Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι ένα διάγραμμα που χρησιμοποιεί τόσο κείμενο όσο και σύμβολα για να δείξει τις ενέργειες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας δεδομένης διαδικασίας. Αυτός ο τύπος γραφήματος παρουσιάζει κάθε βήμα με χρονολογική σειρά, με σύμβολα που υποδεικνύουν την αρχή και το τέλος της διαδικασίας, καθώς και αποφάσεις και ενέργειες που συμβαίνουν στην πορεία. Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι χρήσιμο για την απεικόνιση της εν λόγω διαδικασίας και τον εντοπισμό περιοχών αδυναμίας.
Τα σύμβολα ροής διαδικασίας συνήθως περιλαμβάνουν τρία διαφορετικά σχήματα. Ένα οβάλ χρησιμοποιείται για να δηλώσει τα σημεία έναρξης και λήξης της διαδικασίας. Ένα ορθογώνιο δείχνει ενέργειες και ένα διαμάντι δείχνει μια απόφαση. Κάθε σχήμα συνδέεται με άλλα σχήματα με ένα βέλος, το οποίο οδηγεί τον θεατή από τη μια διαδικασία στην άλλη. Κάθε σχήμα περιέχει λέξεις που περιγράφουν αυτό το βήμα της διαδικασίας.
Ένα γράφημα διαδικασίας ροής έχει συνήθως ένα μόνο σημείο εκκίνησης. Αυτό μπορεί να φέρει την ένδειξη “Έναρξη” ή μπορεί να υποδεικνύει τον σκοπό του γραφήματος, όπως “Κλήση εξυπηρέτησης πελατών”. Από αυτό το σημείο, τα βέλη θα οδηγήσουν σε πιθανές ενέργειες ή αποφάσεις. Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής για την αντιμετώπιση κλήσεων εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να περιλαμβάνει ερωτήσεις που πρέπει να υποβάλλονται στον καλούντα, όπως “Σε ποιο σύστημα λειτουργείτε;” Κάθε ερώτηση θα επεκταθεί σε πιθανές απαντήσεις. Αυτές οι απαντήσεις μπορεί να οδηγήσουν σε μια άλλη ερώτηση για περαιτέρω διευκρίνιση του προβλήματος ή σε μια λύση που θα επιτύχει αποτελεσματικά τον στόχο της πρόσκλησης.
Μετά από μια σειρά αποφάσεων και ενεργειών, το διάγραμμα διαδικασίας ροής θα οδηγήσει τελικά σε ένα τελικό σημείο. Ορισμένα γραφήματα θα έχουν μια αρχή και ένα τέλος, ενώ άλλα μπορούν να οδηγήσουν σε πολλά συμπεράσματα. Μια κλήση εξυπηρέτησης πελατών θα μπορούσε να τελειώσει με μια ποικιλία λύσεων που ταιριάζουν στο πρόβλημα. Το γράφημα μπορεί να τελειώσει εκεί ή να επισημάνει κάθε λύση σε μια άλλη ενέργεια, όπως μια προτροπή για συμπλήρωση μιας έρευνας για την αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας.
Ενέργειες ή αποφάσεις που ισχύουν για περισσότερα από ένα σενάρια δεν θα εμφανίζονται πολλές φορές σε ένα γράφημα διαδικασίας ροής. Η διαδικασία ενοποίησης θα εμφανιστεί μία φορά με πολλά βέλη να οδηγούν σε αυτήν. Εάν ο τελικός στόχος του διαγράμματος ροής είναι ο ίδιος ανεξάρτητα από τη διαδικασία, το οβάλ που σημαίνει το τελικό σημείο του γραφήματος μπορεί να εντοπιστεί σε πολλές ενέργειες ή αποφάσεις.
Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τις επιχειρήσεις, καθώς μπορεί να προσφέρει μια εικόνα των ενεργειών που γίνονται κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας. Εάν η διαδικασία φαίνεται υπερβολικά περίπλοκη, αυτό το γράφημα θα βοηθήσει στον εντοπισμό αδύναμων σημείων όπου μπορεί να διευκρινιστεί ή να βελτιωθεί. Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι επίσης χρήσιμο για τη λήψη αποφάσεων. Μπορεί να παρέχει ευανάγνωστες οδηγίες για να ακολουθήσετε τη σωστή διαδικασία σε διάφορες καταστάσεις.
SmartAsset.