Ένας διαχειριστής βάσεων δεδομένων συνεργάζεται με λογισμικό διαχείρισης βάσεων δεδομένων και πραγματοποιεί τροποποιήσεις με βάση τον τρόπο με τον οποίο ένας οργανισμός χρειάζεται να οργανώσει τα δεδομένα του. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την επικοινωνία με τους υπαλλήλους της εταιρείας για να αποφασίσει ποιες είναι οι απαιτήσεις και στη συνέχεια τη δημιουργία μιας πραγματικής ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων με βάση αυτές τις ανάγκες. Ο διαχειριστής βάσης δεδομένων πρέπει επίσης να είναι σε θέση να δοκιμάσει τυχόν τροποποιήσεις που γίνονται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, για να διασφαλίσει ότι το σύστημα λειτουργεί σωστά και σύμφωνα με το πώς πρέπει να είναι. Γνωστή και ως διαχειριστής βάσης δεδομένων, αυτή η θέση περιλαμβάνει επίσης συνεχή παρακολούθηση του συστήματος, καθώς και των πρωτοκόλλων ασφαλείας του.
Κάθε βάση δεδομένων πρέπει να είναι σε θέση να προσδιορίζει και να καθορίζει δικαιώματα στους χρήστες. Μπορούν να προστεθούν νέοι χρήστες και είναι ευθύνη του διαχειριστή της βάσης δεδομένων να διασφαλίσει ότι το κάνει σωστά. Εάν υπάρχουν σφάλματα, ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να τα διορθώσει και να κάνει τροποποιήσεις, συχνά σε επίπεδο κώδικα, οπότε είναι απαραίτητη η γνώση προγραμματισμού ή η ικανότητα επικοινωνίας με έναν προγραμματιστή στο έργο. Απαιτείται επίσης ικανότητα συντονισμού της ανάπτυξης, καθώς το πεδίο του έργου πρέπει συχνά να καθορίζεται. Δεν είναι ασυνήθιστο για αυτό το άτομο να λειτουργεί ως διαχειριστής έργου βάσης δεδομένων.
Η ασφάλεια είναι ένα σημαντικό συστατικό της διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Τα αρχεία υπολογιστή πρέπει να προστατεύονται, παρόμοια με το πώς λειτουργούν τα συστήματα προστασίας από ιούς και ελέγχου πρόσβασης. Οι κωδικοί πρόσβασης και οι κωδικοί ασφαλείας μπορεί να πρέπει να οριστούν, με βάση το ποιος έχει τα δικαιώματα να βλέπει ποιες πληροφορίες. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής βάσης δεδομένων έχει την εξουσία να προβάλλει και να τροποποιεί αυτό που έχουν πρόσβαση οι άλλοι χρήστες. Αυτή η εργασία συνεπάγεται επίσης τον προγραμματισμό, τον προγραμματισμό και την επίβλεψη όλων των αλλαγών που πραγματοποιούνται στη βάση δεδομένων ή τους υπολογιστές στο δίκτυο, καθώς και την αναθεώρηση των αλλαγών που ζητούνται για να μετρηθεί ο χρόνος που θα χρειαστούν και το κόστος τους.
Ένας διαχειριστής βάσης δεδομένων έχει την υποχρέωση να εκπαιδεύει άλλους πώς να χρησιμοποιούν το σύστημα και θα πρέπει να είναι διαθέσιμος όσο το δυνατόν περισσότερο σε περίπτωση που οι εργαζόμενοι έχουν απορίες. Κατά κάποιο τρόπο, ο διαχειριστής είναι επίσης το άτομο τεχνικής υποστήριξης. Αυτή η δουλειά περιλαμβάνει την άνετη εργασία με υπολογιστές, καθώς και άτομα και συνεχή επεξεργασία πληροφοριών και από τους δύο. Είναι σημαντικό να τηρούνται ακριβή αρχεία για το τι ζητούν οι άνθρωποι και για πληροφορίες συστήματος, όπως σφάλματα και πιθανούς κινδύνους ασφαλείας, για μεταγενέστερη παραπομπή. Ένας διαχειριστής βάσεων δεδομένων λειτουργεί επίσης ως σύμβουλος σε τεχνικά τμήματα της εταιρείας καθώς και στη διεύθυνση.