Ένας αρχειοθέτης φωτογραφιών είναι συνήθως υπεύθυνος για την οργάνωση μιας ομάδας φωτογραφιών με τρόπο ολοκληρωμένο και ουσιαστικό. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με διάφορους τρόπους και μπορεί να περιλαμβάνει χρονολογική σειρά και οργάνωση των φωτογραφιών σε κατηγορίες με βάση το θέμα ή τον φωτογράφο. Μόλις ολοκληρωθεί η οργάνωση, τότε ένας αρχειοφύλακας είναι συχνά υπεύθυνος για να διασφαλίσει ότι το νόημα και ο σκοπός των διαφόρων εικόνων αποτυπώνονται μέσω της συναρμολόγησης εγγραφών και σημειώσεων για κάθε εικόνα. Ένας αρχειοθέτης φωτογραφιών μπορεί επίσης να εργαστεί σε ψηφιακό μέσο, χρησιμοποιώντας ψηφιακές φωτογραφίες και αρχεία υπολογιστή για να οργανώσει δεδομένα με ουσιαστικό και αποτελεσματικό τρόπο.
Τα καθήκοντα και οι ευθύνες ενός αρχειοθέτη φωτογραφιών μπορεί να διαφέρουν κάπως, ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες του οργανισμού απασχόλησης. Σε γενικές γραμμές, ωστόσο, το έργο ενός αρχειοφύλακα ξεκινά συχνά με τη συλλογή και οργάνωση μιας σειράς φωτογραφιών που αποτελούν μέρος μιας συλλογής. Αυτή η αρχική εργασία μπορεί να είναι απίστευτα περίπλοκη εάν μια ομάδα έχει χιλιάδες ή και εκατομμύρια φωτογραφίες που πρέπει να αρχειοθετηθούν και να γίνουν προσβάσιμες.
Η σωστή οργάνωση από έναν αρχειοθέτη φωτογραφιών συχνά περιλαμβάνει όχι μόνο τη σύγκλιση των διαφόρων φωτογραφιών, αλλά και τον προσδιορισμό του καλύτερου τρόπου με τον οποίο μπορούν να παραγγελθούν. Αυτό μπορεί να εξαρτηθεί από τον τρόπο που ένας οργανισμός θέλει να αρχειοθετήσει τις φωτογραφίες, αν και η χρονολογική σειρά είναι αρκετά συνηθισμένη. Ο προσδιορισμός της κατάλληλης χρονολογίας για τις φωτογραφίες μπορεί να είναι δύσκολος, ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθούν πρόσθετες μέθοδοι. Οι φωτογραφίες μπορούν να οργανωθούν με βάση τα θέματα των εικόνων ή το άτομο που έβγαλε τη φωτογραφία ή να ταξινομηθούν βάσει πολλαπλών κατηγοριών με διαφορετικά επίπεδα σημασίας.
Μόλις οι εικόνες οργανωθούν σωστά, τότε ένας αρχειοθέτης φωτογραφιών συνήθως καθορίζει το νόημα ή το σκοπό τους. Οι συλλεγμένες εικόνες, για παράδειγμα, μπορούν να συνοδεύονται από σημειώσεις που υποδεικνύουν ποιος τράβηξε κάθε φωτογραφία και το θέμα της κάθε μιας. Επιπρόσθετες πληροφορίες μπορούν να παρέχονται για να επεκταθούν σε αυτό, δίνοντας συχνά λεπτομέρειες σχετικά με την έννοια ενός φωτογραφημένου αντικειμένου ή τον σκοπό του. Αυτό διασφαλίζει ότι οι εικόνες μέσα σε ένα αρχείο θα έχουν νόημα στο μέλλον.
Ένας αρχειοφύλακας φωτογραφιών μπορεί επίσης να συνεργαστεί με ψηφιακές φωτογραφίες, οργανώνοντας και προσθέτοντας σημειώσεις σε αυτές σε ένα ψηφιακό μέσο. Αυτό μπορεί να γίνει καθαρά σε υπολογιστή, από έναν αρχειοθέτη που προσθέτει σημειώσεις σε ψηφιακά αρχεία, οργανώνει εικόνες σε διάφορους υποφακέλους και αποθηκεύει τις φωτογραφίες σε έναν σκληρό δίσκο. Ωστόσο, η αρχειοθέτηση αυτή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει εξωτερικά μέσα, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης πρόσθετων συσκευών αποθήκευσης ή δίσκων πολυμέσων. Αυτό διασφαλίζει ότι μια εγγραφή εικόνων και σημειώσεων διατηρείται από έναν αρχειοθέτη φωτογραφιών τόσο σε αντίγραφο ασφαλείας όσο και ως πρωτότυπο.