Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα είναι το σύστημα μεθόδων και διαδικασιών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για τη διατήρηση πληροφοριών που σχετίζονται με επιχειρηματικές ή οικονομικές συναλλαγές. Ιστορικά, αυτό το σύστημα περιλάμβανε έντυπα λογιστικά βιβλία, περιοδικά και άλλες οικονομικές εκθέσεις. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι λογιστές ήταν υπεύθυνοι για την ενεργή χρήση αυτών των λογιστικών βιβλίων και περιοδικών για τη διατήρηση ακριβών οικονομικών αρχείων κατά τη λειτουργία των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους. Η πρόοδος της τεχνολογίας των πληροφοριών επέτρεψε στις εταιρείες να μετατρέψουν αυτό το λογιστικό πληροφοριακό σύστημα σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία χρησιμοποιώντας υπολογιστές, διακομιστές και λογιστικό λογισμικό.
Ο λογιστικός κύκλος είναι η κινητήρια δύναμη στα περισσότερα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας. Αυτός ο κύκλος περιλαμβάνει αναγνώριση και ανάλυση συναλλαγών, δημιουργία και δημοσίευση ημερολογιακών εγγραφών στο γενικό καθολικό, προετοιμασία δοκιμαστικού υπολοίπου, δημιουργία προσαρμοστικών εγγραφών, προετοιμασία προσαρμοσμένου δοκιμαστικού υπολοίπου, δημιουργία οικονομικών καταστάσεων, οριστικοποίηση λογαριασμών με εγγραφές κλεισίματος και δημιουργία τελικού δοκιμαστικού υπολοίπου και οικονομικές καταστάσεις της λογιστικής περιόδου. Αυτά τα βασικά βήματα βοηθούν τις εταιρείες να αναπτύξουν το λογιστικό τους σύστημα πληροφοριών, είτε χειροκίνητο είτε μηχανογραφημένο.
Τα πακέτα λογισμικού λογιστικής αποτελούνται συνήθως από πολλές διαφορετικές ενότητες που βασίζονται στην παραδοσιακή μη αυτόματη λογιστική διαδικασία. Οι ενότητες περιλαμβάνουν τη γενική λογιστική, τα πάγια περιουσιακά στοιχεία, τους πληρωτέους λογαριασμούς, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, τη μισθοδοσία και άλλες ειδικές ενότητες. Κάθε μεμονωμένη ενότητα δημιουργεί ένα σύστημα όπου οι εταιρείες μπορούν να μετακινούν πληροφορίες μέσω των βημάτων του λογιστικού κύκλου. Η δυνατότητα ηλεκτρονικής μεταφοράς αυτών των πληροφοριών μπορεί να βελτιώσει την ακρίβεια και την επικαιρότητα της εταιρείας για την αναφορά οικονομικών πληροφοριών.
Τα ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα απαιτούν συχνά από τους υπαλλήλους της εταιρείας να εστιάζουν περισσότερο στην αναθεώρηση των πληροφοριών που συλλέγονται από διάφορα επιχειρηματικά τμήματα αντί στην εισαγωγή επιχειρηματικών δεδομένων. Αυτό το σύστημα επιτρέπει στους μεμονωμένους λογιστές να επεξεργάζονται περισσότερες πληροφορίες σε λιγότερο χρόνο από τα παραδοσιακά λογιστικά βιβλία. Το λογιστικό λογισμικό μπορεί επίσης να διαθέτει αυτόματες εσωτερικές διασφαλίσεις που ελέγχουν την ακρίβεια και την εγκυρότητα των οικονομικών πληροφοριών χρησιμοποιώντας μια διαδικασία εσωτερικής αναθεώρησης. Αυτή η διαδικασία συχνά περιορίζει τον αριθμό των βασικών σφαλμάτων εισαγωγής δεδομένων και άλλων παράλογων πληροφοριών από την είσοδο στο σύστημα λογιστικών πληροφοριών.
Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν ένα υβριδικό σύστημα λογιστικών πληροφοριών που περιλαμβάνει χειροκίνητες και μηχανογραφημένες λογιστικές διαδικασίες. Ορισμένοι τύποι επιχειρηματικών ή οικονομικών πληροφοριών, όπως τιμολόγια πωλητών, χρονοδιαγράμματα μισθοδοσίας και συμβατικές συμφωνίες, μπορεί να χρειαστεί να ελεγχθούν από έναν λογιστή. Η χρήση ενός υβριδικού συστήματος μπορεί να προσφέρει μια καλύτερη διαδικασία αναθεώρησης, καθώς οι υπάλληλοι της λογιστικής μπορούν να αμφισβητήσουν τις οικονομικές πληροφορίες και να αναζητήσουν ανατροφοδότηση πριν εισαγάγουν πληροφορίες στο λογιστικό σύστημα. Η διαδικασία μη αυτόματης αναθεώρησης μπορεί επίσης να απαιτείται από τους εσωτερικούς ελέγχους της εταιρείας. Αυτοί οι εσωτερικοί έλεγχοι διασφαλίζουν ότι δεν εισάγονται πληροφορίες στο λογιστικό λογισμικό μιας εταιρείας που είναι ανακριβείς ή αντιπροσωπεύουν υψηλότερες οικονομικές υποχρεώσεις από ό,τι αναμενόταν προηγουμένως.