Ο διαχειριστής αλληλογραφίας είναι ένα άτομο που βοηθά στη διαδικασία διασφάλισης ότι τα γράμματα και τα πακέτα φτάνουν με ασφάλεια στον προορισμό τους. Υπάρχουν πολλά καθήκοντα που μπορεί να εκτελέσει. Τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διαλογή και την οργάνωση αλληλογραφίας, καθώς και τη φόρτωση αλληλογραφίας σε οχήματα μεταφοράς και τη μεταφορά τους από τόπο σε τόπο. Πολλά από αυτά που κάνει ένας χειριστής αλληλογραφίας συμβαίνουν στα παρασκήνια. Οι περισσότεροι άνθρωποι που αλληλεπιδρούν με επαγγελματίες που εργάζονται για υπηρεσίες αλληλογραφίας αλληλεπιδρούν με έναν φορέα επιστολών, έναν υπεύθυνο παράδοσης ή έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων.
Υπάρχει ένα δίκτυο χειριστών αλληλογραφίας που φροντίζουν την αλληλογραφία από τη στιγμή που αυτή κατατίθεται σε ταχυδρομική θυρίδα ή αποστέλλεται σε ταχυδρομείο μέχρι τη στιγμή που παραδίδεται σε έναν αποστολέα αλληλογραφίας. Ανάλογα με το μέγεθος ενός ταχυδρομείου, ο χειριστής μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστεί αρκετές εργασίες ή μπορεί να επικεντρωθεί σε μια συγκεκριμένη εργασία. Για όσους εργάζονται σε πολύ μεγάλα, πολυάσχολα ταχυδρομεία, η εργασία μπορεί να γίνει αρκετά επαναλαμβανόμενη. Το ποσό της εργασίας που απαιτείται από έναν υπεύθυνο αλληλογραφίας μπορεί να αυξηθεί σε εποχιακή βάση.
Είναι σύνηθες για έναν διαχειριστή αλληλογραφίας να έχει μια σειρά ευθυνών που δεν απαιτούν να αλληλεπιδρά ποτέ με τους πελάτες, ένα χαρακτηριστικό που ταιριάζει αρκετά σε μερικούς ανθρώπους. Υπάρχουν, ωστόσο, ορισμένοι χειριστές που εργάζονται στη ρεσεψιόν ενός ταχυδρομείου. Αυτά τα άτομα όντως πρέπει να προσφέρουν ένα επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών εκτός από το να βοηθούν στην ταξινόμηση της αλληλογραφίας καθώς έρχεται στο γραφείο. Τα καθήκοντα εξυπηρέτησης πελατών περιλαμβάνουν την παροχή στους πελάτες των πληροφοριών που χρειάζονται και τη βοήθειά τους να συσκευάσουν σωστά την αλληλογραφία τους. Εκτός από την πώληση ταχυδρομικών αποστολών, είναι επίσης υπεύθυνοι για την πώληση προϊόντων όπως υλικά συσκευασίας.
Ένα πιθανό μειονέκτημα της εργασίας είναι ότι μπορεί να απαιτήσει σκληρή σωματική εργασία. Εκτός από την ταξινόμηση μιας οργανωτικής αλληλογραφίας, ένας χειριστής αλληλογραφίας μπορεί επίσης να χρειαστεί να σηκώσει και να μετακινήσει βαριά πακέτα ή βαριά μπανιέρες αλληλογραφίας ως μέρος της καθημερινής του εργασίας. Οι περισσότερες υπηρεσίες αλληλογραφίας έχουν όριο στα βάρη των πακέτων και στις διαδικασίες για τον σωστό χειρισμό υπέρβαρων και υπερμεγέθων πακέτων προκειμένου να προστατεύσουν τους χειριστές αλληλογραφίας τους. Ακόμη και με αυτούς τους κανόνες και κανονισμούς, είναι συχνά σημαντικό για έναν υπεύθυνο αλληλογραφίας να είναι σε καλή φυσική κατάσταση για να μπορεί να εκτελεί όλα τα καθήκοντά του.