Ένα επιβαρυνόμενο κόστος είναι κάθε κόστος που πρέπει να πληρώσει μια επιχείρηση ως μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, είτε πρόκειται για αντικείμενα είτε για ενοικίαση χώρου. Αντί να αναφέρεται το πραγματοποιηθέν κόστος την ημέρα που καταβάλλεται, συνήθως αναφέρεται την ημέρα που η επιχείρηση καθίσταται υπεύθυνη για την πληρωμή. Ένας σημαντικός λόγος για την αναφορά και την παρακολούθηση αυτού του κόστους είναι να διασφαλιστεί ότι η επιχείρηση παρακολουθεί πόσα πρέπει να πληρώσει και έτσι δεν θα ξεχαστούν πληρωμές. Ένας άλλος λόγος είναι ότι τα έσοδα θα ισοσκελιστούν με τις υποχρεώσεις και, εάν τα έσοδα είναι χαμηλότερα ή ίσα με τις υποχρεώσεις, τότε αυτό μπορεί να προκαλέσει πρόβλημα.
Υπάρχουν πολλά κόστη που σχετίζονται με τη λειτουργία μιας επιχείρησης και όλα αυτά θα πρέπει να αναφέρονται ως έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρηση αγοράσει εξοπλισμό ή πρέπει να πληρώσει λογαριασμούς πιστωτικών καρτών, τότε και οι δύο προκύπτουν και αναφέρονται με τον ίδιο τρόπο. Ακόμα κι αν το κόστος σχετίζεται με ένα περιουσιακό στοιχείο ή κάτι που θα χρησιμοποιηθεί για κέρδος, όπως αποθέματα ή απόθεμα, το κόστος για αυτά τα στοιχεία εξακολουθεί να επιβαρύνεται και πρέπει να αναφέρεται.
Ενώ μια επιχείρηση μπορεί να αναφέρει ένα κόστος που έχει πραγματοποιηθεί την ημέρα της πληρωμής της, αυτό γίνεται σπάνια και μπορεί να αντίκειται σε ορισμένες λογιστικές αρχές. Αντίθετα, η επιχείρηση συνήθως καταγράφει την υποχρέωση την ημέρα που εμφανίζεται. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση λιανικής λάβει απόθεμα τον Νοέμβριο, αλλά δεν χρειάζεται να πληρώσει το τιμολόγιο μέχρι τον Δεκέμβριο, τότε το κόστος θα πρέπει να αναφέρεται τον Νοέμβριο όταν φτάσει το απόθεμα.
Μια επιχείρηση συνήθως έχει πολλά πράγματα για να πληρώσει και ένας λόγος για την αναφορά του κόστους είναι να βοηθήσει την επιχείρηση να γνωρίζει τους λογαριασμούς που πρέπει να πληρωθούν. Εκτός από τις λογιστικές αρχές, αυτός είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι υποχρεώσεις αναφέρονται την ημέρα που προκύπτουν. Αυτό εμποδίζει την επιχείρηση να ξεχάσει το κόστος προτού αθετήσει κατά λάθος την πληρωμή.
Μετά το τέλος του μήνα, οι λογιστές ή άλλο προσωπικό της επιχείρησης θα συγκρίνουν συνήθως τη ροή εσόδων με τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για να διασφαλίσουν ότι η επιχείρηση εξακολουθεί να λειτουργεί καλά. Εάν το κόστος είναι μικρότερο από τα έσοδα, τότε δεν πρέπει να υπάρχουν προβλήματα. εάν το κόστος είναι μεγαλύτερο ή ίσο με τα έσοδα, τότε η επιχείρηση μπορεί να έχει πρόβλημα. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρηση έχει μηνιαία έσοδα 10,000 $ Δολάρια ΗΠΑ (USD) αλλά οι υποχρεώσεις είναι 10,000 $ USD ή υψηλότερες, αυτό δεν αφήνει κέρδος και μπορεί να οδηγήσει σε ενδεχόμενη χρεοκοπία.