Ένα σύστημα συνάντησης είναι μια τεχνική που χρησιμοποιείται για να γίνουν πιο ομαλά οι συνεδριάσεις, τα συνέδρια ή άλλες συγκεντρώσεις ατόμων, να ληφθούν αμοιβαία αποδεκτές αποφάσεις ή να επιτευχθεί άλλως ένας στόχος. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα συνεδριάσεων που είναι διαθέσιμα για εταιρείες, ομίλους ή κυβερνητικούς φορείς για να διευκολύνουν αποτελεσματικά τις συναντήσεις. Το σύστημα συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται συχνά αποφασίζεται από τη διοίκηση μιας εταιρείας ή συμφωνείται με πλειοψηφία εντός μιας ομάδας. Ένα σύστημα μπορεί να είναι δομημένο ή αδόμητο και συχνά δεσμεύεται από ορισμένους κανόνες και χρονικούς περιορισμούς.
Το “Robert’s Rules of Order” είναι ένα κοινό σύστημα συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες και κοινοβουλευτικά όργανα. Το σύστημα αναπτύχθηκε στις αρχές του 20ού αιώνα και χρησιμοποιεί μια σειρά κανόνων για τον τρόπο διεξαγωγής μιας συνάντησης. Οι συνεδριάσεις που γίνονται με τον Κανονισμό Τάξης του Robert έχουν συχνά μια έδρα ή πρόεδρο που επιβλέπει τις εκδηλώσεις. Οι κανόνες ρυθμίζουν ποιος θα μιλήσει, πόσος χρόνος θα πάρει αυτό το άτομο, πώς ψηφίζονται τα θέματα και τη σειρά των γεγονότων εντός της συνάντησης. Το σύστημα μπορεί να τροποποιηθεί για να καλύψει τις ανάγκες μιας εταιρείας ή να τροποποιηθεί από μια κυβερνητική οντότητα που το χρησιμοποιεί. Το πλεονέκτημα αυτού του τύπου συστήματος είναι ότι συχνά αποτρέπει τη μακρόχρονη συζήτηση από τη μονοπώληση του χρόνου στις συνεδριάσεις και παρέχει μια ομαλή διαδικασία για την επίτευξη των στόχων. Το μειονέκτημα είναι ότι οι κανόνες είναι περίπλοκοι και μακροχρόνιοι και επομένως πολλοί εργαζόμενοι ενδέχεται να μην είναι εξοικειωμένοι με ολόκληρο το σύστημα.
Ο ανοιχτός χώρος είναι ένα σύστημα συσκέψεων το οποίο είναι πολύ λιγότερο δομημένο και χρησιμοποιείται συχνά από μια εταιρεία σε συνέδριο, υποχώρηση ή ακόμα και σε εβδομαδιαία συνάντηση προσωπικού. Σύμφωνα με αυτό το σύστημα, ένας στόχος ή πολλαπλοί στόχοι παρέχονται στην αρχή στους συμμετέχοντες. Τα άτομα που παρακολουθούν στη συνέχεια χωρίζονται σε ομάδες και χρησιμοποιούν δημιουργικές διαδικασίες για να προσπαθήσουν να επιτύχουν τον στόχο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Ένα σύστημα συνεδριάσεων ανοιχτού χώρου είναι αποτελεσματικό για να εμπλέξει τους περισσότερους υπαλλήλους ή συμμετέχοντες στη διαδικασία, αλλά η έλλειψη δομής σε αυτό το σύστημα μπορεί να μην είναι κατάλληλη για κάθε εταιρεία.
Οι εταιρείες που έχουν υπαλλήλους σε πολλαπλές γεωγραφικές τοποθεσίες μπορούν συχνά να χρησιμοποιούν ένα διαδικτυακό σύστημα συνάντησης. Ιστότοποι ή προγράμματα λογισμικού επιτρέπουν σε ένα άτομο να φιλοξενήσει μια συνάντηση μέσω Διαδικτύου. Αυτά τα προγράμματα έχουν συχνά ένα σύστημα ψηφοφορίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αποφασίσει για θέματα και επιτρέπει στους συμμετέχοντες να συμμετέχουν μέσω διαδικτυακής συνομιλίας ή μέσω τεχνολογίας φωνής. Ο οικοδεσπότης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το σύστημα συσκέψεων για να απενεργοποιήσει τις τηλεφωνικές κλήσεις των συμμετεχόντων και να αποφασίσει για τη σειρά των συμβάντων και το ποιος μπορεί να μιλήσει πότε. Αυτά τα συστήματα συχνά επιτρέπουν στους χρήστες να κάνουν παρουσιάσεις στο PowerPoint, να εμφανίζουν βίντεο και να χρησιμοποιούν τεχνολογία κοινής χρήσης οθόνης για εκπαιδευτικούς σκοπούς και για την επίτευξη άλλων στόχων συνάντησης.
SmartAsset.