Ένας διαχειριστής επιχορηγήσεων εργάζεται για διάφορους οργανισμούς που περιλαμβάνουν μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, οργανισμούς κοινωνικών υπηρεσιών και εκπαιδευτικά ιδρύματα. Οι συνήθεις ευθύνες του ρόλου περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό και την εφαρμογή προγραμμάτων επιχορηγήσεων, την έρευνα επιχορηγήσεων, τη σύνταξη προτάσεων επιχορήγησης, την προετοιμασία αιτήσεων επιχορήγησης, τον έλεγχο της συμμόρφωσης επιχορήγησης και την προετοιμασία και έκδοση εκθέσεων επιχορηγήσεων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο διαχειριστής επιχορήγησης θα αναφέρεται σε κάποιον τύπο διευθυντή, όπως σε έναν διευθυντή κέντρου σε μια υπηρεσία κοινωνικής υπηρεσίας. Το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας, ωστόσο, περιλαμβάνει τον εντοπισμό πιθανών επιχορηγήσεων που είναι πιο χρήσιμες για τη συνολική αποστολή και τους στόχους του οργανισμού. Η επικοινωνία με οργανισμούς που χορηγούν επιχορηγήσεις είναι επίσης ένα σημαντικό έργο που εμπίπτει στην αρμοδιότητα του διαχειριστή επιχορηγήσεων.
Πρώτα απ ‘όλα, ένας διαχειριστής επιχορηγήσεων θα πρέπει να ερευνήσει τις διαθέσιμες επιχορηγήσεις και να προσδιορίσει με ακρίβεια αυτά που μπορεί να επωφεληθεί ο οργανισμός. Η έρευνα των διαθέσιμων επιχορηγήσεων και η εφαρμογή τους στην αποστολή του οργανισμού απαιτούν τόσο αποτελεσματική μεθοδολογία όσο και αναλυτική διαδικασία. Η εξισορρόπηση και των δύο αυτών απαιτήσεων καθορίζει συχνά την επιτυχία στη θέση. Μόλις προσδιοριστεί μια επιχορήγηση, ο διαχειριστής επιχορηγήσεων θα πρέπει να υποβάλει μια αίτηση που θα αποδεικνύει αποτελεσματικά ότι ο οργανισμός είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει τη επιδότηση με σύνεση και να επηρεάσει τις αλλαγές που προτίθενται να επιδράσουν οι επιχορηγήσεις. Επιπλέον, σε άλλες περιπτώσεις όπου οι επιχορηγήσεις δεν είναι άμεσα διαθέσιμες, πρέπει να αναπτυχθούν προτάσεις επιχορήγησης που όχι μόνο προσδιορίζουν την ανάγκη, αλλά και εκφράζουν ένα σχέδιο που θα βοηθήσει στην επίτευξη της επιχορήγησης.
Μόλις χορηγηθεί επιχορήγηση, ο διαχειριστής επιχορηγήσεων είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές και τις απαιτήσεις της επιχορήγησης. Η απονομή των επιχορηγήσεων γίνεται συνήθως με βάση συγκεκριμένες χρήσεις για τα κεφάλαια που παρέχονται καθώς και αναμενόμενα ορόσημα στο χρηματοδοτούμενο πρόγραμμα. Η ευθύνη που εμπίπτει στον διαχειριστή των επιχορηγήσεων συνεπάγεται την κοινοποίηση αυτών των προδιαγραφών, απαιτήσεων και ορόσημων, καθώς και την τακτική παρακολούθηση για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης. Η γνωστοποίηση της προόδου μέσω προσωπικών συναντήσεων και εκθέσεων επιχορήγησης αποτελεί μέρος αυτής της διαδικασίας. Συχνά αυτό επιτυγχάνεται μέσω επιτόπιων επισκέψεων από τον οργανισμό που βραβεύει, εκτός από τις προετοιμασμένες εκθέσεις που μπορεί να επικεντρωθούν σε δημοσιονομικά προβλήματα και στην τεκμηρίωση της προόδου.
Επιπλέον, απαιτείται ξεχωριστό σύνολο εκθέσεων επιχορήγησης για εσωτερική λογοδοσία. Τέτοιες εκθέσεις συνήθως ετοιμάζονται για να αναφέρουν λεπτομερώς κάθε επιχορήγηση ξεχωριστά καθώς και όλες τις επιχορηγήσεις συλλογικά. Στη συνέχεια, αυτές οι αναφορές υποβάλλονται στον επόπτη του διαχειριστή επιχορηγήσεων, συχνά συνοδευόμενες από μια παρουσίαση που περιγράφει λεπτομερώς κάθε υποβληθείσα έκθεση. Η έκδοση τέτοιων αναφορών απαιτεί από τον διαχειριστή επιχορηγήσεων να αποδείξει αποτελεσματικά ότι χειρίζεται υπεύθυνα τα απαιτούμενα καθήκοντα.