Ένα λογιστικό σημείωμα είναι μια πληροφορία που προστίθεται σε μια οικονομική κατάσταση για διευκρίνιση ή επέκταση προς όφελος του αναγνώστη. Οι λογιστικές σημειώσεις μπορούν να μορφοποιηθούν και να παρουσιαστούν με διάφορους τρόπους. Τα περισσότερα λογιστικά λογισμικά διαθέτουν ένα σύστημα για την εισαγωγή λογιστικών σημειώσεων και οι άνθρωποι μπορούν επίσης να εισάγουν σημειώσεις σε λογιστικά βιβλία και άλλα αρχεία που τηρούνται με το χέρι. Εάν υπάρχουν λογιστικές σημειώσεις, είναι σημαντικό να τις αναθεωρήσετε κατά την εξέταση των λογιστικών αρχείων, καθώς μπορεί να παρέχουν σημαντικές πληροφορίες.
Η βασική μορφή για την τήρηση λογιστικών αρχείων είναι αρκετά άκαμπτη. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει καταστάσεις όπου υπάρχουν απαραίτητες πληροφορίες αλλά δεν υπάρχει βολικό μέρος για να τις τοποθετήσετε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, χρησιμοποιείται ένα λογιστικό σημείωμα για την παροχή των πληροφοριών με τρόπο που θα είναι κατανοητός από τους αναγνώστες. Αυτές οι σημειώσεις παρουσιάζονται μαζί με τον υπόλοιπο λογαριασμό, ώστε να μπορούν να ληφθούν υπόψη από άτομα που ελέγχουν τον λογαριασμό.
Οι λογιστικές σημειώσεις μπορούν να παρέχουν πληροφορίες που ενσωματώνουν τα συμφραζόμενα που κάνουν τις λογιστικές εγγραφές πιο κατανοητές. Μπορεί να εξηγήσει ή να επεκταθεί σε μια πληροφορία, ώστε ο αναγνώστης να καταλάβει γιατί περιλαμβάνεται και πώς έφτασε ο λογιστής σε έναν δεδομένο αριθμό. Μπορεί επίσης να παρέχει πληροφορίες σχετικά με αλλαγές σε όρους που ενδέχεται να επηρεάσουν μια λογιστική εγγραφή. Κατά τη δημιουργία λογιστικών εγγραφών, οι άνθρωποι αποφασίζουν εάν πρόσθετες πληροφορίες είναι σχετικές ή σημαντικές και μπορούν να επιλέξουν να προσθέσουν ένα λογιστικό σημείωμα για να κοινοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες όπως απαιτείται.
Μια άλλη χρήση ενός λογιστικού σημειώματος μπορεί να είναι σε ένα λογιστικό σύστημα που χρησιμοποιείται από μια μεγάλη εταιρεία όπου πολλά διαφορετικά άτομα έχουν πρόσβαση σε αρχεία και πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν πληροφορίες. Οι σημειώσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της αλληλεπίδρασης με συγκεκριμένους πελάτες ή εταιρείες και για την παροχή βασικών πληροφοριών που μπορεί να είναι χρήσιμες για άτομα σε άλλα τμήματα. Για παράδειγμα, ένα αρχείο πελάτη θα μπορούσε να περιλαμβάνει ένα λογιστικό σημείωμα που να δηλώνει ότι ο πελάτης εργάζεται σε ένα πρόγραμμα πληρωμής για να είναι τρέχον ή ότι μέρος του λογαριασμού του πελάτη έχει συγχωρηθεί και δεν θεωρείται πλέον εκκρεμές.
Μερικές φορές μια λογιστική καταχώριση επισημαίνεται με έναν μικρό αριθμό εκθέτη που αντιστοιχεί σε μια υποσημείωση που βρίσκεται στο κάτω μέρος ή στο τέλος της αναφοράς. Σε άλλες περιπτώσεις, οι λογιστικές σημειώσεις μπορούν να εισαχθούν στην ίδια γραμμή με την εγγραφή για να είναι πιο ευδιάκριτες. Οι λογιστικές σημειώσεις μπορούν επίσης να παρέχουν χρήσιμο ιστορικό πλαίσιο. Οι ιστορικοί αποκομίζουν πολύ περισσότερα από τα σχολιασμένα λογιστικά βιβλία παρά τα συνοπτικά λογιστικά αρχεία.