Επίσης γνωστή ως καταμέτρηση κύκλου, η περιοδική απογραφή είναι η διαδικασία της φυσικής καταμέτρησης όλων των στοιχείων που περιέχονται σε ένα απόθεμα σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα κατά τη διάρκεια του φορολογικού ή ημερολογιακού έτους. Η ιδέα πίσω από αυτόν τον τύπο δραστηριότητας είναι να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα με το απόθεμα και να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις για να διατηρήσετε ακριβή τη συνολική αξία του αποθέματος. Αυτός ο τύπος δραστηριότητας καθιστά επίσης δυνατό να προσδιοριστεί εάν οι τρέχουσες διαδικασίες έκδοσης λειτουργούν σωστά και εάν χρειάζονται αλλαγές στις διαδικασίες παραγγελίας προκειμένου να διατηρηθούν οι κατάλληλες ποσότητες συγκεκριμένων ειδών σε απόθεμα.
Η διαδικασία διεξαγωγής μιας περιοδικής απογραφής ξεκινά με την αξιολόγηση του τρέχοντος αριθμού κάθε είδους που υποτίθεται ότι είναι σε απόθεμα. Αυτή η διαχείριση γίνεται συγκρίνοντας το ποσό που αναφέρεται στις λίστες αποθεμάτων με αυτό που υπάρχει φυσικά στις περιοχές όπου διατηρείται το απόθεμα. Εάν υπάρχει κάποια απόκλιση στα δύο σχήματα, γίνονται σημειώσεις της διαφοράς. Αυτό καθιστά δυνατή τη διόρθωση των καταχωρίσεων ώστε να αντικατοπτρίζει τη φυσική καταμέτρηση, μια διαδικασία που συνήθως αναφέρεται ως συμφιλίωση αποθεμάτων.
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την περιοδική μέθοδο απογραφής ως μέσο διατήρησης αρχείων αποθεμάτων. Οι εταιρείες συχνά αναλύουν τη διαδικασία, έτσι ένα μέρος του συνολικού αποθέματος καταμετράται φυσικά κάθε έξι έως οκτώ εβδομάδες. Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να πραγματοποιούν μηνιαίες απογραφές, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εργασίας. Για παράδειγμα, οι εταιρείες κλωστοϋφαντουργίας συχνά καταγράφουν τον εξοπλισμό και τα εξαρτήματα που διατηρούνται σε ένα απόθεμα σε αυτό που είναι γνωστό ως κωδικοί υλικών. κάθε έξι εβδομάδες περίπου, ένας επιλεγμένος αριθμός κωδικών υλικών καταγράφεται, καθιστώντας δυνατή τη φυσική καταμέτρηση όλων των κωδικών κατά τη διάρκεια του έτους. Μαζί με αυτούς τους περιοδικούς υπολογισμούς, πραγματοποιείται επίσης μια πλήρης ετήσια απογραφή, κανονικά μόλις στο τέλος του οικονομικού έτους της εταιρείας.
Ενώ μια περιοδική προσέγγιση απογραφής χρησιμοποιείται μερικές φορές αντί της τήρησης αρχείων σε πραγματικό χρόνο των εσόδων και των εκταμιεύσεων από ένα απόθεμα, αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Πολλές εταιρείες διατηρούν σταθερά αρχεία και χρησιμοποιούν το περιοδικό απόθεμα ως μέσο απομόνωσης σφαλμάτων που μπορεί να προκύψουν, όπως η αποτυχία καταγραφής εκταμίευσης από το απόθεμα. Διεξάγοντας τη φυσική καταμέτρηση σε τακτική βάση, είναι δυνατό να εντοπιστούν οι διαφορές, να εντοπιστεί πιθανώς η προέλευση του προβλήματος και να γίνουν αλλαγές που θα αποτρέψουν την επανάληψη των ίδιων περιστάσεων. Ως πρόσθετο όφελος, η περιοδική απογραφή καθιστά επίσης δυνατό τον ακριβή υπολογισμό τυχόν φόρων που ενδέχεται να ισχύουν στην αξία του συνολικού αποθέματος.
SmartAsset.