Ο διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για το συντονισμό και την επίβλεψη όλων των πτυχών ενός δεδομένου έργου. Ο όρος αναφέρεται συχνότερα σε έργα στους τομείς της αποθήκευσης, της μεταφοράς και της διανομής, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να περιγράψει έναν διαχειριστή έργου που εργάζεται σε ορισμένους τομείς κατασκευής, πληροφορικής ή μηχανικής. Ένας διαχειριστής έργου διαχείρισης γενικά διαχειρίζεται μια διαλειτουργική ομάδα, προγραμματίζει και διοργανώνει συναντήσεις, διαχειρίζεται επικοινωνίες με εσωτερικούς και εξωτερικούς μετόχους και είναι υπεύθυνος για το χρονοδιάγραμμα και τη λίστα των παραδοτέων. Αυτοί οι τύποι διαχειριστών έργων είναι συνήθως άμεσοι υπάλληλοι μιας εταιρείας, αλλά μπορεί κατά καιρούς να είναι σύμβουλοι.
Με την πιο παραδοσιακή έννοια, ο όρος “λειτουργίες” αναφέρεται στις λειτουργίες που περιβάλλουν την αποθήκευση και διανομή προϊόντων καθώς και την εκπλήρωση παραγγελιών πελατών. Χρησιμοποιείται με αυτήν την έννοια, ένας διαχειριστής έργου επιχειρήσεων μπορεί να είναι υπεύθυνος για έργα όπως η μετάβαση σε νέο χώρο αποθήκης, η μετατροπή σε νέο σύστημα υπολογιστή ή η διαπραγμάτευση νέων συμβάσεων με προμηθευτές. Μπορεί επίσης να αναλάβει έργα όπως η αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών και η υποβολή συστάσεων για αλλαγή ή η ανάπτυξη ενός σχεδίου εκπλήρωσης ενός ασυνήθιστα μεγάλου έργου πελατών.
Ορισμένοι τομείς της πληροφορικής, της μηχανικής και της κατασκευής χρησιμοποιούν επίσης τον όρο «λειτουργίες» όταν αναφέρονται στους διαχειριστές έργων τους. Σε αυτές τις βιομηχανίες, ο όρος υποδηλώνει γενικά έναν διαχειριστή έργου που χειρίζεται ειδικά έργα που σχετίζονται με καθημερινές δραστηριότητες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μετατροπές τεχνικών συστημάτων, αναβαθμίσεις σε εγκαταστάσεις παραγωγής, μετακινήσεις γραφείων και εφαρμογή νέων λειτουργικών δυνατοτήτων. Πολλές κυβερνητικές και στρατιωτικές υπηρεσίες απασχολούν επίσης διαχειριστές επιχειρήσεων.
Όπως και άλλες παρόμοιες θέσεις διαχείρισης, ο κύριος στόχος ενός διαχειριστή έργου είναι να διασφαλίσει ότι τα έργα παραδίδονται εγκαίρως και με προϋπολογισμό και ότι πληρούνται όλα τα παραδοτέα. Αυτό σημαίνει γενικά την επιλογή ή την ανάθεση ομάδας, η οποία μπορεί να αντλήσει μέλη από τομείς όπως η πληροφορική, η αποστολή, η αγορά, ο σχεδιασμός και οι πωλήσεις. Είναι σπάνιο ότι ένας διαχειριστής έργου οποιουδήποτε τύπου είναι διευθυντής προσωπικού με την παραδοσιακή έννοια. Κανονικά, ένας διαχειριστής επιχειρήσεων θα αναλάβει απλώς την επίβλεψη των δραστηριοτήτων του έργου για τα μέλη της ομάδας, τα οποία θα συνεχίσουν να αναφέρονται στους κανονικούς προϊστάμενους του τμήματος. Οι διαχειριστές έργων έχουν μερικές φορές μια μόνιμη ομάδα, αλλά τις περισσότερες φορές η ομάδα διαφέρει από έργο σε έργο.
Οι βασικές ικανότητες ενός διαχειριστή έργου είναι συνήθως η οργάνωση, η ιεράρχηση και η επικοινωνία. Πρέπει να είναι πολύ οργανωμένος ώστε να μπορεί να αξιολογήσει τις ανάγκες ενός έργου και να το αναλύσει σε στοιχεία δράσης. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να καθορίσει τη σειρά με την οποία πρέπει να πραγματοποιηθούν αυτά τα στοιχεία δράσης, να προβλέψει πιθανές περιοχές καθυστέρησης ή σφάλματος, να αναπτύξει σχέδια έκτακτης ανάγκης για αυτές τις προκλήσεις και να ενσωματώσει αλλαγές στο σχέδιο, όπως απαιτείται. Στη συνέχεια, πρέπει να είναι σε θέση να γνωστοποιεί με ακρίβεια και κατανόηση το σχέδιο και τυχόν αλλαγές στους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς και στους υπεύθυνους για θέματα δράσης.