Ένας ψηφιακός αρχειοθέτης είναι ένα άτομο που προσθέτει και οργανώνει πληροφορίες, όπως έγγραφα ή εικόνες, σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων. Για να επιτύχει σε αυτήν την καριέρα, ένα άτομο πρέπει συνήθως να ενδιαφέρεται για την ιστορία, να είναι έμπειρο στην εργασία με υπολογιστές και καλά οργανωμένο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας ψηφιακός αρχειοφύλακας θα προσληφθεί από βιβλιοθήκη, πανεπιστήμιο ή άλλο οργανισμό. Μερικά από τα βασικά καθήκοντα εργασίας περιλαμβάνουν τη συζήτηση σχετικά με τις ανάγκες αρχειοθέτησης με τους διαχειριστές, τον εντοπισμό υλικών, τη μεταφόρτωση και την οργάνωση υλικού σε μια βάση δεδομένων, την παροχή βοήθειας για την ανάκτηση σχετικών στοιχείων και την πραγματοποίηση παρουσιάσεων.
Η συζήτηση σχετικά με τις ανάγκες των αρχείων με τους διαχειριστές είναι συνήθως το πρώτο πράγμα που θα κάνει ένας ψηφιακός αρχειοθέτης κατά την έναρξη ενός έργου. Τα είδη υλικού με τα οποία μπορεί να ασχοληθεί μπορεί να διαφέρουν σημαντικά και θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως έγγραφα, εικόνες, νομικά έγγραφα και εφημερίδες. Εάν εργάζεται σε βιβλιοθήκη, ένας ψηφιακός αρχειοθέτης ενδέχεται να λάβει εντολές για να ανεβάσει εφημερίδες από ένα συγκεκριμένο έτος σε μια βάση δεδομένων. Για να εκτελέσει αποτελεσματικά τη δουλειά του, πρέπει να είναι σε θέση να ακούει προσεκτικά τις οδηγίες.
Μόλις μάθει ποια υλικά πρέπει να αρχειοθετηθούν, ένας ψηφιακός αρχειοθέτης θα εντοπίσει αυτά τα υλικά. Αυτό μπορεί να είναι εύκολο ή δύσκολο ανάλογα με τη φύση και την ποσότητα των υλικών. Σε πολλές περιπτώσεις, θα χρειαστεί να είναι προσεκτικός και ευαίσθητος με ευαίσθητα υλικά, όπως παλιά έγγραφα που έχουν μεγάλη σημασία.
Αφού συλλεχθούν τα απαραίτητα υλικά, εναπόκειται στον ψηφιακό αρχειοθέτη να τα ανεβάσει σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή. Τυπικά, αυτό περιλαμβάνει τη σάρωση κάθε εγγράφου και τη διασφάλιση ότι είναι σαφώς ορατό όταν προβάλλεται σε υπολογιστή. Μαζί με αυτό, θα χρειαστεί επίσης να οργανώσει υλικά, ώστε να μπορούν εύκολα να βρεθούν αργότερα. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει κάποιο είδος καταλόγου ή συστήματος ταξινόμησης. Η μεταφόρτωση και η ταξινόμηση υλικών απαιτεί ένα άτομο με αποτελεσματικές οργανωτικές ικανότητες.
Ένα άλλο καθήκον ενός ψηφιακού αρχειοθέτη είναι να βοηθά τα άτομα με την ανάκτηση σχετικών στοιχείων σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή. Ενώ η βάση δεδομένων που συγκεντρώνει πρέπει να είναι εύκολα πλοηγήσιμη, δεν θα καταλάβουν όλα τα άτομα πώς να τη χρησιμοποιήσουν. Σε αυτήν την περίπτωση, ένας ψηφιακός αρχειοθέτης θα βοηθήσει στην εξοικείωση ενός ατόμου με τη βάση δεδομένων και θα βοηθήσει στον εντοπισμό ενός συγκεκριμένου στοιχείου.
Επιπλέον, μπορεί επίσης να κάνει παρουσιάσεις κατά καιρούς. Δεδομένου ότι ένας ψηφιακός αρχειοφύλακας θα έχει συχνά ιστορικό στην ιστορία, είναι σχετικά συνηθισμένο να δίνει διαλέξεις για ιστορικά θέματα με τα οποία έχει ασχοληθεί. Εάν εργάζεται για πανεπιστήμιο, θα κάνει διάλεξη σε φοιτητές. Σε ένα περιβάλλον εργασίας βιβλιοθήκης, μπορεί να κάνει διάλεξη σε θαμώνες ή στο ευρύ κοινό.