Για επιχειρήσεις ή οργανισμούς που στέλνουν μεγάλες ποσότητες έντυπου υλικού, η μετρημένη αλληλογραφία μπορεί να είναι η λιγότερο δαπανηρή και αποδοτική μέθοδος σφράγισης. Για την αποστολή αλληλογραφίας μέσω μετρημένου ταχυδρομείου, που ονομάζεται επίσης franking, ένα μηχάνημα ταχυδρομικής μέτρησης θα σφραγίσει το ποσό της αποστολής απευθείας σε φακέλους ή σε μια ετικέτα που είναι επικολλημένη στο φάκελο ή το δέμα. Το μηχάνημα απαλύνει την ανάγκη χρήσης μεμονωμένων γραμματοσήμων και μπορεί να προσθέσει γρήγορα ταχυδρομικά τέλη σε μεγάλο αριθμό δεμάτων. Στην πραγματικότητα, μερικοί ταχυδρομικοί μετρητές μπορούν να σφραγίσουν αρκετές εκατοντάδες φακέλους σε περίπου ένα λεπτό.
Υπάρχουν πολλά είδη μηχανημάτων που μπορούν να παράγουν ταχυδρομικά τέλη για ταχυδρομικές ετικέτες μετρητών. Μερικά είναι πιο γρήγορα από άλλα. Επιπλέον, ορισμένες έχουν ενσωματωμένες ζυγαριές. Οι ζυγαριές επιτρέπουν στον χρήστη να σταθμίζει την αλληλογραφία του πριν τοποθετήσει μια ετικέτα σε αυτήν. Εάν ο χρήστης έχει αμφιβολίες ως προς το βάρος ενός δέματος, ίσως χρειαστεί να το ζυγίσει σε ένα ταχυδρομείο πριν το στείλει. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να βάλει μια ετικέτα και στη συνέχεια να πληρώσει τη διαφορά, εάν είναι απαραίτητο.
Η ταχυδρομική μέτρηση ρυθμίζεται συνήθως από την ταχυδρομική αρχή σε κάθε χώρα. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, ρυθμίζεται από την Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών. Στην Ινδία, το Τμήμα Ταχυδρομείων, υποκατάστημα του Υπουργείου Επικοινωνιών και Τεχνολογίας Πληροφοριών, ρυθμίζει τη μετρημένη αλληλογραφία. Στην Αγγλία, ελέγχεται από τη Royal Mail. Αν και η μετρημένη σφραγίδα για κάθε κομητεία είναι διαφορετική, όλα έχουν την ημερομηνία, το ποσό των ταχυδρομικών αποστολών και τα στοιχεία του αποστολέα σημειωμένα με σαφήνεια.
Κάθε χώρα έχει τους δικούς της κανόνες και κανονισμούς που διέπουν τον τρόπο χειρισμού της αλληλογραφίας με ετικέτα μετρητή. Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο μετρητής ταχυδρομικών τελών επιτρέπει στους ανθρώπους να εκτυπώνουν ταχυδρομικά τέλη για τα πάντα εκτός από τα περιοδικά. Επιπλέον, όσοι στέλνουν περισσότερα από 500 ταχυδρομεία μέσω προκαταρκτικής αλληλογραφίας πρώτης τάξεως μετρημένης αλληλογραφίας θα λαμβάνουν συχνά έκπτωση. Οι περισσότερες άλλες χώρες προσφέρουν επίσης εκπτώσεις για μαζικές αποστολές.
Υπάρχουν μερικοί γενικοί κανόνες για άτομα που χρησιμοποιούν μετρημένη αλληλογραφία. Η αλληλογραφία πρέπει κανονικά να παραληφθεί από το ταχυδρομείο την ίδια ημέρα που σφραγίστηκε. Στις περισσότερες περιπτώσεις, εάν η αλληλογραφία δεν παραληφθεί, το ταχυδρομικό πρόσωπο θα απαιτήσει τη σφραγίδα του δέματος με νέα ημερομηνία. Επιπλέον, οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν το ταχυδρομείο να χωρίζεται σε εθνικά και διεθνή δέματα. Κάτι τέτοιο μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητα και να ενημερώσει το προσωπικό της αίθουσας αλληλογραφίας ότι πρέπει να τοποθετηθεί συγκεκριμένος τύπος ετικέτας στο δέμα.
Αν και πολλές εταιρείες προτιμούν το μετρημένο ταχυδρομείο επειδή τους εξοικονομεί χρόνο και χρήμα, άλλες προτιμούν να χρησιμοποιούν γραμματόσημα. Οι ηγέτες της εταιρείας συνειδητοποιούν ότι οι παραλήπτες μετρημένης αλληλογραφίας μπορεί να δουν το ταχυδρομημένο αντικείμενο ως μαζικό αντικείμενο. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να το θεωρήσουν ασήμαντο και να αγνοήσουν το υλικό μέσα στον φάκελο. Εάν ένας παραλήπτης δεν ανοίξει ποτέ ένα ταχυδρομημένο δέμα, γίνεται σπατάλη για την εταιρεία ή τον οργανισμό.
SmartAsset.