Οι περισσότερες επιχειρήσεις απαιτούν ένα μικρό ποσό μετρητών για ορισμένα έξοδα, όπως είδη γραφείου και τα παρόμοια. Αυτό συνήθως ονομάζεται μικροεφαρμογή, και η λέξη μικρογραφία είναι μια προφορά φθοράς του γαλλικού petit, που σημαίνει λίγο ή μικρό. Η πλειοψηφία των μικρών επιχειρήσεων διαθέτει ένα ταμείο μικρών μετρητών περίπου $ 100 Δολάρια ΗΠΑ (USD). Μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που διαθέτουν πολυάριθμα τμήματα, ενδέχεται να διαθέτουν ένα σημαντικό ποσό από αυτά τα μετρητά από διάφορους θεματοφύλακες.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να πιστεύουν ότι δεν θα ήταν απαραίτητο για τη σύγχρονη επιχείρηση να έχει μια μικρή προσφορά μετρητών, καθώς είναι τόσο εύκολο να χρησιμοποιηθούν πράγματα όπως επαγγελματικά ΑΤΜ ή πιστωτικές κάρτες. Ωστόσο, το πλεονέκτημα των μετρητών είναι ότι κάθε εργαζόμενος μπορεί να το χρησιμοποιήσει, ενώ οι εταιρικές κάρτες τείνουν να περιορίζονται σε λίγους χρήστες το πολύ. Τα μικρά μετρητά εξοικονομούν την ανάγκη παροχής πρόσβασης σε περισσότερους υπαλλήλους σε πιστωτικές κάρτες και μεγιστοποιούν τον αριθμό των εργαζομένων που μπορούν να απασχοληθούν για να εκτελέσουν μια εντολή για να αποκτήσουν κάποιο μικρό πράγμα για την επιχείρηση.
Όπως και με κάθε επιχειρηματική δαπάνη, τα μικρο μετρητά πρέπει να παρακολουθούνται προσεκτικά. Όταν οι εργαζόμενοι το χρησιμοποιούν, πρέπει να προσκομίζουν αποδείξεις για τις αγορές τους. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ή θεματοφύλακες μετρητών πρέπει επίσης να τηρούν ένα ημερολόγιο δαπανών. Εναλλακτικά, μερικές φορές τα χρήματα καταγράφονται μέσω ενός συστήματος κουπονιών. Οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν μικρές αγορές με δικά τους χρήματα και να αποζημιωθούν συμπληρώνοντας ένα κουπόνι. Κάθε κουπόνι είναι ένας τρόπος παρακολούθησης των εξόδων για να βεβαιωθείτε ότι αθροίζονται.
Η δραστηριότητα της διασφάλισης της προσθήκης μετρητών είναι πολύ σημαντική. Η μη παρακολούθηση πού πηγαίνουν τα μετρητά μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε καταχρήσεις. Συνήθως οι επιχειρήσεις πρέπει να βεβαιωθούν ότι το ποσό των τυχόν αποδείξεων ή κουπονιών συν τα μετρητά είναι πάντα ίσο με το συνολικό επιτρεπόμενο μικρό ποσό. Καθώς τα κουπόνια ή οι εισπράξεις αρχίζουν να αυξάνονται και τα μετρητά μειώνονται, η επιχείρηση αναπληρώνει το χρηματικό ποσό και διασφαλίζει ότι όλες οι δαπάνες έχουν καταγραφεί δεόντως σύμφωνα με τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιεί η εταιρεία.
Ένα άλλο πράγμα που είναι σημαντικό είναι να βεβαιωθείτε ότι τα μετρητά αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία. Τα μετρητά είναι προφανώς ανασφαλή όταν αφήνονται σε ανοιχτή τοποθεσία και πρέπει να φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο, ταμείο ή κάτι σαν κλειδωμένο συρτάρι. Συνήθως ένα άτομο έχει πρόσβαση σε αυτό και ονομάζεται θεματοφύλακας. Σε ορισμένες επιχειρήσεις όπως τα καταστήματα λιανικής πώλησης, υπάρχει ένα σημαντικό ποσό μετρητών στο χέρι, διαθέσιμο σε μητρώα. Είναι πιθανό ότι τα μικρά μετρητά θα φυλάσσονται στο μητρώο ή ο εργοδότης μπορεί απλώς να χρησιμοποιήσει κεφάλαια μητρώου για μικρά έξοδα, αφήνοντας κουπόνια ή αποδείξεις που θα επιτρέψουν σε οποιονδήποτε να ισορροπήσει τα κεφάλαια του μητρώου ομοιόμορφα όταν κλείσει το κατάστημα ή το μητρώο.
SmartAsset.