Οι περισσότερες εταιρείες πρέπει να ασχοληθούν με τις ταμειακές ροές και για να παρακολουθούν τη χρέωση και τις ροές εισοδήματος, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τιμολόγια. Ένα τιμολόγιο είναι ένας λογαριασμός που περιγράφει λεπτομερώς τις υπηρεσίες που παρέχονται ή τα προϊόντα που αγοράζονται και το συνολικό κόστος τους. Αυτά μπορεί να προέρχονται από εξωτερικούς προμηθευτές της εταιρείας ή να εκδίδονται από την εταιρεία σε άλλες εταιρείες ή πελάτες. Ένα βιβλίο τιμολογίων είναι ένας τρόπος για να διατηρήσετε όλα αυτά τα τιμολόγια οργανωμένα και αποθηκευμένα. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση μπορεί να τηρεί τιμολόγια, συμπεριλαμβανομένων φορολογικών σκοπών, ανάλυσης ταμειακών ροών και τήρησης αρχείων.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από την τήρηση ενός βιβλίου τιμολογίων. Στις ΗΠΑ και σε άλλες περιοχές, ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να μπορούν να αφαιρέσουν πολλές από τις αγορές τους καθ ‘όλη τη διάρκεια του έτους κατά την κατάθεση φόρων. Όταν γίνει αυτό, υπάρχει πιθανότητα οι εταιρείες να πρέπει να αποδείξουν ότι αυτές οι αγορές έγιναν και ότι πληρώθηκε ένα συγκεκριμένο ποσό. Μια άλλη καλή στιγμή για να οργανώσετε αρχεία τιμολογίων σε ένα βιβλίο τιμολογίων είναι όταν αναλύετε τις ταμειακές ροές. Οι περισσότερες εταιρείες θα εξετάζουν τις ταμειακές ροές μία φορά κάθε τρίμηνο και τα τιμολόγια μπορούν να δείξουν από πού πηγαίνουν και προέρχονται χρήματα.
Η συνολική τήρηση αρχείων είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος διατήρησης ενός βιβλίου τιμολογίων. Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να δείξετε σε έναν προμηθευτή αυτό που έχει πληρωθεί ή να δείξετε σε έναν πελάτη αυτό που δεν έχει πληρωθεί. Αυτά τα βιβλία μπορούν να οργανωθούν με οποιονδήποτε τρόπο που ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας. Όταν προκύψει ανάγκη, η κατοχή των τιμολογίων σε βολική τοποθεσία μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης ή διαφωνιών.
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό λογισμικό τιμολογίων. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει με πολλούς τρόπους και πάλι επιτρέπει στην εταιρεία να οργανώσει και να περιέχει τα τιμολόγια με τον τρόπο που τους ταιριάζει. Η ηλεκτρονική τήρηση αρχείων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χώρο και συνήθως υπάρχουν πολλοί τύποι λογισμικού που διατίθενται σε πολλές κατηγορίες τιμών.
Ακόμα άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν χάρτινα και ηλεκτρονικά τιμολόγια. Ένα βιβλίο τιμολογίων μπορεί να περιέχει το χαρτί, που ονομάζεται επίσης φυσικό τιμολόγιο. Τα ηλεκτρονικά βιβλία ενδέχεται να έχουν σαρώσει αντίγραφα αυτών των τιμολογίων ή απλώς να έχουν εισαχθεί και οργανωθεί τα δεδομένα από αυτά για γρήγορη έρευνα. Υπάρχουν πλεονεκτήματα και για τα δύο, και ωστόσο μια εταιρεία επιλέγει να αποθηκεύει τα τιμολόγιά της είναι απόλυτα στις ανάγκες της.
Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να χρησιμοποιούν πολλά τιμολόγια σε καθημερινή βάση. Πολλές φορές, αυτά τα τιμολόγια είναι μικρότερα και περισσότερα μπορούν να παραταχθούν στο βιβλίο τιμολογίων. Γενικά συνιστάται σε μια εταιρεία να αποθηκεύει τιμολόγια μεταξύ τριών και επτά ετών. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει πολλές στοίβες βιβλίων, τα οποία μπορεί να φυλάσσονται σε ένα εντελώς ξεχωριστό δωμάτιο ή κτίριο.
SmartAsset.