Ένας επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων είναι ένας άνδρας ή μια γυναίκα που οργανώνει, δημιουργεί και διαχειρίζεται διάφορες εταιρικές, δημόσιες και ιδιωτικές εκδηλώσεις και συναντήσεις. Βρίσκει κατάλληλους χώρους, διαπραγματεύεται ημέρες, ώρες και τιμές και καθορίζει την ανάγκη για φαγητό, ποτά, τραπέζια και εξοπλισμό. Πολλοί προγραμματιστές εκδηλώσεων παρακολουθούν πραγματικά τις συνεδρίες, τις συναντήσεις ή τις συναυλίες που διοργανώνουν προκειμένου να διασφαλίσουν ότι ικανοποιούνται όλες οι ανάγκες των παρευρισκομένων. Ένας επαγγελματίας μπορεί να απασχολείται από μια εταιρεία σχεδιασμού, μια εσωτερική επιτροπή μιας επιχείρησης ή να διευθύνει μια ανεξάρτητη επιχείρηση.
Πρέπει να αφιερωθεί πολύς χρόνος και προσπάθεια στο σχεδιασμό μιας μεγάλης εκδήλωσης. Πολλές εταιρείες, κυβερνητικές υπηρεσίες και οργανισμοί απλώς δεν έχουν το χρόνο, την εμπειρία και τους πόρους για να οργανώσουν μια ποιοτική συγκέντρωση. Ένας επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί να απομακρύνει το άγχος από πελάτες και εταιρείες αναλαμβάνοντας όλα τα καθήκοντα που σχετίζονται με τον προγραμματισμό και την εκτέλεση μιας σύμβασης. Του δίνεται συνήθως μια βασική ιδέα για το τι σημαίνει ένα γεγονός, συμπεριλαμβανομένου του γιατί λαμβάνει χώρα, πληροφορίες για τον προϋπολογισμό και τον αριθμό των ατόμων που θα είναι παρόντες. Στη συνέχεια, ο προγραμματιστής εκδηλώσεων αναζητά τους καλύτερους χώρους, διαπραγματεύεται τιμές και καθορίζει ημερομηνίες και ώρες.
Ανάλογα με τον τύπο της συγκέντρωσης, ένας επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί να χρειαστεί να φροντίσει για υπηρεσίες τροφοδοσίας, ψυχαγωγίας ή ειδικό εξοπλισμό όπως μικρόφωνα, βιντεοκασέτες και προβολείς για σεμινάρια και συνέδρια. Μόλις έχουν προγραμματιστεί τα πάντα, ο προγραμματιστής της εκδήλωσης επιβλέπει τη διάταξη καρεκλών, τραπεζιών και διακοσμήσεων και διαχειρίζεται άλλες προπαρασκευαστικές εργασίες επί τόπου. Συχνά παρευρίσκεται σε εκδηλώσεις, διασφαλίζοντας ότι τα τρόφιμα και τα αναψυκτικά δεν μειώνονται και ότι οι πελάτες τους είναι ευχαριστημένοι με τη δουλειά τους.
Πολλοί προγραμματιστές εκδηλώσεων εργάζονται για μεγάλες εταιρείες προγραμματισμού, όπου συνήθως ορίζονται συγκεκριμένες εργασίες, όπως ο καθορισμός τιμών ή η εύρεση κατάλληλων τοποθεσιών. Ένας αυτοαπασχολούμενος επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων, ωστόσο, αναλαμβάνει συχνά όλα τα σχετικά καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένης της προώθησης, του μάρκετινγκ, της χρηματοδότησης και της εποπτείας εκδηλώσεων. Η δουλειά μπορεί να είναι ταραχώδης, αν και ένας έμπειρος επαγγελματίας λαμβάνει όλες τις προφυλάξεις και τα προπαρασκευαστικά βήματα που είναι απαραίτητα για να βεβαιωθεί ότι τα πράγματα θα κυλήσουν ομαλά.
Δεν υπάρχουν καθορισμένες απαιτήσεις για να γίνετε επαγγελματίας προγραμματιστής εκδηλώσεων, αν και πολλοί είναι κάτοχοι πτυχίων συνεργατών ή πτυχίων στη διοίκηση επιχειρήσεων, τις δημόσιες σχέσεις, τις επικοινωνίες ή τα οικονομικά. Πολλοί εθνικοί οργανισμοί προσφέρουν συμμετοχές και εθελοντικές δοκιμές πιστοποίησης σχεδιαστών εκδηλώσεων, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν έναν επαγγελματία να βελτιώσει τα διαπιστευτήριά του και τις πιθανότητες εύρεσης εργασίας. Η πιστοποίηση είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους αυτοαπασχολούμενους προγραμματιστές, έτσι ώστε οι πελάτες να είναι σίγουροι ότι έχουν να κάνουν με επαγγελματίες.