Ένας διευθυντής εγκαταστάσεων είναι υπεύθυνος για τη συντήρηση και την ομαλή λειτουργία των κτιρίων που χρησιμοποιούνται από έναν οργανισμό. Αυτή η εργασία κατηγοριοποιείται γενικά ως διοικητικής φύσης. Αυτός ο τύπος διευθυντή είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη τυχόν λειτουργιών σε μια εταιρεία που έχουν άμεση επίδραση στον τρόπο χρήσης ενός κτιρίου για επιχειρηματικές λειτουργίες.
Ένα σημαντικό καθήκον ενός διευθυντή εγκαταστάσεων είναι να επιβλέπει τη συντήρηση ενός φυσικού κτιρίου που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να είναι υπεύθυνη για πολλές διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες. Αυτή η συντήρηση ενός κτιρίου μπορεί να περιλαμβάνει τον εξωραϊσμό, την επισκευή μηχανημάτων και εξοπλισμού, τη φυσική οργάνωση των χώρων εργασίας των εργαζομένων, την κατασκευή κτιρίων και τις προμήθειες.
Σε μικρές εταιρείες, αυτή η θέση μπορεί να αναφέρεται ως διευθυντής γραφείου και μπορεί να περιλαμβάνει ή να μην περιλαμβάνει άμεσες αναφορές. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, στις οποίες απαιτείται διευθυντής για την επίβλεψη μεγαλύτερων εργασιών, ένας διευθυντής εγκαταστάσεων εποπτεύει συχνά ένα αρκετά μεγάλο προσωπικό, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού, επισκευαστές κτιρίων, διοικητικές θέσεις, προσωπικό ταχυδρομείου και χώρους αποθήκευσης και χειρισμού εγγράφων. Επιπλέον, ένας διευθυντής μπορεί να χρειαστεί να προσλάβει και να κατευθύνει εξωτερικούς εργολάβους για την επισκευή και την προμήθεια συσκευών. Ορισμένοι οργανισμοί προσλαμβάνουν έναν διευθυντή που έχει εξειδικευμένες δεξιότητες για μια συγκεκριμένη βιομηχανία. Αυτό επιτρέπει στον διευθυντή να χειρίζεται επιτόπια επισκευή και συντήρηση εξοπλισμού ή να βοηθά συγκεκριμένους υπαλλήλους με εργασιακά καθήκοντα που σχετίζονται με τη λειτουργία της εγκατάστασης.
Ένας διευθυντής εγκαταστάσεων είναι συχνά υπεύθυνος για την οργάνωση των γραφείων, των επίπλων και των θαλάμων που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι για την εργασία τους. Ένας διευθυντής μπορεί να είναι υπεύθυνος για την αγορά επίπλων και την οργάνωση της μεταφοράς του σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Μια σημαντική πτυχή αυτής της εργασίας είναι η ικανότητα αποτελεσματικής χρήσης του χώρου και ο σχεδιασμός για τη μετεγκατάσταση του χώρου εργασίας των εργαζομένων. Περιστασιακά, ένας διευθυντής εγκαταστάσεων πρέπει επίσης να συμβάλλει στη διαχείριση και να βοηθήσει στο σχεδιασμό της κατασκευής ενός κτιρίου ή ενός χώρου γραφείων.
Ο προϋπολογισμός για συγκεκριμένα τμήματα εγκαταστάσεων είναι συνήθως υπό τον έλεγχο του διευθυντή των εγκαταστάσεων. Πρέπει να εκτιμήσει, να σχεδιάσει και να υπολογίσει τον προϋπολογισμό για κάθε τμήμα που ανήκει στην αρμοδιότητά της. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έξοδα λειτουργίας όπως θέρμανση και ψύξη, αγορά εξοπλισμού, ενημέρωση και συντήρηση υπολογιστών, πληρωμές επισκευής και εξυπηρέτησης κτιρίων, μισθούς εργαζομένων και δαπάνες προμήθειας γραφείου.
Μια άλλη σημαντική πτυχή της συντήρησης των εγκαταστάσεων είναι η επικοινωνία και η αξιολόγηση της συμμόρφωσης ενός οργανισμού στις κυβερνητικές απαιτήσεις ασφάλειας. Ενώ ένας διευθυντής μπορεί να απασχολεί κάποιον στο προσωπικό για να χειρίζεται τους κανονισμούς ασφαλείας, είναι τελικά υπεύθυνη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης του οργανισμού. Σε ορισμένες εταιρείες, ένας διευθυντής εγκαταστάσεων μπορεί να είναι υπεύθυνος για την υποβολή τεκμηρίωσης ατυχήματος, την ανάπτυξη διαδικασιών εκκένωσης έκτακτης ανάγκης και την εκπαίδευση των υπαλλήλων σχετικά με μέτρα ασφαλείας.