Ένα έγγραφο έναρξης έργου (PID), ή ένα σύντομο έργο, χρησιμοποιείται στη διαχείριση έργου για να τονίσει το σχέδιο προσέγγισης του έργου. Τα συγκεκριμένα τμήματα ενός PID ποικίλλουν μεταξύ οργανισμών και μεθοδολογίας έργου. Γενικά, το καθένα καλύπτει κάποιες βασικές πληροφορίες που περιγράφουν το έργο, συμπεριλαμβανομένου του ορισμού, της υπόθεσης, των παραδοτέων, των περιορισμών, του κινδύνου, των μελών, του σχεδίου επικοινωνίας, της ανοχής του έργου και των υπογραφών.
Ο ορισμός του έργου είναι ένα βασικό τμήμα στην τεκμηρίωση. Θα περιγράψει τους στόχους, τους στόχους και τα επιθυμητά αποτελέσματα του έργου, πώς θα μετρηθεί το καθένα και το εύρος των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Το έγγραφο έναρξης του έργου θα πρέπει να δηλώνει με σαφήνεια τα χαρακτηριστικά που πρέπει να συμπεριληφθούν και να εξαιρεθούν.
Μια επιχειρηματική υπόθεση είναι απαραίτητη για το έργο. Αυτό το τμήμα πρέπει να διευκρινίσει την αξία που αναμένεται να αποδώσει το έργο στον οργανισμό έναντι του κόστους. Εάν ένα έργο δεν μπορεί να προσφέρει αρκετά οφέλη για να δικαιολογήσει τα έξοδα και την προσπάθειά του, πιθανότατα δεν θα χρηματοδοτηθεί.
Τα παραδοτέα του έργου πρέπει να τεκμηριώνονται. Τα παραδοτέα μπορεί να περιλαμβάνουν κώδικα προγράμματος ή άλλα προϊόντα και υπηρεσίες που προκύπτουν από το έργο. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν άλλα έγγραφα, όπως επιχειρηματικές απαιτήσεις, σχέδια δοκιμών και εγχειρίδια κατάρτισης.
Το PID θα πρέπει να απαριθμεί τυχόν περιορισμούς που αντιμετωπίζει το έργο. Οι περιορισμοί είναι εξωτερικοί παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν το έργο, αλλά δεν βρίσκονται υπό τον έλεγχο του διαχειριστή έργου. Υποθέσεις, όπως ένας προγραμματιστής λογισμικού τρίτου μέρους που παραδίδει κώδικα, θα πρέπει επίσης να τεκμηριώνονται.
Όλα τα έργα έχουν κινδύνους. Ο διαχειριστής έργου πρέπει να προσδιορίσει τους κινδύνους που τους τεκμηριώνουν χρησιμοποιώντας ένα μητρώο κινδύνου ή ένα ημερολόγιο. Οι κίνδυνοι πρέπει να παρακολουθούνται και να αποτρέπονται ή να μετριούνται όταν είναι δυνατόν. Ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να αναπτύξει σχέδια για τη διαχείριση εκείνων που δεν μπορούν να προληφθούν.
Ένας κατάλογος προσωπικού και ένα χρονοδιάγραμμα είναι επίσης βασικά συστατικά ενός εγγράφου έναρξης έργου. Οι ρόλοι και οι ευθύνες πρέπει να αναφέρονται σε κάθε μέλος του έργου. Η ενότητα σχεδιασμού έργου παρέχει μια επισκόπηση του χρονοδιαγράμματος για την παράδοση κρίσιμων κομματιών εργασίας.
Ένας οργανισμός μπορεί να περιλαμβάνει ένα σχέδιο επικοινωνίας σε ένα PID. Αυτό το σχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει διάφορες συναντήσεις που θα πραγματοποιηθούν με τα μέλη της ομάδας. Μπορεί επίσης να τεκμηριώσει τις αναμενόμενες επικοινωνίες προς την εκτελεστική διοίκηση και τους τελικούς χρήστες που ενδέχεται να επηρεαστούν από το έργο.
Πολλοί οργανισμοί δημιουργούν ανοχές στα έργα. Οι ανοχές σχετίζονται με το πραγματικό ποσό εργασίας και δαπανών που πραγματοποιήθηκαν από το έργο σε σχέση με το σχέδιο. Ένα έργο που δεν λειτουργεί εντός της επιτρεπόμενης διακύμανσης του προγραμματισμένου χρονικού πλαισίου και προϋπολογισμού μπορεί να υπόκειται σε πρόσθετη επισκόπηση της διαχείρισης. Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται επίσης να συμπεριληφθούν στο έγγραφο έναρξης του έργου.
Τα περισσότερα PID έχουν μια περιοχή για υπογραφές. Τα στελέχη και οι διαχειριστές πρέπει συνήθως να υπογράφουν το έγγραφο. Η υπογραφή τους υποδεικνύει ότι θα υποστηρίξουν το έργο μέσω χρηματοδότησης ή αφιερώνοντας υπαλλήλους για να εργαστούν σε αυτό.
SmartAsset.