αριθμό εισερχόμενης κλήσης του καλούντος. Αυτό παρέχει πληροφορίες στον αντιπρόσωπο ή την επιχείρηση που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα καταγραφής κλήσεων για μεταγενέστερες προσπάθειες μάρκετινγκ και παρακολούθηση. Δεύτερον, επιτρέπει στον καλούντα να ακούσει προ-ηχογραφημένες πληροφορίες που αφορούν ειδικά αυτή την ιδιότητα.
Το λογισμικό επιτρέπει συνήθως στον καλούντα να παρακάμψει αυτές τις πληροφορίες εάν θέλει. Στο τέλος του μηνύματος, ο καλών έχει την επιλογή να μιλήσει στον πράκτορα, να αφήσει ένα μήνυμα ή οποιαδήποτε άλλη επιλογή επιλέξει να προσφέρει ο πράκτορας.
Τα συστήματα και το λογισμικό λήψης κλήσεων μπορούν να λειτουργήσουν για κάθε τύπο προϊόντος ή υπηρεσίας. Ένας άλλος τρόπος χρήσης της καταγραφής κλήσεων είναι κατά τη δοκιμή των διαφορετικών μορφών διαφήμισης που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Η εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει έναν αριθμό καταγραφής κλήσης για μια έντυπη διαφήμιση εφημερίδας που έχει τοποθετήσει και στη συνέχεια να εκχωρήσει έναν εντελώς διαφορετικό αριθμό κλήσης για μια διαφημιστική πινακίδα που έχει στήσει σε έναν κοντινό αυτοκινητόδρομο. Το πρόγραμμα λογισμικού μπορεί επίσης να παρέχει ενδείξεις σχετικά με τους τύπους πελατών που προσελκύονται από την επιχείρηση ή τη διαφήμιση, συμπεριλαμβανομένων συγκεκριμένων κωδικών περιοχής ή ταχυδρομικών κωδίκων.
Όχι μόνο το σύστημα καταγραφής κλήσεων μπορεί να δει ποια προώθηση προσελκύει περισσότερη προσοχή, αλλά όταν οι εκπρόσωποι πωλήσεων παρακολουθούν τους καλούντες, αυτό επιτρέπει επίσης στην επιχείρηση να υπολογίσει το ποσοστό μετατροπής της. Με άλλα λόγια, επιτρέπει στην εταιρεία να υπολογίσει πόσες από τις τηλεφωνικές κλήσεις που προέρχονται από την κλήση καταγράφουν ότι η εταιρεία είναι σε θέση να πουλήσει μια υπηρεσία ή ένα προϊόν.