Υπάρχουν τέσσερα βήματα που απαιτούνται για να γίνεις διαχειριστής έργου: μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση, πιστοποίηση, εμπειρία και διαπροσωπικές δεξιότητες. Ένας διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για το συντονισμό των προσπαθειών των μελών της ομάδας, τη δημιουργία του σχεδίου έργου και τη διαχείριση του προϋπολογισμού. Όλα αυτά τα στοιχεία είναι απαραίτητα για να έχετε ένα επιτυχημένο έργο, ανεξάρτητα από τον τύπο του έργου.
Οι διαχειριστές έργων μπορούν να βρεθούν στις βιομηχανίες μηχανικής, κατασκευών και τεχνολογίας πληροφοριών. Οι συγκεκριμένες δεξιότητες για κάθε κλάδο μπορεί να διαφέρουν, αλλά οι βασικές δεξιότητες διαχείρισης έργου είναι οι ίδιες σε όλους τους κλάδους. Η μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να γίνεις διαχειριστής έργου, με ένα πτυχίο τριών ή τεσσάρων ετών από διαπιστευμένο πανεπιστήμιο ή κοινοτικό κολέγιο μια τυπική απαίτηση για τους περισσότερους εργοδότες. Το πεδίο σπουδών μπορεί να ποικίλει, αλλά τυπικά, ένα πτυχίο σε επιχειρήσεις, μηχανική ή επιστήμη των υπολογιστών είναι αποδεκτό.
Η πιστοποίηση ως διαχειριστής έργου συντονίζεται μέσω του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργου. Αυτός ο οργανισμός προσφέρει διεθνώς αναγνωρισμένη πιστοποίηση ως Επαγγελματίας Διαχείρισης Έργων. Ο χαρακτηρισμός απαιτεί συνδυασμό εκπαίδευσης και εμπειρίας. Απαιτείται μια ολοκληρωμένη εξέταση πριν από την απονομή του ορισμού.
Απαιτούνται τουλάχιστον τρία έτη εμπειρίας διαχείρισης έργου για να πληρούν τις προϋποθέσεις για την πιστοποίηση διαχείρισης έργου. Είναι πολύ σπάνιο για κάποιον να αποκτήσει ρόλο διαχείρισης έργου χωρίς τουλάχιστον τρία χρόνια στο εργατικό δυναμικό. Οι δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να επιτύχετε σε αυτόν τον ρόλο αναπτύσσονται με την πάροδο του χρόνου και με την ωριμότητα.
Οι προσωπικές δεξιότητες που απαιτούνται για να γίνεις διαχειριστής έργου περιλαμβάνουν την ηγεσία, τη δημιουργία ομάδας, την επίλυση προβλημάτων, τη διαπραγμάτευση, την επικοινωνία και τον προγραμματισμό. Οι ηγετικές ικανότητες επικεντρώνονται κυρίως στην ικανοποίηση των αναγκών των άλλων. Αυτές οι δεξιότητες περιλαμβάνουν διαπροσωπικές δεξιότητες, επίλυση συγκρούσεων, εξισορρόπηση προτεραιοτήτων και διαχείριση άλλων.
Η δημιουργία ομάδας είναι πολύ σημαντική, καθώς τα περισσότερα έργα απαιτούσαν άτομα από διαφορετικούς τομείς για να συνεργαστούν. Η ικανότητα διάχυσης συγκρούσεων και ενθάρρυνσης της συνεργασίας είναι πολύ σημαντική. Η επίτευξη λογοδοσίας στους ανθρώπους για τη δουλειά τους και η διασφάλιση ότι κανείς δεν κατηγορεί άλλους τομείς είναι κεντρικό στοιχείο για την επιτυχία οποιουδήποτε μεγάλου έργου.
Συνήθως σχηματίζεται μια ομάδα έργου για να καλύψει μια ανάγκη ή να λύσει ένα πρόβλημα. Όλα τα έργα έχουν προβλήματα. Υπάρχουν τεχνικά, λειτουργικά, υλικοτεχνικά, χρονικά και διαπροσωπικά προβλήματα. Όταν γίνετε διαχειριστής έργου, θα αφιερώσετε τον περισσότερο χρόνο σας προγραμματίζοντας να μειώσετε τα προβλήματα και να λύσετε τρέχοντα προβλήματα.
Οι διαπραγματεύσεις και ο συμβιβασμός αποτελούν μέρος κάθε έργου. Η συνεργασία με άλλους απαιτεί ισορροπία μεταξύ των άμεσων αναγκών σας και των αναγκών τους. Οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι η ομάδα επικεντρώνεται στον ίδιο στόχο, προχωρώντας προς αυτόν τον στόχο και οδηγείται να επιτύχει συγκεκριμένα ορόσημα.
Η έλλειψη οργανωτικών δεξιοτήτων μπορεί εύκολα να εκτροχιάσει ένα κατά τα άλλα επιτυχημένο έργο. Κρατήστε όλα τα έγγραφα σε τάξη, δημιουργήστε και κυκλοφορήστε πρακτικά από κάθε συνάντηση, διαχειριστείτε τη διαδικασία αιτήματος αλλαγής και διασφαλίστε ότι όλες οι τροποποιήσεις κοινοποιούνται εγγράφως σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Δημιουργήστε ένα πειθαρχημένο μονοπάτι χαρτιού που περιβάλλει τα αιτήματα αλλαγής και εφαρμόστε το με συνέπεια. Αυτό το απλό στοιχείο από μόνο του μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά στο έργο.