Η διαχείριση τιμολογίων είναι μια εσωτερική επιχειρηματική λειτουργία που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση εγγράφων από προμηθευτές ή προμηθευτές. Τα τιμολόγια αντιπροσωπεύουν ένα έγγραφο προέλευσης στη λογιστική. Τα έγγραφα προέλευσης περιγράφουν συγκεκριμένες πληροφορίες που σχετίζονται με μια οικονομική συναλλαγή. Οι προμηθευτές παρέχουν συνήθως εξωτερικές υπηρεσίες, όπως συντήρηση, βοηθητικά προγράμματα, είδη γραφείου ή διαφημίσεις σε επιχειρήσεις. Οι προμηθευτές αντιπροσωπεύουν εταιρείες που παρέχουν στις επιχειρήσεις οικονομικούς πόρους. Οι οικονομικοί πόροι περιλαμβάνουν τις πρώτες ύλες και την άμεση εργασία που απαιτούνται για την παραγωγή καταναλωτικών αγαθών ή υπηρεσιών. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν διαδικασίες διαχείρισης τιμολογίων για να διασφαλίσουν ότι οι προμηθευτές και οι προμηθευτές λαμβάνουν έγκαιρα πληρωμές.
Μια κοινή διαδικασία διαχείρισης τιμολογίων είναι το σύστημα αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων που βρίσκεται σε συναρτήσεις πληρωτέων λογαριασμών. Οι παραγγελίες αγοράς αντιπροσωπεύουν τις εσωτερικές πληροφορίες της εταιρείας που παρέχουν στα άτομα συγκεκριμένη εξουσιοδότηση για αγορά προϊόντων από προμηθευτές ή προμηθευτές. Δύο αντίγραφα εντολών αγοράς υπάρχουν συνήθως σε μια επιχείρηση. Ένα αποστέλλεται στον προμηθευτή ή τον προμηθευτή και ένα διατηρείται στο λογιστικό τμήμα της εταιρείας. Αυτό το έγγραφο τίθεται σε εφαρμογή αργότερα κατά τη διαδικασία διαχείρισης τιμολογίων.
Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν λογισμικό επιχειρηματικής τεχνολογίας μπορούν να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά αντίγραφα εντολών αγοράς. Αντί να διατηρούν ένα αντίγραφο σε χαρτί σε ένα αρχείο, οι εταιρείες μπορούν να σαρώσουν αυτές τις πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων διακομιστή. Αυτό επιτρέπει στα άτομα να αναθεωρήσουν ή να ανακτήσουν την εντολή αγοράς όπως απαιτείται. Το επιχειρηματικό λογισμικό μπορεί επίσης να αυξήσει την ακρίβεια των πληροφοριών παραγγελίας αγοράς.
Το δεύτερο έγγραφο στο σύστημα διαχείρισης τιμολογίων τριών αγώνων είναι το εισιτήριο παραλαβής. Το εισιτήριο παραλαβής και δηλώνει ότι όλα τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραλήφθηκαν από την εταιρεία σύμφωνα με την εντολή αγοράς. Η λήψη εισιτηρίων είναι συνήθως ευθύνη της αποθήκης της εταιρείας ή του διοικητικού προσωπικού. Αντίγραφο της εντολής αγοράς και του εισιτηρίου παραλαβής αποστέλλεται στη λογιστική για την οριστικοποίηση της πληρωμής του τιμολογίου.
Πολλοί προμηθευτές και προμηθευτές προσφέρουν στους πελάτες 30 ημέρες για να πληρώσουν πριν εκτιμήσουν τα τέλη και τους τόκους για τα μη καταβληθέντα υπόλοιπα. Οι πληρωτέοι υπάλληλοι θα καταθέσουν το εισιτήριο παραλαβής και την εντολή αγοράς σε ένα εκκρεμή αρχείο. Μόλις λάβει το τελικό τιμολόγιο του πωλητή που ζητάει πληρωμή, ο υπόχρεος πληρωμής θα ταιριάξει και με τα τρία έγγραφα για να διασφαλίσει ότι οι πληροφορίες ταιριάζουν. Η αντιστοίχιση των πληροφοριών κάθε εγγράφου είναι η ουσία του συστήματος διαχείρισης τιμολογίων τριών κατευθύνσεων. Οι εταιρείες σπάνια πληρώνουν προμηθευτές ή προμηθευτές εάν τα έγγραφα δεν ταιριάζουν. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωμής λογαριασμών, οι υπάλληλοι θα κόψουν μια επιταγή για το τιμολόγιο, θα ζητήσουν υπογραφή από τον κάτοχο ή τον κατάλληλο διαχειριστή και θα στείλουν την επιταγή μέσω ταχυδρομείου.
Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν προσαρμοσμένα συστήματα διαχείρισης τιμολογίων. Οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές επιχειρήσεων θα αναπτύξουν ένα σύστημα που θα υποστηρίζει καλύτερα τις λειτουργίες του γραφείου και της λογιστικής τους. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί που λαμβάνουν αρκετές εκατοντάδες τιμολόγια κάθε μήνα μπορεί να επιθυμούν ένα απλούστερο σύστημα από την αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων. Η διαχείριση τιμολογίων δεν απαιτεί από όλες τις εταιρείες να χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα.
SmartAsset.