Ενώ οι δύο όροι χρησιμοποιούνται μερικές φορές εναλλακτικά, η διαδικτυακή και η βιντεοδιάσκεψη είναι στην πραγματικότητα δύο διαφορετικά προϊόντα επικοινωνίας. Ενώ και τα δύο προϊόντα μπορεί να χρησιμοποιούν βίντεο με κάποιο τρόπο, το καθένα έχει ορισμένες εφαρμογές που τα καθιστούν ιδανικά για συγκεκριμένες καταστάσεις. Η τεχνολογία που χρησιμοποιείται για διαδικτυακή και βιντεοδιάσκεψη είναι επίσης ελαφρώς διαφορετική, κάτι που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την επιλογή της διεξαγωγής μιας συνάντησης που μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση οποιουδήποτε προϊόντος.
Η τηλεδιάσκεψη είναι ένα εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να παρέχει ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα. Συνήθως, αυτός ο τύπος διάσκεψης θα παρέχει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες που συγκεντρώνονται σε δύο ή περισσότερες τοποθεσίες να δουν και να ακούσουν ο ένας τον άλλον κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αυτός ο τύπος συγκέντρωσης σε πραγματικό χρόνο διευκολύνεται συνήθως με τη χρήση μιας γέφυρας τηλεδιάσκεψης που είναι ικανή να υποστηρίζει τόσο ένα ηχητικό σήμα όσο και μια ζωντανή ροή βίντεο. Ανάλογα με το επίπεδο πολυπλοκότητας του εμπλεκόμενου εξοπλισμού βίντεο, τόσο ο συντονιστής της σύσκεψης όσο και οι συμμετέχοντες ενδέχεται να μπορούν να χωρίσουν την οθόνη προβολής για να δουν όλα τα μέρη ταυτόχρονα.
Μια βασική διαφορά μεταξύ διαδικτυακής και τηλεδιάσκεψης είναι ο εξοπλισμός που απαιτείται για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης. Ενώ ορισμένες εταιρείες διατηρούν τον δικό τους εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, αυτή μπορεί να είναι μια αρκετά δαπανηρή προσέγγιση. Πολλές επιχειρήσεις θα χρησιμοποιήσουν αίθουσες συνεδριάσεων που είναι διαθέσιμες τοπικά, πραγματοποιώντας συνήθως αυτό που είναι γνωστό ως πιστοποίηση τοποθεσίας κάποια στιγμή πριν από τη ζωντανή συνάντηση. Αυτή είναι απλώς μια δοκιμή στην οποία ο πάροχος της βιντεοδιάσκεψης συνδέεται με καθεμία από τις αίθουσες συνεδριάσεων για να βεβαιωθεί ότι ο εξοπλισμός είναι συμβατός με τη γέφυρα συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται για την ενορχήστρωση της συνάντησης, τόσο ως προς την ποιότητα της οπτικής μετάδοσης όσο και ηχητική ευκρίνεια. Αυτό μπορεί να είναι σημαντικό σε πολλά σενάρια, όπως η λήψη επίσημης κατάθεσης ή η διεξαγωγή οποιασδήποτε συνάντησης στην οποία η ικανότητα να βλέπει κανείς πρόσωπα είναι εξίσου σημαντική με τις λέξεις που λέγονται.
Η διαδικτυακή διάσκεψη είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο που καθιστά δυνατή την κοινή χρήση δεδομένων καθώς και ηχητικές μεταδόσεις ως μέρος μιας συνάντησης. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να έχουν τη μορφή κάποιου είδους βίντεο, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν κοινή χρήση εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων. Επιπλέον, η διαδικτυακή διάσκεψη περιλαμβάνει συχνά ένα ευρύτερο φάσμα εργαλείων που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας συντονιστής για τον έλεγχο μιας σύσκεψης. Σε αντίθεση με την τηλεδιάσκεψη, συνήθως δεν απαιτείται ειδικός εξοπλισμός. Μπορείτε να παρακολουθήσετε μια διάσκεψη Ιστού χρησιμοποιώντας σχεδόν οποιονδήποτε υπολογιστή με σύνδεση στο Διαδίκτυο και επαρκή ποσότητα πόρων για την υποστήριξη της μεταφοράς δεδομένων. Οι διασκέψεις Ιστού μπορεί να περιλαμβάνουν ροή ήχου σε όλο τον Ιστό ή να κάνουν χρήση ανεξάρτητης σύνδεσης μέσω τηλεφωνικής γραμμής.
Τόσο η διαδικτυακή όσο και η τηλεδιάσκεψη είναι βιώσιμα επιχειρηματικά εργαλεία που είναι ιδανικά για ορισμένες εφαρμογές. Όταν το οπτικό τμήμα είναι ζωντανό, όπως για να βοηθήσουν τεχνικούς να βοηθήσουν έναν πελάτη να επισκευάσει ένα κομμάτι μηχανήματος από απομακρυσμένη τοποθεσία, η ζωντανή βιντεοδιάσκεψη είναι απαραίτητη. Ταυτόχρονα, μια διαδικτυακή διάσκεψη θα λειτουργήσει καλά όταν εμφανίζει μια παρουσίαση ή επιτρέπει σε πολλά άτομα σε απομακρυσμένες τοποθεσίες να συνεργάζονται σε ένα έγγραφο ταυτόχρονα. Συνήθως, υπάρχει επίσης διαφορά κόστους μεταξύ της διαδικτυακής και της βιντεοδιάσκεψης, με την επιλογή της διάσκεψης Ιστού να είναι η πιο προσιτή επιλογή. Αυτό αλλάζει γρήγορα καθώς το κόστος της τηλεδιάσκεψης και ο απαιτούμενος εξοπλισμός συνεχίζει να μειώνεται καθώς η νεότερη τεχνολογία καθιστά δυνατή αυτή την επιλογή για ακόμη μικρότερες εταιρείες.