Ο πρωταρχικός ρόλος ενός λογιστή προσωπικού είναι να βοηθήσει τον κύριο οικονομικό διευθυντή (CFO) και τους ανώτερους λογιστές της εταιρείας να διατηρούν τα οικονομικά αρχεία μιας επιχείρησης. Συνήθως, αυτός ή αυτή είναι ένα επίπεδο εισόδου ή μία από τις χαμηλότερες θέσεις στο λογιστικό ή χρηματοοικονομικό τμήμα. Ένα άτομο σε αυτήν τη θέση κάνει τα πάντα, από διοικητικές εργασίες έως χρηματοοικονομικά και λογιστικά καθήκοντα που σχετίζονται με τις οικονομικές πτυχές μιας επιχείρησης ή εταιρείας.
Τα συγκεκριμένα καθήκοντα και ευθύνες ενός λογιστή προσωπικού μπορεί και διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία. Γενικά, είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των παγίων περιουσιακών στοιχείων και των χρονοδιαγραμμάτων αποσβέσεων των περιουσιακών στοιχείων που κατέχει η εταιρεία. Αυτές οι πληροφορίες κοινοποιούνται και παρέχονται στους ανώτερους λογιστές και στον οικονομικό διευθυντή.
Μια άλλη από τις ευθύνες ενός λογιστή προσωπικού είναι να διαχειρίζεται το σύστημα αγορών και τιμολόγησης που χρησιμοποιεί η εταιρεία για την πώληση και την πληρωμή των προϊόντων και/ή των υπηρεσιών της. Συνήθως πληρώνει τιμολόγια επεξεργάζοντας και αποστέλλοντας τις επιταγές αφού ο ανώτερος λογιστής ή ο οικονομικός διευθυντής έχει υπογράψει την επιταγή και εγκρίνει την πληρωμή του τιμολογίου.
Στις περισσότερες εταιρείες, ο λογιστής θα ασχολούνταν επίσης με τη μισθοδοσία της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση καρτών χρόνου εργαζομένων, ημερών διακοπών, προσωπικών και ασθενών. Εκτός από την παρακολούθηση και τη συλλογή αυτών των πληροφοριών από τους μεμονωμένους υπαλλήλους, ο λογιστής προσωπικού διαμορφώνει τους αριθμούς μισθοδοσίας μείον τους φόρους, την κοινωνική ασφάλιση και τυχόν άλλες κρατήσεις που ο εργαζόμενος έχει βγει από τον έλεγχο.
Ενδέχεται να απαιτείται από έναν λογιστή προσωπικού να διατηρεί και να εκτυπώνει αναφορές και οικονομικές καταστάσεις για τα ανώτερα διοικητικά στελέχη. Ορισμένες από αυτές τις οικονομικές καταστάσεις περιλαμβάνουν καταστάσεις ταμειακών ροών, ισολογισμό και κατάσταση αποτελεσμάτων. Όλες αυτές οι αναφορές και οι καταστάσεις βοηθούν τον λογιστή να δείξει ανώτερα διοικητικά στελέχη όπου βρίσκεται η οικονομική κατάσταση της εταιρείας.
Αυτοί οι λογιστές είναι επίσης υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία πραγματοποιεί όλες τις πληρωμές φόρων στην ώρα της. Οι λογιστές προσωπικού μπορούν να εργάζονται για ιδιωτικές ή δημόσιες εταιρείες, κρατικές ή ομοσπονδιακές κυβερνητικές υπηρεσίες ή άλλους τύπους οργανισμών.
Ενώ αυτή η λογιστική θέση είναι συνήθως μια θέση εισόδου στο οικονομικό ή λογιστικό τμήμα μιας εταιρείας, οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους λογιστές προσωπικού να έχουν πτυχίο κολλεγίου στη λογιστική ή τη χρηματοδότηση. Ορισμένες εταιρείες θα επιτρέψουν στους υπαλλήλους να συμπληρώσουν την προηγούμενη εμπειρία στη λογιστική ή τη λογιστική αντί για πτυχίο κολλεγίου.