Ένας προγραμματιστής συναντήσεων χειρίζεται όλες τις λεπτομέρειες πριν και κατά τη διάρκεια επαγγελματικών συναντήσεων ή συνεδρίων. Οι προγραμματιστές συναντήσεων αποφασίζουν για τις τοποθεσίες των συναντήσεων και πραγματοποιούν όλες τις κρατήσεις. Κλείνουν όχι μόνο το χώρο των συναντήσεων, αλλά φροντίζουν για ομιλητές και τροφοδοτικούς. Οι προγραμματιστές πρέπει να βεβαιωθούν ότι όλος ο απαιτούμενος οπτικοακουστικός εξοπλισμός και υπολογιστής είναι εγκαίρως στον χώρο της συνάντησης και λειτουργεί σωστά. Ένας προγραμματιστής συνεδριάσεων παρίσταται στη συνάντηση για να χαιρετήσει τους παρευρισκομένους και να χειριστεί τυχόν προβλήματα, καθώς και να διανείμει και να συλλέξει κάρτες σχολίων των συμμετεχόντων.
Η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων της συνάντησης είναι ένα σημαντικό μέρος του να είσαι προγραμματιστής συναντήσεων και πολλοί προγραμματιστές μοιράζουν κάρτες σχολίων στους συμμετέχοντες. Οι καλοί σχεδιαστές προσπαθούν πάντα να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Τα σχόλια από τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση μπορούν να βοηθήσουν τον προγραμματιστή να βρει τυχόν προβλήματα που δεν παρατήρησε, ώστε ελπίζουμε τα ίδια λάθη να μην επαναληφθούν σε μελλοντικές συναντήσεις.
Ο σκοπός της συνάντησης πρέπει να λαμβάνεται υπόψη από έναν προγραμματιστή καθώς αυτός ή αυτή κάνει όλες τις ρυθμίσεις για την εκδήλωση. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρική συνάντηση πραγματοποιούνταν με κύριο σκοπό την εισαγωγή ενός νέου προϊόντος της εταιρείας σε ανώτερα διευθυντικά στελέχη, ο προγραμματιστής θα προσπαθούσε να βρει ομιλητές που είχαν τη μεγαλύτερη γνώση του αντικειμένου. Ανάλογα με το προϊόν, μπορεί επίσης να κανονίσει τη διανομή των προϊόντων από έναν βοηθό την κατάλληλη στιγμή κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Στην εκδήλωση, ένας προγραμματιστής συναντήσεων μπορεί να παρουσιάσει ομιλητές σε μια πλατφόρμα ή σκηνή.
Οι προγραμματιστές συναντήσεων πρέπει να κάνουν όλες τις ρυθμίσεις για τις εκδηλώσεις να ταιριάζουν στον προϋπολογισμό που τους έχει διατεθεί. Για να αποφύγετε την ακύρωση ή άλλες χρεώσεις, ένας προγραμματιστής συσκέψεων πρέπει να είναι έμπειρος στο να επιτρέπει το κατάλληλο χρονικό διάστημα για να κλείσετε χώρο και υπηρεσίες. Πρέπει επίσης να κατανοήσει τις συμβάσεις και πώς να επιλέξει την καλύτερη πρόταση από προτάσεις που υποβάλλονται από διάφορες εταιρείες. Οι προγραμματιστές συναντήσεων συνήθως απαιτούν να έχουν τουλάχιστον πτυχίο.
Η εγγραφή των συμμετεχόντων γίνεται προσεκτικά από έναν προγραμματιστή συνάντησης. Οι προγραμματιστές συναντήσεων πρέπει να είναι βέβαιοι ότι θα ενημερώσουν τους παρευρισκόμενους για τα προγράμματα των συναντήσεων, καθώς και να φροντίσουν για τη στέγαση και τη μεταφορά των εργαζομένων που παρακολουθούν συναντήσεις εκτός πόλης. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού πρέπει επίσης να βεβαιωθούν ότι τα ενημερωτικά στοιχεία, όπως τα φυλλάδια των εμπορικών εκθέσεων, τυπώνονται και παραδίδονται σωστά εγκαίρως.
Τα ταξίδια είναι ένα μεγάλο μέρος της σταδιοδρομίας πολλών προγραμματιστών συναντήσεων. Οι περισσότεροι σχεδιαστές θα μείνουν σε ωραία ξενοδοχεία, καθώς τα εταιρικά σεμινάρια τείνουν να διεξάγονται σε ελκυστικό περιβάλλον. Ωστόσο, οι προγραμματιστές πρέπει να είναι βέβαιοι ότι θα παρακολουθούν τις λεπτομέρειες της εγκατάστασης καθώς και τις προγραμματισμένες εκδηλώσεις τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης και συνήθως ξεκινά η εργασία νωρίς το πρωί. Ένας προγραμματιστής συναντήσεων πρέπει πάντα να θυμάται ακόμη και το πιο μικροσκοπικό πράγμα, όπως να βεβαιωθεί ότι οι ετικέτες ονομάτων έχουν φτάσει εγκαίρως και είναι ακριβείς.