Το απόθεμα ασφαλείας είναι το απόθεμα που διατηρείται σε ετοιμότητα ως απόθεμα ασφαλείας σε περίπτωση αναμενόμενου προβλήματος με την προσφορά ή αύξησης της ζήτησης. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν προμήθειες αποθεμάτων ασφαλείας για να μειώσουν τον κίνδυνο να εξαντληθούν και να μην έχουν διαθέσιμο απόθεμα για πελάτες που θέλουν να το αγοράσουν. Ο υπολογισμός του ποσού του αποθέματος που πρέπει να διατηρηθεί με τη μορφή αποθεματικού αποθέματος είναι μια λεπτή ισορροπία, επειδή οι εταιρείες δεν θέλουν να διατηρούν αχρησιμοποίητο απόθεμα στο χέρι, αλλά δεν θέλουν επίσης να εξαντληθούν.
Με ένα καλά οργανωμένο σύστημα αποθεμάτων, οι εταιρείες γνωρίζουν περίπου ποια είναι τα επίπεδα ζήτησης υπό κανονικές συνθήκες και γνωρίζουν τον χρόνο παράδοσης που απαιτείται για την απόκτηση νέων προμηθειών. Όταν το απόθεμα πέσει κάτω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο, μπορεί να σταλεί μια παραγγελία στο ξαναγεμίστε το. Μέχρι να φτάσει η παραγγελία, τα αποθέματα είναι συνήθως εξαιρετικά χαμηλά και το νέο απόθεμα αυξάνει τα επίπεδα για να διασφαλίσει ότι θα είναι αρκετά διαθέσιμα.
Ωστόσο, μερικές φορές η ζήτηση αυξάνεται τυχαία και οι εταιρείες ξεπουλούν νωρίτερα από ό,τι περίμεναν. Ομοίως, προβλήματα με την παράδοση, όπως διακοπές που διακόπτουν τις αποστολές, απεργίες, κακές καιρικές συνθήκες, προβλήματα με τη γραμμή παραγωγής κ.λπ., μπορεί να σημαίνουν ότι το απόθεμα δεν παραδίδεται όταν αναμένεται. Ακόμα κι αν το κατάστημα παραγγείλει εγκαίρως, τα νέα προϊόντα δεν θα φτάσουν εγκαίρως για να ξαναγεμίσουν πριν εξαντληθεί το κατάστημα.
Το απόθεμα ασφαλείας είναι μια μορφή ασφάλισης έναντι αυτών των ανεπιθύμητων συμβάντων. Ένα κατάστημα διατηρεί ένα απόθεμα με πολλά διαθέσιμα είδη, ώστε να μπορεί να αντισταθμίσει τις απροσδόκητες διακυμάνσεις στην προσφορά και τη ζήτηση. Το κατάστημα δεν θέλει να κρατήσει πάρα πολλά είδη γιατί πρέπει να πληρώσει για να αποκτήσει και να αποθηκεύσει το απόθεμα, αλλά επίσης δεν θέλει να εξαντληθεί σε κρίσιμες στιγμές. Ο προσδιορισμός της σωστής ποσότητας αποθέματος ασφαλείας για παραγγελία μπορεί να είναι μια πρόκληση και οι άνθρωποι μπορούν να συνυπολογίσουν τα εποχιακά ζητήματα, το ιστορικό παραγγελιών και άλλες πληροφορίες όταν αποφασίζουν πόσο απόθεμα ασφαλείας θα έχουν.
Οι νεότερες εταιρείες είναι πιο πιθανό να διατηρήσουν αποθέματα ασφαλείας επειδή δεν έχουν ακόμη γνωρίσει τους προμηθευτές και τους πελάτες τους. Καθώς το άτομο που είναι υπεύθυνο για την απογραφή μαθαίνει καλύτερα την επιχείρηση, μπορούν να διατηρηθούν μικρότερα αποθέματα ασφαλείας. Ανησυχίες όπως η αξία της μετοχής και το εάν είναι επιρρεπής στη λήξη ή όχι είναι επίσης σημαντικές. Ένα άλλο ζήτημα μπορεί να είναι η εποχική ζήτηση. Ένα κατάστημα που παραγγέλνει είδη για τους καλοκαιρινούς μήνες, για παράδειγμα, θα ανησυχούσε λιγότερο για μεγάλες παραγγελίες στην αρχή της σεζόν, όταν είναι πιθανό να πουλήσουν, ενώ τα μεγάλα αποθέματα αποθεμάτων θα μπορούσαν να γίνουν πρόβλημα στο τέλος του καλοκαιριού.