Ένας γενικός διαχειριστής είναι επίσης γνωστός ως διευθυντής γραφείου ή διοικητικός βοηθός. Ενώ οι περιγραφές θέσεων εργασίας ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία, ο γενικός διαχειριστής μπορεί να είναι υπεύθυνος για το χειρισμό όλης της αλληλογραφίας, την απάντηση τηλεφωνικών γραμμών, τη λήψη μηνυμάτων, την προετοιμασία αναφορών και άλλα γενικά καθήκοντα γραφείου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι γενικοί διαχειριστές μπορεί να χρειάζονται εξειδικευμένη κατάρτιση για να ολοκληρώσουν ορισμένες από αυτές τις εργασίες σε περιβάλλοντα γραφείου υψηλής τεχνικής. Ο όρος χρησιμοποιείται συχνότερα για δουλειές γραφείου σε αγγλόφωνες χώρες εκτός Βόρειας Αμερικής.
Μία από τις κύριες αρμοδιότητες ενός γενικού διαχειριστή είναι να χειρίζεται όλη την αλληλογραφία, όχι μόνο τον έλεγχο της εισερχόμενης αλληλογραφίας και τη διασφάλιση ότι λαμβάνει το κατάλληλο άτομο, αλλά και την πληκτρολόγηση αλληλογραφίας για εξερχόμενη αλληλογραφία. Ορισμένοι γενικοί διαχειριστές μπορεί να χρειαστεί να πάνε στο ταχυδρομείο για να παραλάβουν το ταχυδρομείο, αλλά συχνά το ταχυδρομείο παραδίδεται σε κεντρική τοποθεσία σε ένα γραφείο για περαιτέρω διανομή. Αυτό το καθήκον είναι ζωτικής σημασίας για πολλές επιχειρήσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να έχουν προσφορές ή άλλα έγγραφα που πρέπει να εξεταστούν σε αυστηρές προθεσμίες.
Σε ορισμένα περιβάλλοντα γραφείου, ένας γενικός διαχειριστής είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία αναφορών σε διάφορες πλατφόρμες λογισμικού. Επομένως, αυτές οι θέσεις απαιτούν καλή κατανόηση του λογισμικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων προϊόντων που χρησιμοποιούνται για επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις διαφανειών. Συχνά, ο γενικός διαχειριστής είναι υπεύθυνος για τη λήψη των ακατέργαστων πληροφοριών και την τοποθέτησή τους σε μια ελκυστική και εμφανή μορφή. Ένας επόπτης συνήθως υπογράφει το τελικό προϊόν πριν αποσταλεί.
Με την έλευση των άμεσων επεκτάσεων και του τηλεφωνητή, η δουλειά ενός γενικού διαχειριστή σχετικά με την απάντηση και τη μεταφορά τηλεφωνικών κλήσεων μειώνεται κάπως στα περισσότερα γραφεία. Υπάρχουν φορές, ωστόσο, που ο εργαζόμενος μπορεί να κληθεί να απαντήσει στα τηλέφωνα του προϊσταμένου ή άλλων στελεχών. Ορισμένα θέματα ενδέχεται να μην μπορούν να περιμένουν και εναπόκειται στον διαχειριστή να καταλάβει την κατάσταση και να βρει την κατάλληλη απάντηση. Επιπλέον, ορισμένα στελέχη προτιμούν ένα τηλεφωνητή να ελέγχει τις τηλεφωνικές κλήσεις πριν τους στείλει.
Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι γενικοί διαχειριστές μπορούν να προσφέρουν διοικητική υποστήριξη είναι μέσω της διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία έχει μέλη ή χρειάζεται να διατηρήσει μια λίστα πωλήσεων, αυτό είναι ένα καθήκον που ενδέχεται να έχει ο γενικός διαχειριστής. Εναπόκειται σε αυτό το άτομο να βεβαιωθεί ότι η βάση δεδομένων δεν έχει ενημερωμένες πληροφορίες, προκειμένου να διατηρήσει αξιόπιστη επαφή με τους πελάτες.
Σε ορισμένα γραφεία, ο γενικός διαχειριστής είναι επίσης υπεύθυνος για τον καθορισμό και τη διατήρηση του προγράμματος ενός ή περισσοτέρων στελεχών. Σε αυτήν την κατάσταση, ο διαχειριστής θα οργανώσει συναντήσεις, θα επιβεβαιώσει τα ραντεβού και θα προσπαθήσει να κρατήσει την ημέρα στο πρόγραμμα όσο το δυνατόν περισσότερο. Αυτό μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την οργάνωση ταξιδιωτικών σχεδίων.