Ο υπάλληλος του τμήματος είναι διοικητικός βοηθός που εργάζεται σε νοσοκομείο ή ιατρική κλινική. Είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και την ενημέρωση των αρχείων ασθενών όταν λαμβάνουν φροντίδα. Ένας υπάλληλος του τμήματος απαντά επίσης στα τηλέφωνα και παρέχει χρήσιμες πληροφορίες σε επισκέπτες και ασθενείς. Οι περισσότεροι υπάλληλοι του τμήματος λαμβάνουν κατάρτιση κατά την εργασία για να εξοικειωθούν με την ιατρική ορολογία, τα εξειδικευμένα συστήματα υπολογιστών και τις τεχνικές γραφειοκρατίας. Δεδομένου ότι τα περισσότερα νοσοκομεία είναι ανοιχτά όλο το εικοσιτετράωρο, ένας υπάλληλος του τμήματος μπορεί να εργάζεται βάρδιες ημέρας, βραδιού ή διανυκτέρευσης τις καθημερινές ή τα Σαββατοκύριακα.
Οι υπάλληλοι του τμήματος είναι πολύ ενημερωμένοι για τη διάταξη του νοσοκομείου ή της πτέρυγας τους. Παρακολουθούν τις κενές αίθουσες εξέτασης, ώστε οι νέοι ασθενείς να μπορούν να μεταφερθούν γρήγορα σε κατάλληλους χώρους του νοσοκομείου, επιτρέποντας στους γιατρούς και τις νοσοκόμες να είναι πιο αποτελεσματικοί στους κύκλους τους. Οι υπάλληλοι επεξεργάζονται το ιατρικό ιστορικό και τα έντυπα ασφάλισης που συμπληρώνονται από τους ασθενείς ή τους κηδεμόνες τους κατά την εισαγωγή τους στο νοσοκομείο και δημιουργούν χαρτί και ηλεκτρονικά αρχεία ασθενών.
Νοσηλευτές και γιατροί καταγράφουν πληροφορίες σχετικά με τα συμπτώματα, τη διάγνωση και τη θεραπεία ενός ασθενούς σε ειδικές φόρμες. Ένας υπάλληλος του τμήματος μεταγράφει μια συμπληρωμένη φόρμα και εισάγει δεδομένα στον φάκελο του ασθενούς. Είναι σημαντικό για τον υπάλληλο να κατανοήσει την κοινή ιατρική ορολογία, τις συντομογραφίες και τους διαφορετικούς τύπους φαρμάκων για την ακριβή επεξεργασία των αρχείων των ασθενών. Όταν απολυθεί ένα άτομο, ο υπάλληλος καταγράφει την ημερομηνία και την ώρα της απόλυσης και διαβιβάζει πληροφορίες στους ειδικούς ιατρικών χρεώσεων και κωδικοποίησης.
Εκτός από την τήρηση αρχείων ασθενών, ένας υπάλληλος του τμήματος λειτουργεί και ως ρεσεψιονίστ. Απαντά σε τηλέφωνα, σελίδες γιατρών και νοσηλευτών και κατευθύνει τους επισκέπτες στα δωμάτια των ασθενών. Ο υπάλληλος συνήθως αναμένεται να είναι φιλικός, εξυπηρετικός και αποτελεσματικός για να βοηθήσει να φτιάξει τη διάθεση και να διατηρήσει την τάξη σε ένα πολυάσχολο νοσοκομείο. Στις περισσότερες ρυθμίσεις, οι υπάλληλοι του τμήματος εκπαιδεύονται για τη χορήγηση πρώτων βοηθειών και τον έλεγχο των ζωτικών σημείων των ασθενών σε καταστάσεις όπου κανένα άλλο ιατρικό προσωπικό δεν είναι άμεσα διαθέσιμο.
Ένα δίπλωμα γυμνασίου είναι συνήθως η ελάχιστη προϋπόθεση για να γίνεις υπάλληλος τμήματος. Ορισμένα μεγάλα νοσοκομεία προτιμούν να προσλαμβάνουν νέους υπαλλήλους που έχουν προηγούμενη εμπειρία σε υπηρεσίες υγειονομικής περίθαλψης ή εξυπηρέτησης πελατών. Ένας νέος υπάλληλος του τμήματος λαμβάνει κατάρτιση στην εργασία από έμπειρους νοσηλευτές και υπαλλήλους που μπορούν να εξηγήσουν πολιτικές, διαδικασίες και προγράμματα υπολογιστών.
Οι υπάλληλοι του τμήματος έχουν άφθονο χώρο για εξέλιξη με εμπειρία, αποδεδειγμένες δεξιότητες και συνεχή εκπαίδευση. Ένας επαγγελματίας μπορεί να προαχθεί σε εποπτική θέση, να επιβλέπει άλλους υπαλλήλους και να λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις όταν προκύπτουν δυσκολίες. Πολλοί υπάλληλοι επιλέγουν να παρακολουθήσουν νοσηλευτική ή ιατρική σχολή ενώ εργάζονται με μερική απασχόληση για να ακολουθήσουν άλλες σταδιοδρομίες στον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης.