Η οργάνωση της εφοδιαστικής που εμπλέκεται σε μια ταξιδιωτική παράσταση, συνέδριο ή άλλη εκδήλωση είναι συνήθως ευθύνη ενός συντονιστή περιοδείας. Αυτό το άτομο συνήθως σχεδιάζει το κύκλωμα ταξιδιού, τη διαμονή και άλλες ρυθμίσεις. Εκτός από τον προγραμματισμό, ένας συντονιστής περιοδείας συνήθως φροντίζει για τις περισσότερες ευθύνες πριν από την παραγωγή και αξιολογεί την επιτυχία μετά. Παρόλο που δεν απαιτείται συνήθως ένας συγκεκριμένος τίτλος σπουδών, ένας τομέας όπως οι επιχειρήσεις, η δημοσιότητα ή τα ταξίδια και ο τουρισμός μπορεί να είναι χρήσιμος.
Ένας συντονιστής περιοδείας ξεκινά γενικά τον προγραμματισμό εκδηλώσεων πολύ πριν πραγματοποιηθεί. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την αξιολόγηση του κόστους, των πιθανών εσόδων και των τόκων. Η έλλειψη ενδιαφέροντος για ένα συγκεκριμένο θέμα μπορεί να σημαίνει λιγότερα έσοδα από το κόστος παραγωγής, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ακύρωση τυχόν περαιτέρω σχεδίων. Ο προσδιορισμός της ανάγκης και της επιθυμίας για τη λειτουργία είναι συνήθως το πρώτο βήμα για να αποφασιστεί εάν τα σχέδια πρέπει να προχωρήσουν.
Εάν η λειτουργία έχει τη δυνατότητα να είναι επιτυχής, ένας συντονιστής περιήγησης ξεκινά συνήθως το έργο της διασφάλισης ότι όλα τα logistics θα μπουν στη θέση τους. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πόσα έσοδα υπάρχουν για να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό. Η εύρεση αυτών των πληροφοριών θα ήταν συνήθως ευθύνη του υπεύθυνου σχεδιασμού. Η συγκέντρωση κεφαλαίων ή η χορηγία μπορεί να είναι επιλογές για να εξερευνήσετε εάν χρειάζονται πόροι για να βοηθήσετε στην παραγωγή του έργου.
Μόλις ολοκληρωθεί αυτό, ο συντονιστής περιοδείας καθορίζει πράγματα όπως οι τοποθεσίες όπου θα πραγματοποιηθεί η ξενάγηση, πόσο θα διαρκέσει και οι ρυθμίσεις ταξιδιού και διαμονής για το προσωπικό. Αυτό μπορεί να απαιτεί ζογκλέρισμα πολλών χρονοδιαγραμμάτων ταυτόχρονα, διασφαλίζοντας ότι όλοι βρίσκονται στο σωστό μέρος τη σωστή στιγμή. ισχυρές δυνατότητες πολλαπλών εργασιών και οργανωτικές ικανότητες πιθανότατα θα βοηθήσουν κάποιον σε αυτήν τη θέση. Μια τέτοια δουλειά απαιτεί συχνά ένα ευέλικτο πρόγραμμα που παρέχει άφθονο χρόνο για ταξίδια. Το άτομο συνήθως ταξιδεύει με την εκδήλωση για να διασφαλίσει ότι κάθε λεπτομέρεια έχει ληφθεί υπόψη και θα επιλύσει τυχόν ζητήματα που μπορεί να προκύψουν. Είναι πιθανό ότι ενώ εργάζεται σε μια λειτουργία σχεδιάζει και άλλες.
Οι προσπάθειες δημοσιότητας μπορεί να είναι ευθύνη και κάποιου που εργάζεται με αυτήν την ιδιότητα, η οποία συνήθως περιλαμβάνει τοπικές δραστηριότητες προώθησης και ραδιοφωνικές και έντυπες διαφημίσεις. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν επωφελές να επωφεληθούν από το Διαδίκτυο και στις προσπάθειές τους για δημόσιες σχέσεις. Στο τέλος μιας παραγωγής, ένας συντονιστής περιοδείας συνήθως αξιολογεί τι λειτούργησε καλά και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί για να καθορίσει επιτυχημένες στρατηγικές για ένα άλλο γεγονός και τομείς βελτίωσης. Η χρήση αυτών των πληροφοριών για τον προγραμματισμό μελλοντικών λειτουργιών είναι συνήθως μια σημαντική πτυχή της εργασίας.