Το Project Portfolio Management (PPM) είναι ένα επιχειρηματικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για την αποτελεσματική διαχείριση ενός αριθμού χαρτοφυλακίων ή έργων προς έναν γενικό στόχο. Κάθε μεμονωμένο έργο δημιουργείται προκειμένου να επιτευχθεί ένας συγκεκριμένος επιχειρηματικός στόχος ή πλεονέκτημα. Όλα θα πρέπει να ωφελήσουν το συνολικό χαρτοφυλάκιο έργων. Το PPM είναι μια ομπρέλα για όλα τα μεμονωμένα έργα.
Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποια οφέλη έχει κάθε μεμονωμένο έργο στο σύστημα PPM. Πρέπει να τεθούν ορισμένες ερωτήσεις για να διαπιστωθεί αυτό. Αυτά περιλαμβάνουν την εύρεση της απόδοσης κάθε έργου. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν κάποιο μεμονωμένο έργο θα μπορούσε να έχει αρνητική επίδραση σε άλλα επόμενα έργα. Τελικά, πρέπει να γνωρίζετε ότι η επιτυχής έκβαση όλων των έργων θα αποφέρει τον επιθυμητό στόχο ή όφελος.
Μέσα σε ένα σύστημα PPM, έρχεται ένα σημείο στο οποίο πρέπει να αξιολογήσετε τη διαδικασία. Αυτή η αξιολόγηση καθορίζει εάν κάθε μεμονωμένο έργο λειτουργεί ικανοποιητικά στον κύκλο ζωής του. Το άτομο που αξιολογεί το έργο καθορίζει εάν είναι ακόμα σχετικό και εργάζεται προς τον επιθυμητό στόχο του χαρτοφυλακίου. Εάν δεν είναι, τότε το συγκεκριμένο έργο μπορεί να τεθεί σε αναμονή ή να σταματήσει εντελώς.
Κατά τη δημιουργία του συστήματος PPM, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα κατάλληλα εργαλεία για την εκτέλεση του έργου. Λόγω της διαφορετικής λειτουργικότητάς τους, τα εμπορικά εργαλεία που προσφέρονται μπορεί να φαίνονται τρομακτικά. Ο καλύτερος τρόπος για να το προσεγγίσετε αυτό είναι να ξεκινήσετε από μικρό, φέρνοντας ένα στοιχείο κάθε φορά στο έργο.
Τα κύρια σημεία που εργάζονται για την επίτευξη ενός επιτυχούς συστήματος PPM περιλαμβάνουν το κόστος και την ωφέλιμη μέτρηση, τον προγραμματισμό πόρων και την επικοινωνία βασικών δεδομένων έργου. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε τη διαδικασία ή τη μεθοδολογία αξιολόγησης του έργου. Λάβετε επίσης υπόψη την αναφορά προόδου και την παρακολούθηση του κόστους και των οφελών του έργου.
Υπάρχει ένας αριθμός εργαλείων PPM που καλύπτουν όλα τα παραπάνω σημεία. Αυτά είναι πακέτα εφαρμογών λογισμικού που μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε επιτυχώς το χαρτοφυλάκιό σας. Η Άρτεμις είναι ηγέτης της αγοράς σε αυτόν τον τομέα. Προσφέρουν ένα εργαλείο που ονομάζεται PortfolioDirector, το οποίο παρέχει μια κεντρική βάση ικανή να καταγράψει όλες τις τρέχουσες και προτεινόμενες επιχειρηματικές επενδύσεις που υπάρχουν σε μια επιχείρηση.
Ένα άλλο πακέτο είναι το Changepoint. Αυτό παρέχει γραφικές πληροφορίες που επιτρέπουν στους διαχειριστές να παρακολουθούν ένα χαρτοφυλάκιο έργων σε πραγματικό χρόνο. Μέσω ενός πίνακα ελέγχου, ένας διαχειριστής μπορεί να δει σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες από διάφορα έργα, όλα σε μία οθόνη με δυνατότητα προβολής. Υπάρχουν πολλά πιο καθιερωμένα και εξελιγμένα πακέτα διαθέσιμα. Θα πρέπει να είναι αρκετά εύχρηστα, καθώς ο απώτερος στόχος τους είναι η επιτυχής εφαρμογή του συστήματος PPM.
SmartAsset.