Η φυσική απογραφή μπορεί να αναφέρεται με ακρίβεια σε δύο ξεχωριστές αλλά συγγενείς ιδέες και η έννοια συνδέεται κυρίως με το αν ο όρος χρησιμοποιείται για να αναφερθεί σε ένα πράγμα ή σε μια διαδικασία που κάνει κάτι. Το φυσικό απόθεμα μπορεί συχνά να αναφέρεται στον κατάλογο των προϊόντων που βρίσκονται σε ένα κατάστημα, συνήθως σε ένα κατάστημα λιανικής, και μπορεί επίσης να αναφέρεται ως πραγματικό απόθεμα ή “σε ετοιμότητα”. Αυτό το απόθεμα μπορεί επίσης να αναφέρεται στη διαδικασία με την οποία καταγράφεται το απόθεμα σε ένα κατάστημα για να καθοριστεί η ποσοτική αξία του ίδιου του αποθέματος.
Η διαφορά μεταξύ των δύο χρήσεων της λέξης είναι βασικά αν ο όρος χρησιμοποιείται ως ουσιαστικό ή ρήμα. Όταν χρησιμοποιείται ως ουσιαστικό, ο όρος χρησιμοποιείται συχνά στο λιανικό εμπόριο για να καθορίσει πόσα προϊόντα είναι διαθέσιμα για πώληση στους πελάτες. Δεδομένου ότι πολλοί πελάτες θα αφήσουν ένα κατάστημα με άδεια χέρια εάν δεν μπορούν να βρουν το προϊόν που ψάχνουν, η εξασφάλιση επαρκούς αποθέματος σε ένα κατάστημα είναι σημαντική. Το απόθεμα συνδέεται επίσης συνήθως με την αποθήκευση και την αναπλήρωση ράφι για να διασφαλιστεί ότι τα προϊόντα στο κατάστημα είναι εύκολα διαθέσιμα στους πελάτες.
Αυτό συχνά έρχεται σε αντίθεση με το απόθεμα υπολογιστών, το οποίο υποδεικνύει ότι πρέπει να βρίσκονται στο κατάστημα των αποστολών και των πωλήσεων ειδών στο κατάστημα. Λάθη στη ναυτιλία, κλοπή, ακατάλληλες διαδικασίες στο μητρώο και άλλοι παράγοντες μπορούν να δημιουργήσουν διαφορά μεταξύ του φυσικού ή πραγματικού αποθέματος και του αποθέματος του υπολογιστή. Για πολλές εταιρείες, η απόκλιση μεταξύ αυτών των δύο αριθμών αναφέρεται είτε ως συρρίκνωση, είτε για αντικείμενα με λιγότερο φυσικό απόθεμα από το απόθεμα υπολογιστών, είτε διόγκωση, όταν το πραγματικό απόθεμα είναι μεγαλύτερο από το απόθεμα υπολογιστών. Και τα δύο συνήθως θεωρούνται αρνητικά, καθώς συχνά είναι ενδεικτικά είτε για απώλεια εταιρείας είτε για κακή απόδοση των συνεργατών σε κάποιο επίπεδο.
Όταν χρησιμοποιείται για την περιγραφή μιας διαδικασίας, η φυσική απογραφή γίνεται συνήθως μία φορά το χρόνο ή σε παρόμοια τακτική βάση. Ανάλογα με το μέγεθος του καταστήματος, η καταμέτρηση των αποθεμάτων μπορεί να διαρκέσει μόνο μερικές ώρες ή αρκετές ημέρες και μπορεί να πραγματοποιηθεί από υπαλλήλους του καταστήματος ή εξωτερικούς εργολάβους που έχουν προσληφθεί για την εκτέλεση του αποθέματος. Για μεγαλύτερα καταστήματα ή για τμήματα καταστημάτων που είναι ιδιαίτερα δημοφιλή στους πελάτες ή είναι πιο πιθανό να στοχοποιηθούν από κλέφτες, οι ημερήσιες ή εβδομαδιαίες καταμέτρηση μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν ως μέρος της τρέχουσας φυσικής απογραφής.
SmartAsset.