Η διαχείριση γραφείου είναι η διαδικασία επίβλεψης των καθημερινών λειτουργιών ενός γραφείου. Το καθήκον της διοίκησης είναι συνήθως ευθύνη ενός διαχειριστή ή διευθυντή γραφείου. Ανάλογα με τη γενική λειτουργική δομή του οργανισμού και την πολυπλοκότητα των καθηκόντων που σχετίζονται με τη λειτουργία γενικά, οι ευθύνες του διευθυντή ή του διαχειριστή μπορεί να επικεντρωθούν σε μερικά βασικά καθήκοντα ή να περιλαμβάνουν τη διαχείριση ενός ευρέος φάσματος λειτουργιών.
Ένα από τα βασικά καθήκοντα που σχετίζονται με τη διοίκηση γραφείου είναι η διαχείριση των υπαλλήλων που σχετίζονται με το γραφείο. Συνήθως, οι διαχειριστές γραφείων είναι υπεύθυνοι για την επίβλεψη του προσωπικού του γραφείου, διασφαλίζοντας ότι κάθε εργαζόμενος διαθέτει τους απαραίτητους πόρους για να εκτελέσει αρμοδίως τα καθήκοντά του. Οι διαχειριστές λειτουργούν επίσης ως εργαλεία αντιμετώπισης προβλημάτων, παρέχοντας υποστήριξη και βοήθεια στους εργαζομένους όταν προκύψουν ασυνήθιστες καταστάσεις κατά την ολοκλήρωση μιας εκχωρημένης εργασίας. Δεν είναι ασυνήθιστο οι διαχειριστές να είναι υπεύθυνοι για τη διενέργεια περιοδικών αξιολογήσεων των εργαζομένων, τη σύσταση αυξήσεων αμοιβών ή την παροχή διορθωτικών ή διασταυρούμενων εκπαιδεύσεων στους εργαζομένους ως μέσο που βοηθά τους εργαζόμενους να βελτιώσουν τις σχέσεις τους με τον εργοδότη.
Μαζί με τη διαχείριση και την υποστήριξη των εργαζομένων, η διοίκηση του γραφείου περιλαμβάνει επίσης τη διασφάλιση ότι το γραφείο έχει πάντα τους πόρους που απαιτούνται για να παραμείνει παραγωγικός. Αυτό περιλαμβάνει τον συντονισμό των επισκευών σε οποιοδήποτε εξοπλισμό γραφείου που παρουσιάζει δυσλειτουργία ή την προετοιμασία και υποβολή αιτήσεων για νέο εξοπλισμό όταν είναι απαραίτητο. Οι διαχειριστές του γραφείου είναι συχνά επιφορτισμένοι με το καθήκον να διαχειρίζονται τη χρήση των ειδών γραφείου, όπως χαρτί, όργανα γραφής, κορδέλες εκτυπωτή και άλλα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται συνεχώς στο γραφείο. Ο διαχειριστής του γραφείου προσπαθεί να διατηρεί το γραφείο σε λειτουργία εντός του καθορισμένου προϋπολογισμού του ανά πάσα στιγμή και συχνά έχει κάποια συμβολή στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού για τις προσεχείς λογιστικές περιόδους.
Ανάλογα με την έκταση της σχετικής διοίκησης γραφείου, ένας εργοδότης μπορεί να απαιτήσει από έναν διαχειριστή να διαθέτει τουλάχιστον ένα διετές πτυχίο από διαπιστευμένο εκπαιδευτικό ίδρυμα, με αυτόν τον βαθμό σε τομέα που σχετίζεται με τη γενική λειτουργία της επιχείρησης. Με πιο περίπλοκα περιβάλλοντα γραφείου, ένας διαχειριστής μπορεί να απαιτείται να έχει τετραετές πτυχίο σε κατάλληλη πορεία σπουδών. Πολλές εταιρείες προτιμούν να προωθούνται από μέσα, πράγμα που σημαίνει ότι κάποιος που ξεκινά να απασχολείται σε θέση εισόδου μπορεί τελικά να λάβει την απαραίτητη κατάρτιση για να γίνει μέλος της διοίκησης του γραφείου. Όταν συμβαίνει αυτό, ο εργοδότης κανονικά βοηθά τον εργαζόμενο με την ευκαιρία να συνεχίσει την εκπαίδευσή του, τόσο μέσω παροχής βοήθειας για την απόκτηση πτυχίου, όσο και με κάποιο είδος προγράμματος καθοδήγησης στην εργασία.
SmartAsset.