Ένας πιστοποιημένος διαχειριστής λογισμικού κατέχει την επίσημη πιστοποίηση που εκδίδεται από την Ένωση Βιομηχανίας Λογισμικού και Πληροφοριών (SIIA) και διαχειρίζεται τις άδειες λογισμικού μιας εταιρείας. Διενεργεί έρευνες για να διασφαλίσει ότι η εταιρεία ακολουθεί τους όρους αδειοδότησης που εκδίδονται από κάθε προμηθευτή λογισμικού και μαθαίνει συγκεκριμένους νόμους περί πνευματικών δικαιωμάτων για την πρόληψη νομικών ζητημάτων. Ο πιστοποιημένος διαχειριστής λογισμικού συλλέγει πληροφορίες από ελέγχους και καταλήγει σε ένα πρόγραμμα διαχείρισης λογισμικού που η εταιρεία μπορεί να ακολουθήσει με επιτυχία. Είναι επίσης σύνηθες για τους επαγγελματίες που κατέχουν τον τίτλο να κάνουν περισσότερα από τη διαχείριση λογισμικού. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού, οι διαχειριστές συστήματος και οι νομικοί επαγγελματίες μπορούν να κατέχουν τον τίτλο του πιστοποιημένου διαχειριστή λογισμικού.
Η αξιολόγηση των τοπικών νόμων περί πνευματικών δικαιωμάτων και η προσεκτική εξέταση των συμφωνιών αδειοδότησης είναι τα πρώτα βήματα για τη διαχείριση λογισμικού. Σε εταιρείες με μεγάλο αριθμό υπολογιστών, πιστοποιημένοι διαχειριστές λογισμικού αφιερώνουν μεγάλο μέρος του χρόνου τους διασφαλίζοντας ότι το λειτουργικό σύστημα και οι εφαρμογές κάθε υπολογιστή έχουν έγκυρες άδειες χρήσης και ότι οι αριθμοί άδειας χρήσης χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τη συμφωνία κάθε προϊόντος. Οι συνήθεις τύποι αδειών λογισμικού που ερευνώνται περιλαμβάνουν άδειες δικτύου, κοινόχρηστο λογισμικό, μεμονωμένες άδειες μηχανών και εταιρικές άδειες. Εκτός από την αναζήτηση μη έγκυρων αδειών, μπορεί επίσης να προσπαθήσετε να μειώσετε το κόστος διασφαλίζοντας ότι η εταιρεία χρησιμοποιεί το πιο προσιτό δυνατό πρόγραμμα αδειοδότησης. Αυτό περιλαμβάνει την εκμετάλλευση των εκπτώσεων για αγορές άδειας όγκου και μερικές φορές την αντικατάσταση της τρέχουσας εφαρμογής με πιο προσιτές εναλλακτικές λύσεις.
Η δημιουργία ενός δομημένου σχεδίου διαχείρισης λογισμικού είναι μία από τις κύριες ευθύνες ενός πιστοποιημένου διαχειριστή λογισμικού. Δημιουργεί μια λεπτομερή πολιτική που εξηγεί τη σωστή χρήση των αδειών λογισμικού και τις μεθόδους για την επιβολή του σχεδίου διαχείρισης λογισμικού. Το σχέδιο προσδιορίζει τις συγκεκριμένες διαδικασίες για την προσθήκη νέων αδειών, τη μεταφορά υφιστάμενων αδειών και τον τερματισμό άχρηστων αδειών χρήσης και επίσης απαριθμεί προγράμματα που υποστηρίζονται από τον οργανισμό. Θα πρέπει επίσης να υποδεικνύει τη διαδικασία κατάργησης λογισμικού χωρίς άδεια από υπολογιστές.
Οι πιστοποιημένοι διαχειριστές λογισμικού χρησιμοποιούν το σχέδιο διαχείρισης λογισμικού ως βάση για τη διαδικασία ελέγχου. Πρέπει να παρακολουθούν συνεχώς τη χρήση αδειών λογισμικού στον οργανισμό για να διασφαλίσουν ότι το σχέδιο είναι επιτυχές και ενδέχεται να ενημερώσουν την πολιτική όταν χρειάζεται. Τόσο η νομική συμμόρφωση όσο και το κόστος του λογισμικού παρακολουθούνται, οπότε μπορεί κανείς να αναζητήσει νέες μεθόδους αδειοδότησης που μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα από την εταιρεία. Ο πιστοποιημένος διαχειριστής λογισμικού πρέπει επίσης να κοινοποιήσει το σχέδιο σε άλλους και να εκπαιδεύσει τους άλλους σχετικά με τις πολιτικές της εταιρείας για τη διαχείριση λογισμικού και τυχόν νομικές και επιχειρηματικές συνέπειες που μπορεί να προκύψουν από την μη τήρηση της πολιτικής.