Οι επιστολές διαθήκης είναι νομικά έγγραφα, γνωστά ως μέσα, που δίνουν στον εκτελεστή της διαθήκης την εξουσία να διαχειρίζεται τα αιτήματα που υποβάλλονται στη διαθήκη. Αυτά τα έγγραφα συνήθως εκδίδονται σε διατακτικό δικαστήριο και συχνά διευκρινίζουν επίσης τις ευθύνες του εκτελεστή. Σε ορισμένες περιοχές, οι επιστολές διαθήκης ονομάζονται επιστολές διοίκησης, ειδικά όταν δεν υπάρχει έγκυρη διαθήκη.
Για να λαμβάνει επιστολές διαθήκης, το δικαστήριο διαθήκης πρέπει συνήθως να ορίσει έναν εκτελεστή για την περιουσία. Ο εκτελεστής συνήθως αναφέρεται στη διαθήκη, αλλά αν δεν είναι, τότε ο δικαστής επιλέγει κάποιον για το ρόλο. Όταν εμφανίζεται για πρώτη φορά στο διατακτικό δικαστήριο, ο εκτελεστής παρέχει συνήθως πληροφορίες για την οικογένεια του θανόντος και άλλους που κατονομάζονται στη διαθήκη. Αυτός ή αυτή συνήθως παρέχει πληροφορίες σχετικά με την κατά προσέγγιση αξία της περιουσίας του θανόντος.
Αφού οι επιστολές διαθήκης υπογραφούν από τον κληρονόμο και παραληφθούν από το γραφείο του δικαστηρίου, ο εκτελεστής έχει συνήθως επικυρωμένα αντίγραφα για να τα δώσει στις τράπεζες και σε άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα του θανόντος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει επίσης να προσκομιστεί αντίγραφο του πιστοποιητικού θανάτου. Αντίγραφα των πιστοποιητικών θανάτου μπορούν συνήθως να ληφθούν από κρατικούς φορείς που παρακολουθούν γεννήσεις, γάμους και θανάτους. Μερικές φορές είναι επίσης δυνατό να λάβετε ένα αντίγραφο από το γραφείο τελετών που χειρίστηκε τις ρυθμίσεις της κηδείας.
Οι επιστολές χρησιμοποιούνται συνήθως για να δώσουν στον εκτελεστή πρόσβαση στους τραπεζικούς λογαριασμούς του αποθανόντος, ώστε να μπορεί να μεταφέρει τα κεφάλαια σε έναν λογαριασμό για την περιουσία. Εάν ο εκτελεστής και ο αποθανών μοιράζονταν έναν κοινό λογαριασμό, ίσως είναι καλύτερο να ανοίξετε έναν ξεχωριστό λογαριασμό που είναι αυστηρά για την περιουσία, ώστε οι αναλήψεις και οι καταθέσεις να μπορούν να παρακολουθούνται με ακρίβεια. Ανάλογα με την περιοχή, ένας εκτελεστής μπορεί να χρειαστεί να λάβει έναν αριθμό φορολογικού μητρώου για να ανοίξει τον τραπεζικό λογαριασμό.
Τα γράμματα διαθήκης μπορούν επίσης να επιτρέπουν στον εκτελεστή να μεταφέρει στο όνομα της περιουσίας υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, όπως ηλεκτρικό ρεύμα και νερό. Μόλις μεταφερθούν αυτές οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, ο εκτελεστής έχει συνήθως την εξουσία να τις απενεργοποιήσει καθώς και να πραγματοποιήσει τυχόν οφειλόμενες πληρωμές.
Εκτός από το ότι δίνουν στον εκτελεστή της περιουσίας το δικαίωμα να διαχειρίζεται τα οικονομικά του θανόντος, οι επιστολές διαθήκης συνήθως δίνουν επίσης στον εκτελεστή την εξουσία να διανέμει περιουσιακά στοιχεία στους δικαιούχους που κατονομάζονται στη διαθήκη. Μπορεί επίσης να συνεργαστεί με πιστωτές για να εξοφλήσει τρέχουσες και καθυστερημένες αμοιβές ή να προσλάβει δικηγόρο για να εκπροσωπήσει την περιουσία, εάν χρειάζεται νομικός σύμβουλος. Επιπλέον, επιτρέπουν επίσης τη χρήση των κεφαλαίων για την πληρωμή υποθηκών, φόρων ακίνητης περιουσίας και εξόδων συντήρησης για το σπίτι του θανόντος.