Ένα προξενικό τιμολόγιο αναφέρει λεπτομερώς το περιεχόμενο μιας αποστολής και βεβαιώνει ότι δεν περιέχει παράνομα ή αμφισβητούμενα αντικείμενα. Παρασκευάζεται από προξενικό υπάλληλο που εργάζεται στο προξενείο της χώρας εισαγωγής στη χώρα προέλευσης. Το έγγραφο είναι γραμμένο στη γλώσσα που χρησιμοποιείται από τη χώρα εισαγωγής για να διασφαλίσει ότι οι τελωνειακοί υπάλληλοι μπορούν να το διαβάσουν και να το κατανοήσουν, και περιλαμβάνει μια σφραγίδα που επιβεβαιώνει ότι είναι επίσημο. Τέτοια έγγραφα μπορεί να απαιτούνται για ορισμένες εισαγωγές και μπορούν να προταθούν σε άλλες περιπτώσεις.
Οι εταιρείες που προετοιμάζουν διεθνείς αποστολές χρειάζονται έναν αριθμό εγγράφων. Εάν απαιτείται προξενικό τιμολόγιο, συνήθως πρέπει να κλείσουν ραντεβού με έναν υπάλληλο, ο οποίος θα εξετάσει το περιεχόμενο της αποστολής και θα ετοιμάσει ένα έγγραφο. Η χώρα εισαγωγής μπορεί να απαιτήσει τη χρήση ειδικού εντύπου, το οποίο μπορεί να παρέχεται από το εθνικό της προξενείο. Σημειώνονται επίσης τυχόν τέλη που καταβάλλονται για τη σύνταξη του προξενικού τιμολογίου, για την εξάλειψη σύγχυσης ή διαφωνιών.
Οι τελωνειακοί υπάλληλοι χρησιμοποιούν αυτό το έγγραφο για να καθορίσουν τα κατάλληλα τιμολόγια, δασμούς και άλλες χρεώσεις σε σχέση με μια αποστολή. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό και να επιβεβαιώσετε ότι η φόρμα είναι πλήρως συμπληρωμένη. Προβλήματα με το προξενικό τιμολόγιο ενδέχεται να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις στην αποβάθρα ή την αποθήκη, οπότε η αποστολή μπορεί να κρατηθεί μέχρι να επιλυθούν. Με φθαρτά ή κρίσιμα είδη, αυτό θα μπορούσε να δημιουργήσει σημαντικά προβλήματα στον εισαγωγέα.
Κατά την προετοιμασία για αποστολή διεθνώς, μια εταιρεία μπορεί να συμβουλευτεί μια εταιρεία ή δικηγόρο τρίτου που ειδικεύεται σε αυτήν την υπηρεσία, εάν δεν χειρίζεται τακτικά τέτοιες αποστολές. Κάθε χώρα έχει τις δικές της απαιτήσεις εισαγωγής και εάν ο εξαγωγέας δεν τις τηρήσει, μπορεί να είναι υπεύθυνος για τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν από τον πελάτη. Η μη λήψη προξενικού τιμολογίου, για παράδειγμα, μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμο που θα έπρεπε να πληρώσει ο εξαγωγέας. Ομοίως, εάν ένα έντυπο είναι ελλιπές και χρειάζεται να υποβληθεί ξανά σε επεξεργασία η γραφειοκρατία, ο πελάτης μπορεί να θεωρήσει τον εξαγωγέα οικονομικά υπεύθυνο για τυχόν απώλειες.
Κατά τη δημιουργία του παραστατικού παράγονται πολλαπλά αντίγραφα ενός προξενικού τιμολογίου. Ένα θα πρέπει να επισυναφθεί στην αποστολή, μαζί με οποιαδήποτε άλλη τεκμηρίωση. Οι εξαγωγείς συνήθως διατηρούν επίσης τουλάχιστον ένα αντίγραφο για τα αρχεία τους, ως προσωπική αναφορά για χρήση σε σχέση με τη χρέωση και άλλες δραστηριότητες. Μπορούν να στείλουν ένα επιπλέον αντίγραφο στον εισαγωγέα μαζί με άλλες πληροφορίες σχετικά με την αποστολή. Αντίγραφα μπορούν επίσης να επισυναφθούν στην αποστολή για διατήρηση στο τελωνείο και σε άλλες στάσεις κατά τη διάρκεια της διαδρομής.