Ένας διαχειριστής ιατρικού γραφείου, που μερικές φορές αποκαλείται και ιατρικός γραμματέας ή βοηθός γραφείου, είναι κυρίως υπεύθυνος για την απάντηση τηλεφώνων, τον προγραμματισμό ραντεβού και τη διαχείριση αρχείων ασθενών σε ιατρική κλινική ή άλλο ιατρικό γραφείο. Αυτοί οι επαγγελματίες συχνά εργάζονται απευθείας για γιατρούς και νοσηλευτές, αλλά μπορούν επίσης να απασχολούνται σε νοσοκομεία, κέντρα επείγουσας περίθαλψης και υποβοηθούμενες εγκαταστάσεις διαβίωσης ή φιλοξενίας. Η εργασία είναι συνήθως παρόμοια ανεξάρτητα από τη ρύθμιση και τείνει να επικεντρώνεται σε γραμματειακές και βασικές εργασίες διαχείρισης γραφειοκρατίας.
Απευθείας αλληλεπίδραση ασθενών
Στα περισσότερα ιατρικά γραφεία, ο διαχειριστής είναι το πρώτο άτομο που βλέπουν οι ασθενείς όταν μπαίνουν. Συνήθως κάθεται σε ένα γραφείο κοντά στην μπροστινή είσοδο και είναι συνήθως υπεύθυνος για τον έλεγχο των ατόμων, την απάντηση σε ερωτήσεις και τη βεβαιότητα ότι οι ασθενείς αισθάνονται ευκολία. Ανάλογα με το γραφείο, αυτό το άτομο μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση της αίθουσας αναμονής, συμπεριλαμβανομένης της τακτοποίησης και της διασφάλισης ότι υπάρχουν περισπασμοί όπως διαβάζοντας υλικά, παιχνίδια ή κατάλληλες διαθέσιμες τηλεοπτικές εκπομπές.
Η διαχείριση των εγγράφων που πρέπει να συμπληρώσουν οι ασθενείς είναι επίσης μέρος της εργασίας στα περισσότερα μέρη. Οι διαχειριστές συνήθως συλλέγουν και καταγράφουν ασφαλιστικές πληροφορίες και φόρμες και γνωστοποιήσεις ιατρικού ιστορικού, και συνήθως ζητούν επίσης τυχόν οφειλές συνπληρωμών ή λογαριασμών παροχής υπηρεσιών.
Απάντηση κλήσεων και διαχείριση ημερολογίων
Η επάνδρωση των τηλεφώνων είναι ένα άλλο πραγματικά σημαντικό μέρος της δουλειάς αυτού του επαγγελματία. Οι άνθρωποι που καλούν ιατρικά γραφεία συνήθως μιλούν με έναν διαχειριστή, τουλάχιστον στην αρχή, ιδιαίτερα για πράγματα όπως η λήψη οδηγιών στο γραφείο ή ο προγραμματισμός ραντεβού. Σε περίπτωση επείγουσας ιατρικής ανάγκης, ο υπάλληλος γραφείου συνήθως προωθεί την κλήση σε γιατρό ή νοσοκόμα, αλλιώς λαμβάνει ένα πολύ λεπτομερές μήνυμα και διαβιβάζει τις πιο σημαντικές πληροφορίες στον ιατρό εμπειρογνώμονα «εφημερεύοντας».
Η δουλειά απαιτεί επίσης πολλές γνώσεις όταν πρόκειται για τον προγραμματισμό και την οργάνωση του χρόνου. Οι διαχειριστές συνήθως δημιουργούν και διαχειρίζονται ημερολόγια για ραντεβού, συμβουλές ασθενών και σημαντικές συναντήσεις που πρέπει να ενημερώνονται συνεχώς. Όταν οι γιατροί, οι νοσηλευτές ή άλλοι επαγγελματίες ιατροί τρέχουν με χρονοδιάγραμμα ή πρέπει να χάσουν μέρες, είναι συνήθως δουλειά του διαχειριστή να προσαρμόζει τα πράγματα. Η κλήση ασθενών, ο προγραμματισμός εκδηλώσεων και η αλλαγή ραντεβού σε μια στιγμή μπορεί να είναι ένα βασικό μέρος της εργασίας.
Υπαλληλικη ΕΡΓΑΣΙΑ
Ο ιατρικός κόσμος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα αρχεία και μία από τις μεγαλύτερες δουλειές του διαχειριστή του ιατρικού γραφείου είναι να διατηρεί τα χαρτιά και τα γραπτά αρχεία σε τάξη. Αυτό συνήθως ξεκινά με αρχεία ασθενών. Ο διαχειριστής πρέπει συνήθως να επινοήσει ένα σύστημα για τη διατήρηση αρχείων ενημερωμένων και προσβάσιμων, το οποίο συχνά περιλαμβάνει υπολογιστές και ηλεκτρονική τήρηση αρχείων. Τα περισσότερα σύγχρονα γραφεία χρησιμοποιούν συνδυασμό ψηφιακών αρχείων και αρχείων που βασίζονται σε χαρτί και η οργάνωση και αφομοίωση των δύο μπορεί να είναι ένα μεγαλύτερο έργο από ό, τι φαίνεται.
Οι διαχειριστές του γραφείου μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση της αλληλογραφίας και τη διαχείριση πραγμάτων, όπως λογαριασμών κοινής ωφελείας και διαχείρισης μισθοδοσίας. Πολλά από αυτά εξαρτώνται από το μέγεθος του επίδικου γραφείου – μεγάλες επιχειρήσεις όπως τα νοσοκομεία έχουν συχνά συγκεκριμένα τμήματα χρέωσης που θα χειρίζονται οικονομικά ζητήματα, αλλά σε μικρότερες πρακτικές αυτά τα πράγματα συχνά ανήκουν στο άτομο που κάθεται στη ρεσεψιόν. Σε ορισμένα σημεία, αυτό το άτομο μπορεί επίσης να χειρίζεται ασφαλιστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της έκδοσης λογαριασμών σε ασθενείς και διαχείρισης πληρωμών τρίτων.
Βοηθώντας Ιατρούς
Ανάλογα με το ιατρείο, μπορεί επίσης να ζητηθεί από έναν διαχειριστή να βοηθήσει το ιατρικό προσωπικό με πράγματα όπως υπαγόρευση αρχείων, μεταγραφή και προετοιμασία αίθουσας εξετάσεων. Μπορεί επίσης να απαιτείται παραγγελία εργαστηριακών εξετάσεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επαγγελματίες υγείας αντιμετωπίζουν το προσωπικό του γραφείου τους ως προσωπικό βοηθό, ζητώντας τους να κάνουν πράγματα όπως να κανονίσουν προσωπική μεταφορά, να κάνουν κρατήσεις για δείπνο ή να συλλέξουν στεγνό καθάρισμα, αν και αυτό δεν αποτελεί καθόλου καθολικό μέρος της περιγραφής της εργασίας.
Διαφορετικές ρυθμίσεις εργασίας
Ένας διαχειριστής ιατρικού γραφείου μπορεί να εργαστεί σε πολλά διαφορετικά μέρη. Οι μεμονωμένες πρακτικές είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες, αλλά η δουλειά μπορεί να βρεθεί σχεδόν οπουδήποτε αλληλεπιδρούν ασθενείς και εργαζόμενοι στον τομέα της υγείας-νοσοκομεία, γηροκομεία και αυτόνομες κλινικές είναι μόνο μερικά παραδείγματα. Μερικές φορές είναι επίσης δυνατό να βρεθούν αυτού του είδους οι διαχειριστές που εργάζονται από το σπίτι, συχνά ως “εικονικοί βοηθοί”. Οι γιατροί και άλλοι που χειρίζονται μικρές πρακτικές μπορεί να μην έχουν τα έξοδα για να προσλάβουν προσωπικό για να κανονίσουν ραντεβού και να διαχειριστούν τις καταθέσεις με πλήρη απασχόληση, αλλά η λήψη εξ αποστάσεως βοήθειας μερικές ώρες την εβδομάδα είναι συχνά χρήσιμη. Οι ρυθμίσεις εργασίας στο σπίτι απαιτούν συνήθως πρόσβαση στο Διαδίκτυο και ειδική τηλεφωνική γραμμή για τον χειρισμό ιατρικών κλήσεων, αλλά οι ιδιαιτερότητες μπορεί να διαφέρουν πολύ ανάλογα με τις περιστάσεις.
Εκπαιδευτικές και εκπαιδευτικές απαιτήσεις
Οι εργοδότες θέτουν σε μεγάλο βαθμό τις δικές τους απαιτήσεις όσον αφορά την πρόσληψη διαχειριστών ιατρικού γραφείου, αλλά το απολυτήριο λυκείου ή το αντίστοιχο είναι σχεδόν πάντα απαραίτητο. Η εμπειρία στην εκτέλεση γραφειοκρατίας είναι επίσης συνήθως ένα πλεονέκτημα και η γνώση της ιατρικής τιμολόγησης και της κωδικοποίησης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη. Ορισμένα κοινοτικά κολέγια και επαγγελματικές σχολές προσφέρουν μαθήματα σχεδιασμένα ειδικά για να εκπαιδεύσουν ανθρώπους να εργάζονται σε ιατρικά γραφεία. Αν και αυτού του είδους τα προγράμματα σε καμία περίπτωση δεν εγγυώνται την εργασία ως διαχειριστής ιατρικού γραφείου, μπορούν να διευκολύνουν την προσοχή των αιτούντων, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για ανταγωνιστικές θέσεις εργασίας ή επιθυμητούς εργοδότες.