Ένα Πιστοποιητικό Ικανότητας εκδίδεται από τη διοίκηση μικρών επιχειρήσεων (SBA) για να αποδείξει ότι μια μικρή επιχείρηση είναι ικανή να εκπληρώσει τη σύμβαση. Το πιστοποιητικό είναι απαραίτητο σε περιπτώσεις όπου η μικρή επιχείρηση είναι ο χαμηλός πλειοδότης σε μια κρατική σύμβαση και ο ανάδοχος που είναι επιφορτισμένος με την ανάθεση μιας προσφοράς δεν πιστεύει ότι η μικρή επιχείρηση μπορεί να εκτελέσει τα καθήκοντα που απαιτούνται βάσει της προσφοράς. Οι ειδικοί της SBA εξετάζουν λεπτομερώς την επιχείρηση για να αξιολογήσουν τις δυνατότητές της και εκδίδουν Πιστοποιητικό Ικανότητας που απαιτεί την ανάθεση της σύμβασης στην επιχείρηση. Χωρίς αυτό, οι επιχειρήσεις που είναι καινούριες στην υποβολή προσφορών για κρατικές συμβάσεις ενδέχεται να δυσκολεύονται να ανατεθούν συμβάσεις από συμβασιούχους που δεν είναι σίγουροι για την ικανότητά τους να αποδώσουν. Το Κογκρέσο των Ηνωμένων Πολιτειών έδωσε στην SBA την εξουσία να κάνει αυτούς τους προσδιορισμούς για τις κρατικές συμβάσεις και να επανεξετάζει και να εκδίδει πιστοποιητικά.
Εναπόκειται στη μικρή επιχείρηση που αρνήθηκε να υποβάλει αίτηση για Πιστοποιητικό Ικανότητας με την SBA. Το Κογκρέσο απαρίθμησε ορισμένα από τα κριτήρια που πρέπει να εξετάσει η SBA προκειμένου να καθορίσει εάν θα εκδώσει πιστοποιητικό. Αυτά περιλαμβάνουν την επιμονή, την πίστη και την ακεραιότητα της επιχείρησης. Ένας ανάδοχος υπάλληλος μπορεί να απορρίψει μια προσφορά για οποιοδήποτε από αυτά τα κριτήρια, αλλά η προσφορά πρέπει να προωθηθεί στην SBA για έλεγχο. Η SBA δεν περιορίζεται μόνο σε αυτήν τη λίστα και συχνά επανεξετάζει άλλα κριτήρια για να καθορίσει τις ικανότητες και το επίπεδο ευθύνης της επιχείρησης.
Η SBA αποστέλλει μια Αίτηση για Πιστοποιητικό Ικανότητας σύμφωνα με τον Νόμο για τις Μικρές Επιχειρήσεις σε εκείνες τις επιχειρήσεις που θέλουν να ανατρέψουν την άρνηση του αναθέτοντος λειτουργού. Η εφαρμογή χρησιμοποιείται συχνά για τη συλλογή οικονομικών και άλλων δεδομένων σχετικά με τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης. Περιλαμβάνει ένα έντυπο οικονομικής κατάστασης που πρέπει να συμπληρώσουν οι επιχειρήσεις, το οποίο αναφέρει τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις τους. Λογαριασμοί πληρωτέοι και εισπρακτέοι λογαριασμοί· και μια συγκριτική κατάσταση πωλήσεων, κερδών και ζημιών. Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό τους για να βοηθήσουν την SBA να ελέγξει την ικανότητα της επιχείρησης να εκτελέσει τη σύμβαση. Η αίτηση καταλήγει σε συμφωνία που πρέπει να υπογράψει ο αιτών, σύμφωνα με την οποία οι ιδιοκτήτες επιχείρησης συμφωνούν να μην προσλάβουν εκπρόσωπο της SBA εντός δύο ετών από την έκδοση του πιστοποιητικού και να δώσουν στην SBA πρόσβαση σε οικονομικά και άλλα αρχεία κατά την εκτέλεση της σύμβασης.
Αφού η SBA λάβει την Αίτηση για Πιστοποιητικό Ικανότητας, αρχίζει να εξετάζει την εταιρεία και ενημερώνει τον αναθέτοντα υπάλληλο που αρνήθηκε την προσφορά εξαρχής. Η SBA στέλνει συχνά μια ομάδα εκπροσώπων πεδίου για να αξιολογήσει τις δυνατότητες της επιχείρησης. Η ομάδα αναφέρει τα ευρήματά της σε μια επιτροπή αναθεώρησης που θα εγκρίνει ή θα απορρίψει το πιστοποιητικό.