Ένα καταπίστευμα είναι μια νομική οντότητα που μπορεί να κατέχει ακίνητα και να κατέχει περιουσιακά στοιχεία. Οι διαχειριστές, ή ένας διαχειριστής εμπιστοσύνης, είναι υπεύθυνοι για την καθημερινή διαχείριση του καταπιστεύματος. Οι τυπικές ευθύνες του διαχειριστή εμπιστοσύνης περιλαμβάνουν την αγορά και πώληση τίτλων, την εξισορρόπηση τραπεζικών λογαριασμών και την πραγματοποίηση πληρωμών στους καθορισμένους δικαιούχους εμπιστοσύνης.
Υπάρχουν πολλές ποικιλίες καταπιστευμάτων, αλλά από νομική άποψη τα περισσότερα καταπιστεύματα είναι φορολογούμενες οντότητες. Πολλοί άνθρωποι μεταβιβάζουν την κυριότητα ορισμένων από τα περιουσιακά τους στοιχεία σε καταπίστευμα προκειμένου να μειώσουν την ατομική τους φορολογική υποχρέωση. Άλλοι τύποι καταπιστευμάτων έχουν σχεδιαστεί για να κρατούν χρήματα για λογαριασμό νόμιμων ανηλίκων ή φιλανθρωπικών ομάδων. Οι νόμοι στις περισσότερες χώρες εμποδίζουν τους δικαιούχους του καταπιστεύματος να έχουν άμεσο έλεγχο των περιουσιακών στοιχείων των καταπιστευμάτων. Η καθημερινή διαχείριση ενός καταπιστεύματος ανήκει σε θεματοφύλακα ή διαχειριστή που δεν έχει αξίωση ιδιοκτησίας για το καταπίστευμα ή τα υποκείμενα περιουσιακά του στοιχεία.
Ένας διαχειριστής εμπιστοσύνης πρέπει να καταθέσει φόρους για λογαριασμό του καταπιστεύματος. Σε πολλές χώρες, τα καταπιστεύματα πρέπει να πληρώνουν φόρο εισοδήματος. Κατά συνέπεια, ο διαχειριστής πρέπει να αναφέρει τυχόν έσοδα που έλαβε το καταπίστευμα ως αποτέλεσμα της πώλησης περιουσιακών στοιχείων ή της αγοράς επενδύσεων που δημιουργούν εισόδημα, όπως ομόλογα ή προνομιούχες μετοχές. Όπως και με άλλους τύπους νομικών οντοτήτων, υπάρχουν ορισμένοι τύποι φορολογικών εκπτώσεων που μπορεί να ζητήσει ένα καταπιστευματικό ίδρυμα, όπως οι μισθοί του διαχειριστή εμπιστοσύνης και άλλα τέλη λειτουργίας. Ο διαχειριστής εμπιστοσύνης πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς αυτές τις κρατήσεις κατά την υποβολή φόρων για λογαριασμό του καταπιστεύματος.
Σε πολλές περιπτώσεις, τα περιουσιακά στοιχεία εντός ενός καταπιστεύματος πωλούνται μετά το θάνατο του δημιουργού ή του χορηγού εμπιστοσύνης. Τα έσοδα από την πώληση διανέμονται στους επώνυμους δικαιούχους εμπιστοσύνης. Ο διαχειριστής είναι επιφορτισμένος να επικοινωνήσει με τους δικαιούχους και να διευθετήσει τη μεταφορά χρηματικών ποσών ή περιουσίας σε αυτά τα άτομα. Σε περίπτωση που ένας δικαιούχος προ-θανατώσει τον δημιουργό εμπιστοσύνης, ο διαχειριστής πρέπει να μεριμνήσει ώστε το μερίδιο του δικαιούχου να μεταβιβαστεί σε άλλο άτομο ή οργανισμό.
Υπάρχουν νόμοι σε πολλές χώρες που απαιτούν από τους διαχειριστές φιλανθρωπικών καταπιστευμάτων να συντάσσουν ετήσιες οικονομικές εκθέσεις που μοιράζονται με δωρητές εμπιστοσύνης και δικαιούχους. Η αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες για τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές του καταπιστεύματος, εξαγορές και πωλήσεις ακινήτων και λεπτομέρειες τυχόν εκταμιεύσεων που πραγματοποιήθηκαν κατά το προηγούμενο έτος. Συνήθως, ο διαχειριστής εμπιστοσύνης ή ο διαχειριστής παρουσιάζει την έκθεση και απαντά σε ερωτήσεις δωρητών και δικαιούχων. Γενικά, ο διαχειριστής πρέπει να διαχειρίζεται την εμπιστοσύνη σύμφωνα με τις οδηγίες που παρατίθενται στο έγγραφο εμπιστοσύνης. Οι δικαιούχοι και άλλα σχετικά μέρη μπορούν να ασκήσουν πίεση για την απομάκρυνση του διαχειριστή εάν ο διαχειριστής δεν τηρήσει τις οδηγίες του εγγράφου εμπιστοσύνης.
Δικηγόροι, λογιστές και μεσίτες συχνά εργάζονται σε συμβατική βάση ως διαχειριστές εμπιστοσύνης. Μπορεί να είναι αυτοαπασχολούμενοι ή υπάλληλοι ενός οργανισμού, αλλά η εμπιστοσύνη είναι μόνο ένας από τους πελάτες τους. Ορισμένες δικηγορικές εταιρείες παρέχουν υπηρεσίες διαχείρισης εμπιστοσύνης, στην οποία περίπτωση μπορεί να διοριστεί διαχειριστής εμπιστοσύνης πλήρους απασχόλησης για τη διαχείριση ενός συγκεκριμένου καταπιστεύματος. Αυτοί οι διευθυντές είναι γενικά μισθωτοί ενώ οι ανεξάρτητοι διαχειριστές εμπιστοσύνης πληρώνονται συνήθως με αμοιβή για κάθε τμήμα εργασίας που κάνουν για λογαριασμό του καταπιστεύματος.