Τα τμήματα διανομής είναι τμήματα επιφορτισμένα με την ευθύνη της παραλαβής ειδών που παραγγέλλονται από τους πωλητές και της διεύθυνσης αυτών των ειδών στο κατάλληλο τμήμα ή τμήμα μιας εταιρείας. Η ιδέα είναι να δημιουργηθεί μια κατάσταση όπου όλα τα αγαθά θα λογιστικοποιούνται από τη στιγμή της παράδοσής τους, μέχρι και τη στιγμή που θα εκδοθούν σε μια συγκεκριμένη μονάδα της επιχείρησης. Η χρήση τμήματος διανομής καθιστά πολύ εύκολη τη διαχείριση του κόστους και τη μείωση των δυνατοτήτων αποβλήτων, καθώς και την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας καθυστέρησης της παραγωγής λόγω της προώθησης αγαθών σε λάθος τμήμα κατά τη στιγμή της παράδοσης.
Το μέγεθος και το εύρος ενός τμήματος διανομής ποικίλλει από τη μια επιχειρηματική ρύθμιση στην άλλη. Γενικά, τα εισερχόμενα αγαθά γίνονται αποδεκτά από ένα τμήμα παραλαβής, το οποίο επαληθεύει ότι τα λαμβανόμενα αγαθά είναι του ίδιου τύπου και ποσότητας όπως αντικατοπτρίζονται στα συνοδευτικά έγγραφα. Από εκεί, τα προϊόντα τοποθετούνται σε χώρο αποθήκευσης και τα έγγραφα προωθούνται στο τμήμα διανομής. Εκεί, εκείνοι που εμπλέκονται στη διαδικασία διαχείρισης διανομής λαμβάνουν ρυθμίσεις για την προώθηση των προϊόντων που παραλαμβάνονται στα κατάλληλα τμήματα ή τμήματα της εταιρείας. Μόλις παραδοθούν τα αγαθά στο σωστό τμήμα, το προσωπικό διανομής καταγράφει την ημερομηνία και την ώρα της παράδοσης, ο οποίος παρέλαβε τα αγαθά και στη συνέχεια σημειώνει τη συναλλαγή ως ολοκληρωμένη.
Η χρήση ενός τμήματος διανομής είναι επωφελής με πολλούς τρόπους. Πρώτον, το τμήμα προσθέτει ένα άλλο επίπεδο ασφάλειας, επειδή ο στενός έλεγχος του τόπου που βρίσκονται τα παραληφθέντα αγαθά στον αγωγό της εταιρείας βοηθά στη μείωση της πιθανότητας κλοπής εργαζομένων. Η ποσότητα των εμπορευμάτων πρέπει να ταιριάζει με αυτά που εμφανίζονται ως παραλαμβανόμενα από το τμήμα παραλαβής και πρέπει επίσης να συμφωνεί με τις ποσότητες που εκδίδονται ή διανέμονται σε διάφορα τμήματα της δομής της εταιρείας. Εάν υπάρχει κάποιο είδος διακύμανσης, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να προσδιορίσετε πού συνέβη η διακύμανση, και έτσι να διευκολύνετε τον εντοπισμό του ποιος μπορεί να έκλεψε τα αγαθά.
Συνήθως υπάρχουν αρκετές θέσεις εργασίας στο τμήμα διανομής κοινές σε αυτόν τον τύπο λειτουργίας. Μαζί με έναν διευθυντή τμήματος, ένας ή περισσότεροι φορείς διανομής είναι συνήθως μέρος της ομάδας διανομής. Οι φορείς εκμετάλλευσης συχνά συνεργάζονται με το τμήμα παραλαβής για να επαληθεύσουν ποσότητες και είδη αγαθών, να βεβαιωθούν ότι βρίσκονται στη σωστή τοποθεσία ενώ εκκρεμεί η διανομή σε άλλες περιοχές της εταιρείας και προετοιμάζουν τα έγγραφα που επιτρέπουν την απομάκρυνση των εμπορευμάτων από την αποθήκευση και μεταφορά τους στον προορισμό τους. Ορισμένοι φορείς εκμετάλλευσης ενδέχεται να επικεντρωθούν περισσότερο στον πραγματικό χειρισμό των αγαθών, ενώ άλλοι αντιμετωπίζουν τα γραφικά βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία διανομής.
SmartAsset.