Σε αντίθεση με την παραδοσιακή διαχείριση έργων, η οποία εστιάζει μόνο σε κάθε μεμονωμένο έργο μιας εταιρείας, η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων (PPM) εξετάζει το σύνολο των έργων ενός οργανισμού. Το PPM είναι λοιπόν η ελεγχόμενη ανάλυση και ο συντονισμός των έργων μιας εταιρείας. Με τη χρήση εργαλείων, λογισμικού και διαδικασιών, το PPM επιτρέπει συχνά την κατανομή πόρων και τη βέλτιστη αλληλουχία των έργων. Μπορεί επίσης να αναλύσει τις μεγαλύτερες αποδόσεις σε μια εταιρεία προσδιορίζοντας εκείνα τα έργα που είναι πιο σημαντικά. Τελικά, η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων μπορεί να ενσωματώσει όλους τους επιχειρηματικούς στόχους ενός οργανισμού και να μειώσει τη συχνότητα επικάλυψης έργων ή έργων που εξαντλούν τους πόρους.
Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων (PPM) είναι η συντονισμένη ανάλυση και έλεγχος των έργων μιας εταιρείας. Αν και θεωρείται από πολλούς επαγγελματίες του κλάδου ότι σχετίζεται με την τεχνολογία των πληροφοριών, το PPM μπορεί να εφαρμοστεί με επιτυχία από τις περισσότερες βιομηχανίες. Οι εταιρείες συχνά αναλαμβάνουν πολλά έργα ταυτόχρονα που μπορεί να περιορίσουν πόρους όπως χρήματα, χρόνο, ανθρώπους και χωρητικότητα. Ένας πιθανός στόχος της διαχείρισης έργων και χαρτοφυλακίου είναι να διαθέσει αυτούς τους πόρους για να βοηθήσει την εταιρεία να αποκομίσει το μεγαλύτερο κέρδος. Το PPM μπορεί επίσης να βοηθήσει τους διαχειριστές να καθορίσουν τη βέλτιστη μίξη και την αλληλουχία των προτεινόμενων έργων, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη παράγοντες του πραγματικού κόσμου.
Όταν οι οργανισμοί αναλαμβάνουν έργα, συχνά δεσμεύονται για σημαντικά επίπεδα επενδύσεων. Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων παρομοιάζεται μερικές φορές με τη διαχείριση χαρτοφυλακίου καθώς και οι δύο απαιτούν την επίβλεψη των επενδύσεων. Το PPM συχνά επιτρέπει στους διαχειριστές να βελτιστοποιούν, να εξισορροπούν και να προσαρμόζουν συνεχώς τα χαρτοφυλάκια τους, επιτυγχάνοντας έτσι μεγαλύτερες αποδόσεις μειώνοντας παράλληλα τον συνολικό κίνδυνο.
Συγκεκριμένα εργαλεία, εφαρμογές λογισμικού και διαδικασίες παρέχουν συχνά τη βάση για τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων. Για παράδειγμα, η χρήση δέντρων αποφάσεων με κόμβους διακλάδωσης μπορεί να περιγράφει λεπτομερώς κάθε πιθανό έργο σε σχέση με τον προϋπολογισμό ενός χαρτοφυλακίου. Οι διαχειριστές είναι επομένως πιθανό να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποφασίσουν ποια έργα μπορούν και ποια έργα δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά. Ένα άλλο εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει μια κεντρική κυκλική προβολή έργων όπου τα ανθυγιεινά, χαμηλής αξίας ή διπλότυπα έργα υποβιβάζονται στο εξωτερικό του κύκλου. Τα μέλη της ομάδας διαχείρισης έργου μπορούν στη συνέχεια να υπολογίσουν τις εκτιμώμενες αποδόσεις της επένδυσης για όλα τα έργα και να δημοσιεύσουν ένα στιγμιότυπο της αναμενόμενης απόδοσης του χαρτοφυλακίου για να μετρήσουν ποια έργα είναι πιο σημαντικά.
Οι διάφορες μετρήσεις και στρατηγικές που παρέχονται από το PPM μπορούν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να επιτύχουν συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους. Για παράδειγμα, αντί να επικεντρώνονται μόνο στο μάρκετινγκ και την ανάπτυξη έργων, οι αρχές του PPM συνήθως ενσωματώνουν πρόσθετους κρίσιμους παράγοντες όπως η χρηματοδότηση, η ζήτηση των πελατών και η κατανάλωση των πόρων της εταιρείας. Έτσι, η απόφαση για επένδυση και οι διαδικασίες για να προχωρήσουμε σε ένα έργο μπορεί να αντικατοπτρίζουν συγκρίσεις οφέλους με κόστος.
Ένα άλλο σαφές χαρακτηριστικό του PPM είναι η ικανότητά του να αξιολογεί και να ιεραρχεί έργα. Κάθε έργο που επιλέγεται από μια εταιρεία συχνά χρειάζεται να αξιολογείται ως προς την επιχειρηματική του αξία και την τήρηση της πολιτικής. Καθώς επεκτείνονται οι επιχειρηματικές δυνατότητες μιας εταιρείας, το χαρτοφυλάκιό της πιθανότατα θα αυξηθεί επίσης. Έτσι, η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων συχνά βοηθά τις εταιρείες να απορρίψουν εργασίες που εξαντλούν τους πόρους και να αποδεχτούν έργα που έχουν νόημα από άποψη χρόνου και χρήματος.
Ενώ η γνώση της ατομικής απόδοσης κάθε έργου είναι σημαντική, ο αντίκτυπος κάθε έργου στο ίδιο το χαρτοφυλάκιο είναι εξίσου σημαντικός. Ένας διαχειριστής έργου είναι επομένως πιθανό να καθορίσει πώς κάθε έργο συμβάλλει στη συνολική επίτευξη του χαρτοφυλακίου, εάν κάποιο έργο μπορεί να προκαλέσει αρνητικό αντίκτυπο στα έργα που θα ακολουθήσουν και ποια έργα του χαρτοφυλακίου εξαρτώνται από άλλα. Η εργασία σε αυτό το επίπεδο μπορεί να απαιτεί τη σύνοψη βασικών δεδομένων για την αποφυγή υπερφόρτωσης πληροφοριών. Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων μπορεί επομένως να παρέχει μια σύνοψη της απόδοσης και της προόδου καθώς και μια μέτρηση των εκτιμήσεων έναντι του πραγματικού κόστους.
Οι διαδικασίες διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων θεωρούνται συχνά πολύτιμες σε περιόδους οικονομικής δυσπραγίας, αλλά ορισμένες εταιρείες εφαρμόζουν αυτές τις στρατηγικές ως καθημερινές πρακτικές. Χωρίς PPM, ένας οργανισμός μπορεί να αντιμετωπίσει επικαλυπτόμενα ή περιττά έργα, έργα που λειτουργούν με πολλαπλούς σκοπούς ή αυτά που δεν ευθυγραμμίζονται με επιχειρηματικές στρατηγικές. Τέτοιες παγίδες είναι πιθανό να συμβούν επειδή κάθε έργο μπορεί να φαίνεται καλό σε χαρτί, αλλά οι πραγματικές τιμές μπορεί να μην είναι ορατές μέχρι να αναλυθούν με εργαλεία που βασίζονται στα αποτελέσματα.