Ένας γραμματέας/ρεσεψιονίστ είναι ένας ειδικευμένος επαγγελματίας των οποίων τα καθήκοντα εργασίας περιλαμβάνουν διοικητικά και εξυπηρέτηση πελατών. Πολλές θέσεις γραμματέων/ρεσεψιονίστ απαριθμούνται απλώς κάτω από τον έναν ή τον άλλο τίτλο εργασίας, ακόμη και αν περιλαμβάνουν τις εργασιακές ευθύνες και από τις δύο κατηγορίες. Ένας επαγγελματίας σε αυτόν τον τομέα έχει συνήθως μια ποικιλία δεξιοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της γνώσης υπολογιστών, των ικανοτήτων διαχείρισης πελατών και οργανωτικών δεξιοτήτων.
Το τμήμα γραμματείας μιας εργασίας γραμματέα/ρεσεψιονίστ συχνά επικεντρώνεται στην οργάνωση και τη διαχείριση γραφείου. Οι γραμματείς συχνά διατηρούν τα αρχεία μιας επιχείρησης και μπορεί να είναι υπεύθυνοι για την εισαγωγή δεδομένων και τη συντήρηση αρχείων. Οι γραμματείς είναι επίσης συχνά υπεύθυνοι για όλες τις συνήθεις καθημερινές γραφειοκρατικές εργασίες σε μια εταιρεία και μπορεί να αφιερώσουν πολύ χρόνο στη διαχείριση αναφορών, αποστολή εγγράφων και υπομνήματα μεταξύ γραφείων. Ανάλογα με τον τύπο της βιομηχανίας, ένας γραμματέας μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για τη χρέωση πελατών και ορισμένα λογιστικά καθήκοντα.
Τα καθήκοντα ρεσεψιονίστ που απαιτούνται σε μια δουλειά γραμματέα/ρεσεψιονίστ περιλαμβάνουν γενικά την εργασία με τους πελάτες και τους πελάτες της επιχείρησης. Οι ρεσεψιονίστ συνήθως χρησιμεύουν ως χαιρετιστές και μπορεί να είναι το πρώτο πρόσωπο που συναντούν οι πελάτες όταν μπαίνουν στην πόρτα. Εξυπηρετώντας με αυτήν την ιδιότητα, οι άριστες δεξιότητες επικοινωνίας και εξυπηρέτησης πελατών είναι απαραίτητες, καθώς ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να δώσει τον τόνο για την αλληλεπίδραση του πελάτη με την επιχείρηση. Οι δεξιότητες ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν τηλεφωνικές υποχρεώσεις, προγραμματισμό και φροντίδα για VIP γραφείου ή πελάτη.
Μια δουλειά γραμματέα/ρεσεψιονίστ μπορεί να περιλαμβάνει όλες τις παραπάνω εργασίες, καθώς και πολλές πιο συγκεκριμένες για κάθε μεμονωμένη εργασία. Σε πολλές εταιρείες, οι γραμματείς/ρεσεψιονίστ θα πρέπει να μάθουν εξειδικευμένο λογισμικό που χρησιμοποιείται για το χειρισμό των χρεώσεων, τα γραφικά γραφείου και την αποθήκευση δεδομένων για την εταιρεία. Πολλοί επαγγελματίες σε αυτόν τον τύπο εργασίας αναμένεται να μάθουν την ορολογία της βιομηχανίας, ώστε να μπορούν να βοηθήσουν καλύτερα τους πελάτες και να εξηγήσουν θέματα σε άλλο προσωπικό. Δεδομένου ότι χρησιμεύει ως κεντρικός αγωγός για σχεδόν όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, οι γραμματείς/ρεσεψιονίστ συχνά τίθενται υπεύθυνοι για τις υπηρεσίες των εργαζομένων και τις ηθικές εκστρατείες και μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία εκδηλώσεων στο γραφείο και την εποπτεία των ενημερωτικών δελτίων της εταιρείας.
Υπάρχουν αρκετές βασικές δεξιότητες που μπορούν να βοηθήσουν πολύ οποιονδήποτε σε δουλειά γραμματέα/ρεσεψιονίστ. Η γνώση υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένης της γνώσης όλων των κοινών λειτουργικών συστημάτων, των βασικών προγραμμάτων γραφικών και υπολογιστικών φύλλων και της έρευνας στο Διαδίκτυο, απαιτείται σχεδόν καθολικά σε αυτές τις θέσεις εργασίας. Η υψηλή ταχύτητα πληκτρολόγησης και η ευανάγνωστη γραφική ικανότητα είναι επίσης σημαντικές δεξιότητες. Οι καλές οργανωτικές δεξιότητες μπορούν να είναι το κλειδί για τη βέλτιστη απόδοση με αυτήν την ιδιότητα, καθώς μπορούν να μειώσουν την πιθανότητα σύγχυσης και λανθασμένης επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Τέλος, μια ευχάριστη στάση και επαγγελματική συμπεριφορά μπορεί να βοηθήσει έναν γραμματέα/ρεσεψιονίστ να παραμείνει σε καλές σχέσεις με τους συναδέλφους του και να βοηθήσει την εταιρεία να δημιουργήσει μια εξαιρετική φήμη.